Автоматизация договоров. ТОП-5 технологий от ИТ

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Автоматизация договоров. ТОП-5 технологий от ИТ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Есть несколько ключевых пунктов договора, подлежащих согласованию, но, кроме них может потребоваться оговорить множество условий, которые зависят от схемы договора, специфики сферы деятельности, международных составляющих.

Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.

Если вы занимаетесь подготовкой:

1. Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.

2. Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.

3. Согласуйте условия с контрагентом.

Что следует согласовывать с партнёром

• Предмет договора

Если он не согласован, договор могут счесть не заключённым.

• Схема оплаты

К примеру, всегда будет рискованно выставлять счёт на оплату в пятидневный срок. Порядок выплат, как правило, трудно поддаётся контролю. Заказчики строительных работ платят в течение десяти рабочих дней после того, как будут подписаны отдельные документы. То есть, в такой ситуации Вам заплатят после того, как генподрядчик получит средства от собственного подрядчика.

Арбитражный суд Рязанской области принял сторону истца, который требовал сдвинуть сроки завершения работ на то же время, на которое задержится их оплата, независимо от прежних дополнительных соглашений (см. Решение от 15.08.2019 по делу № А54-8453/2017). Договор предусматривал только оплату авансом в похожих ситуациях по ходу работы.

Суд решил, что задержка в оплате всякой работы по дополнительным соглашениям даст исполнителю право задержать исполнение всего договора до оплаты, когда не получены все деньги по остальным договорам.

• Регламент подписания закрывающих документов

Необходим для документооборота бухгалтерии, а также для получения денег, которому закрывающие документы служат отправной точкой.

• Условия о гарантийных обязательствах.
• Сроки исполнения: начало и конец исполнения работ или поставки.

Если они не согласованы, договор могут счесть не заключённым.

• Момент передачи права собственности на товар

При международных перевозках необходимо установить, когда конкретно поставщик перестанет нести ответственность за повреждение товара и сопутствующие риски. Кроме того, следует определить регламент приёмки товара по качеству, количеству и ассортименту.

Этот регламент можно позаимствовать из Инструкции Госарбитража П-6 и П-7. Они действуют и в тех ситуациях, которые договором не регулируются. Для покупателя так выгодно, потому что процесс идёт по проверенной схеме, включающей внутреннюю проверку количества и качества. Детализация порядка приёмки грозит поставщику рисками: например, уведомление и вызов поставщика, необходимость проводить приёмку совместно.

• Добавьте условия о передаче необходимых документов в подтверждение качества закупленного товара

Сертификаты качества могут понадобиться при последующих поставках или работах. Если у материалов, применяемых на объектах, таких сертификатов не будет, эти материалы потребуется изъять из сметы. Они физически сохраняться, но не будут оплачены. Это лишний риск.

• Срок действия контракта

Бывает, что срок действия договора закончился, но этот договор не предусматривал автоматической пролонгации, если стороны не возражают. Кстати, в чек-лист можно включить напоминание о продлении договора.

• Оговорите зачёт требований

К примеру, договоры подряда нередко включают штрафы. Когда подрядчик нарушил нормативы по охране труда или пренебрегает контрольными процедурами, допустим, не сдаёт необходимые отчёты, пункт о зачёте требований может быть составлен таким образом, что штрафа будет вычитаться из суммы, которую Вам необходимо будет оплатить. В одностороннем порядке это тоже допустимо.

• Способ обеспечения обязательств, условия об ответственности сторон при невыполнении или некорректном выполнении своих обязательств

Подходящий метод обеспечения обязательств – эффективное средство минимизации рисков. Хорошо себя показали такие способы обеспечения обязательств, как залог недвижимости или ипотека. Также играет роль порядок, в котором Вы планируете взыскать данное имущество: через суд или во внесудебном порядке.

Если Вы добьётесь поручительства гендиректора, то он будет солидарно отвечать за обязательства его организации. Допустим, он берёт на себя обязанность выполнить данные обязательства в заданный срок при долге в 7 миллионов рублей и наличии договора поручительства. Если обязательства не выполняются ни фирмой, ни её генеральным директором, то контрагент получит право на взыскание с них долга в любом соотношении: к примеру, 50% на 50% или 80% к 20%.

Договор поручительства можно заключать вместе с основным договором. Следует назначить срок 2-3 рабочих дня с начала просрочки на случай ненадлежащего исполнения. Тогда у поручителя наступят солидарные обязательства.

• Порядок рассмотрения претензий

Он сыграет роль, если потребуется взыскать дебиторскую задолженность. АПК говорит, что срок хранения претензии 30 календарных дней, если в договоре не указан иной вариант. Указывать меньший срок (допустим, 14 дней) опасно тем, что претензия, направленная по юридическому адресу, может не дойти до партнёра вовремя.

• Обращение в суд
• Прочие значимые в Вашем случае детали договора

Давайте еще раз посмотрим, что получит бизнес после реализации электронного документооборота на Битрикс24:

1. Меньше бюрократических препятствий для старта реальной работы — согласование договора с ключевым клиентом не затянется на месяц;
2. Электронная версия любого документа всегда под рукой. Найти нужный можно за 20 секунд;
3. Больше не надо терять время на поиски «крайнего». Всегда понятно, кто отвечает за конкретный документ. Контролировать время прохождения документа по организации можно автоматически. С оповещением руководства в случае задержек;
4. Документ не потеряется. Также доступна вся история изменений с возможностью скачать старую версию.

Договорной документооборот вовлекает в процесс согласования и подготовки четверть сотрудников организации. Автоматизация этого процесса в рамках системы электронного документооборота позволяет выстроить мосты между всеми участниками процесса, сделать каждый этап понятным. 65% компаний, реализовавших такие проекты, сделали это с целью «улучшения процессов». С другой стороны, подобные проекты – это предварительный этап к разработке цифровой стратегии, развитию ИТ-инструментов.

Показатели, свидетельствующие об оптимизации договорного документооборота:

• Измеримое ускорение процесса согласования и повышения скорости принятия управленческих решений в рамках рабочей недели.
• Снижение числа инцидентов с контрагентами в рамках финансового года.
• Рост оборачиваемости финансов в рамках года.

СЭД для учета и ведения договоров

В небольших организациях учет и хранение документов ведет отдел делопроизводства. От него зависит:

• систематизация и организация быстрого доступа к необходимым контрактам по запросу сотрудников;
• сохранность документации.

Главная задача отдела — разработка единого порядка заключения договоров в организации, согласования, подписания, регистрации и хранения.

Крупные компании с большим массивом контрагентов понимают, что договорная деятельность является основным рычагом эффективного использования финансовых ресурсов. Отсутствие автоматизированной программы для ведения договоров, процессов их согласования и ведения затрудняет:

• операционную деятельность;
• работу с корпоративной информацией;
• усложняет отчетность перед фискальными органами.

Крупный, средний и малый бизнес, государственные структуры внедряют системы электронного документооборота (СЭД) для работы с договорами в организации, построения эффективного механизма управления:

• разрабатывают их самостоятельно;
• заказывают «индивидуальные» корпоративные решения;
• покупают готовые программные комплексы.

Контроль за выполнением обязательств по договору

Сведения о сроке действия договора, стадиях его исполнения, актах, сопровождающих работы, после окончательного согласования и подписания, фиксируются в специальной карточке, которая создаётся на каждый документ. При необходимости проведения мониторинга договоров, которые были заключены, он может быть осуществлён на основании таких данных.

Таким образом, использование системы электронного документооборота позволяет составлять в любой форме отчёты по договорам, которые находятся на стадии исполнения. Такая функция позволяет уменьшить временные затраты на контрольную деятельность в отношении контрактов.

Система также позволяет формировать сводную отчетность по всем контрактам, находящимся в работе. Как правило, стандартный пакет отчетов включает в себя список событий, перечень сделок, календарь. В календарь включены сведения обо всех контрактах, договорах, других документах, а также о стадиях согласования, на которых они находятся. Что касается перечня сделок, он больше подойдёт финансовому директору, поскольку в нём отражены сведения о товаре, который ещё не отгружен, о наличии задолженностей и их размерах, осуществлении предоплаты и другое.

Список событий включает в себя данные о работах, которые выполняются по каждому конкретному контракту, памятки о платежах, поставках, которые предстоят.

Зачастую, в системе документооборота предусмотрен расширенный комплект отчётов. Формируя такую отчётность, руководители имеют возможность осуществлять контроль над всей деятельностью организации по заключению и исполнению договоров.

Составление отчётов на аналитическом уровне даёт возможность следить за передвижением денежных средств. Планово-фактический разбор финансовых потоков, позволяет службе финансов оценивать конкретную ситуацию и при необходимости совершать корректировку показателей на будущее. Сведения об отчётах прошлых лет, которые хранятся в системе, позволяют проводить их сравнение с состоянием дел на данный момент. Данный анализ позволяет решить такие задачи, как:

Как составить бизнес-процессы для отдела продаж

Для формирования перечня основных и вспомогательных бизнес-процессов для отдела сбыта нужно определить стратегию продаж, формат реализации товаров или услуг, сотрудников, которые будут выполнять поставленные задачи.

Перечень вопросов, которые помогут сформировать основные блоки бизнес-процессов:

• Какой продукт нужно продавать, каким целевым группам?
• Как построен отдел продаж, есть ли разбивка на хантеров, клоузеров и фермеров или распределение по продуктам, рынкам.
• Как организуются и контролируются процессы сбыта?
• С помощью каких рекламных инструментов и площадок, маркетинговых мероприятий идет поиск потенциальных клиентов?
• Из каких источников приходит трафик на сайт, страницу в социальных сетях, на входящие звонки в компанию?
• По каким этапам воронки продаж проходят новые и постоянные клиенты?
• Какие процедуры проходят после закрытия сделки?
• Как отдел продаж пересекается с другими подразделениями, как взаимодействует?
• Как фиксируются все действия менеджеров по продажам, как ведется база клиентов (вручную или с помощью CRM)?

Краткое описание бизнес-процесса.

Определить статус физического лица на сайте ФНС.

1.Если индивидуальный предприниматель, то заключаем договор с ИП.

2.Если самозанятый, то проверяем состоял ли граждан ранее с заказчиком в трудовых отношениях. Если да, то проверяем, прошло ли 2 года, с момента прекращения трудового договора. Если менее 2 лет, то заключаем договор ГПХ. Иначе заключаем договор с самозанятым.

3.Если не индивидуальный предприниматель и не самозанятый, то заключаем договор ГПХ.

Это только болванка, на её основе можно доделывать бизнес-процесс бесконечно.

Например, надо учесть гражданство исполнителя и т.д.

Нотация BPMN позволяет на понятном языке схем («пришел, увидел, победил»):

— Моделировать

— Оптимизировать

— Автоматизировать бизнес-процесс.

В следующей статье разберемся с определением «бизнес».

Обзор решения по управлению договорами

Полный жизненный цикл договора

Решение построено таким образом, чтобы полностью автоматизировать жизненный цикл обработки договоров. Оно обеспечивает создание договоров с использованием только одобренных положений, расширяя возможности пользователей и обеспечивая надежную защиту и полный контроль процесса.

Управление содержимым договора

Решение надежно управляет всей информацией, относящейся к конкретному договору, включая шаблоны договоров и документы, положения, метаданные, пользователей, нормативную информацию и поправки. Договоры используют только предварительно одобренную лексику, всегда доступны и безопасны, а также отвечают требованиям управления информацией и прочим нормативным требованиям.

Автоматизация согласования договоров

Решение предназначено для управления договорами на протяжении всего их жизненного цикла, включая инициирование, подготовку, обсуждение, утверждение, исполнение, управление и продление. Автоматизация обеспечивается полностью настраиваемыми рабочими процессами, которые позволяют пользователям управлять жизненным циклом договоров, включая создание задач, контрольных списков, напоминаний и предупреждений, которые обеспечивают соблюдение сроков и достижение результатов.

Гибкость решения по управлению договорами

Наше гибкое решение позволяет администраторам настраивать этапы согласования, права доступа, компоненты договора, справочные данные, атрибуты договора, пользовательские интерфейсы и бизнес-процессы. Ранее заключенные договоры, обычно хранящиеся на общих дисках или компьютерах пользователей, могут быть легко импортированы в решение для обеспечения их интеграции в единую систему.

Интеграция решения с другими приложениями

Решение полностью интегрировано с популярными офисными продуктами, поэтому пользователи могут продолжать работать в тех приложениях, к которым они привыкли, включая Windows Explorer и Microsoft Office.

Отчетность по процессу согласования договоров

Решение предоставляет панель управления, которая позволяет менеджерам отслеживать ключевые показатели, такие как текущие договоры, завершенные договоры, сроки согласования и многие другие параметры, влияющие на эффективность процесса. Оно также дает широкие возможности для создания пользовательских отчетов с представлениями по определенным показателям.

Моделирование бизнес-процессов

Моделирование необходимо, чтобы представить бизнес-процесс в таком виде, который максимально точно и полно опишет его с учетом поставленной задачи.

На практике применяют различные подходы к моделированию, что позволяет выделить три основных вида:

1. Структурное моделирование – применяется для исследования текущих и разработки новых систем. Здесь есть три подвида:

• функциональное – бизнес-процесс показан как последовательность действий, использующих конкретные ресурсы, от входа к выходу;
• имитационное (второе название – моделирование поведения) – схема строится с учетом временных интервалов, показывает, что происходит под воздействием внутренних и внешних условий;
• информационное – демонстрирует связи между объектами и их свойства.

1. Объектно-ориентированное моделирование – процессы представлены в виде набора объектов с событиями и условиями, детализация отсутствует. Говоря об объекте, подразумевают любой предмет, преобразуемый по ходу выполнения процесса.
2. Интегрированное моделирование – включает модели разных видов и позволяет создать схему, которая представит комплексно объект моделирования.

Документооборот без программного обеспечения

Да, электронные документы могут существовать отдельно от СЭД. Не всегда организации готовы на внедрение системы электронного документооборота, однако и работать с кипой бумаги мало кто хочет. В этом случае файлы отправляют друг другу через Скайп или по почте, а в случае с подписями ограничиваются обычными сканами или используют неквалифицированную подпись.

В чем минусы такого подхода?

В первую очередь — это безопасность данных. Отправленные через электронную почту документы могут храниться на компьютере получателя без должной защиты, нет никакой гарантии, что утечки данных не произойдет. Кроме того, документы без юридически значимой подписи не имеют силы, поэтому в случае разногласий с партнерами никакой ценности на переговорах или в суде иметь не будут.

Безусловно, можно подписать с контрагентом соглашение о признании юридической значимости сканированных версий. Тогда сканы, отправленные по почте, будут иметь юридическую силу. Однако, это не гарантирует безопасность данных, не дает никакого контроля над сроками, а также приводит к тому, что сотрудники тратят довольно много времени на сканирование, отправку и ожидание ответа.

Этот способ оправдан для второстепенной документации, однако он не выполняет всех функций безопасного обмена документами между организациями.

Риски есть всегда, в любой сфере деятельности. Важно их предусмотреть, оценить и принять необходимые меры, чтобы избежать потерь.

Как рискует компания, решившаяся внедрить ЭДО и наладить документооборот с партнерами? Вот основные моменты, которые на старте вызывают беспокойство у многих компаний.

1. Затраты на документооборот только повысятся
При внедрении юридически значимого ЭДО вы платите за электронную подпись и за услуги оператора. Прежде чем внедрять, узнайте, сколько документов в год обрабатывает ваше предприятие. Исходя из стоимости ЭП и тарифа оператора, можно посчитать, во сколько вам будет обходиться отправка каждого документа. Сравните эти расходы с расходами на отправку привычным вам способов. Исходя из этого, посчитать рентабельность ЭДО для организации будет несложно.

2. Сотрудники не разберутся в системе, станет только хуже и медленнее
Если вы переходите на ЭДО «с нуля», не пользуясь никакими другими корпоративными системами, то потребуется выделить определенные ресурсы на то, чтобы помочь сотрудникам освоиться: организовать обучение для ключевых сотрудников, донести до людей ценность электронного документооборота, дать им понять, что это в первую очередь облегчит их же жизнь.

В остальном современные системы имеют понятные интерфейсы. Разобраться, как зарегистрировать документ, легко: если настроена автоматическая нумерация и правила регистрации, то сотруднику достаточно просто нажать кнопку, не выполняя никаких дополнительных настроек.

3. Документы все равно не примут в суде
Здесь стоит тщательно разобраться в видах электронной подписи. Мы уже выяснили, что квалифицированная подпись является наиболее защищенной и приравнивается к собственноручной на законодательном уровне. Выбирайте именно эту подпись, приобретайте сертификат у удостоверяющего центра, и проблем с признанием документов в суде точно не будет. Оператор Диадок может предоставить вам такой сертификат по запросу, а также в ELMA365 есть готовая интеграция с центром КриптоПро.

Простые автоматизации CRM

Помогут пройти сделке по всем этапам воронки быстрее. В CRM Битрикс24 можно автоматически:

• отправлять письма и звонки с голосовым текстом клиентам
• ставить задачи сотрудникам
• запускать бизнес-процесс подписания договора
• при получении оплаты, поступлении товара на склад переводить в нужный статус
• конвертировать лидов
• уведомлять по sms при оплате счета или отправке заказа
• создавать сделки на повторные продажи
• проводить опрос клиентов после некоторого времени после заказа
• по отрицательным отзывам уведомлять руководство

В общих чертах ФСА выглядит так

У вас есть описанный бизнес-процесс, в нём выделены задачи. Для каждой задачи в бизнес-процессе вы можете определить себестоимость (например, среднюю), исходя из необходимых трудозатрат и ресурсов. Тогда себестоимость вашего процесса — просто сумма себестоимостей задач.

На практике всё немного сложнее: как правило, для производства продукции или оказания услуги вам нужно учесть множество взаимосвязанных процессов, каждый из которых ещё и имеет различную степень ветвления. Поэтому для альтернативного определения себестоимости продукции данный метод, несмотря на свою точность, может оказаться более трудоёмким, чем классический.

Но даже частичное использование ФСА может принести определённую пользу для управленческих решений. В школе нас учили, что «от перемены мест слагаемых сумма не меняется», но дьявол кроется в деталях…

Нюансы законодательства

Перед подписанием контракта вкладчик и руководитель проекта должны учитывать нюансы действующего законодательства их государства. Знание всех законов и поправок гарантирует защиту прав каждой стороны в будущем, поэтому большинство специалистов предварительно предпочитают нанять профессионального юриста, который хорошо осведомлен в теме и может прояснить многие затрудняющие процесс подписания соглашения моменты. Если же у сторон нет возможности воспользоваться услугами надежного специалиста и консультироваться в дальнейшем, необходимо хотя бы придерживаться некоторых ключевых требований для получения взаимной выгоды. Инвестиционный договор в обязательном порядке должен включать в себя следующие пункты:

• наименование документа;
• дата и время заключения договора;
• данные инвестора и заказчика;
• детальная информация о проекте (сумма инвестиций и вознаграждения, четкие сроки реализации, цель проекта и т.д.);
• права и обязанности сторон;
• если проект связан с недвижимостью, в договор также необходимо включить площадь и адрес объекта.

Описание бизнес-процесса

Описание бизнес-процесса — это описание определения действий, которые должны выполнить сотрудники для достижения поставленной задачи.

Этот инструмент не может существовать без описания. Но не каждый шаг сотрудника на работе требует подробной инструкции. Его создают для определенной задачи и он должен соответствовать следующим характеристикам:

• Законченность.

Необходимо четко сформулировать конечный результат деятельности. Возможно в процессе работы цель немного изменится и результат уже будет другим, но это не важно на этапе описания. Здесь должен быть четкий и идеальный план.

• Краткость.

В описании не должно быть лишних элементов, отвлекающих от сути поставленной задачи. Нужно четко и кратко сформулировать основные этапы работы, распределение нагрузки на сотрудников. Также стоит избегать непонятных терминов, чтобы описание бизнес-процесса было понятно всем, в том числе и заказчику. Меньше деталей — больше конкретики.

• Использование общепринятых условных обозначений.

Существуют специальные программы нотаций с условными обозначениями, которые понятны пользователям. Бизнес-процесс — это совокупность большого количества специфических действий, которые сложно представить наглядно. Для этого используют программы, такие как BPMN, IDEF3, UML и EPC, которые преобразуют задачи в удобные схемы и таблицы.

• Назначение конкретных участников.

Нужно четко распределить задачи между кадрами, чтобы каждый понимал, чем заняться и какой блок задач закреплен за ним.

Качественное описание требует от руководителя понимания задачи. Необходимо собрать участников, включая сотрудников клиента, и презентовать бизнес-план в виде схемы на основе нотаций. Можно прокомментировать важные моменты и этапы проекта. Выступление не должно длиться более 10-15 минут.

Похожие записи:

• Договор дарения: как правильно оформить передачу квартиры
• Процент отчисления на социальные нужды в 2023 году
• Можно ли и как выписать осужденного из квартиры?