Как сделать выписку из штатного расписания по образцу и что это такое? пример
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сделать выписку из штатного расписания по образцу и что это такое? пример». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, который разрабатывает кадровая служба. В нем записываются сведения о структуре организации, должностях работников, окладах. Перечень должностей оформляется в виде сводной таблицы работником отдела кадров или компетентными лицами предприятия, утверждается руководителем.
Когда может понадобиться
Выписка из штатного расписания может носить как внешний, так и внутренний характер. Это означает, что документ используется как во внутренних процессах фирмы, так и предоставляется для изучения третьим лицам. В качестве третьих лиц обычно выступают госучреждения: налоговая служба, пенсионный фонд, фонд социального страхования. Дело в том, что заработная плата работников не может быть ниже МРОТ. Выписка из штатного расписания выступит доказательством соблюдения законодательства в этом аспекте.
Внутренняя выписка применяется, как правило, для решения финансовых или кадровых вопросов. Главбух может запросить документ для правильного исчисления размера заработной платы, пособия, компенсации или иной выплаты.
Выписка для работника
На практике случаются ситуации, в которых и работникам предприятия становится необходима данная выписка. Обычно речь идёт также об обращении в органы социального страхования, налоговую и так далее. Также документ может являться составной частью пакета бумаг, подаваемого подчинённым для получения кредита в банковской организации, хотя это и происходит крайне редко. Сотрудникам банка зачастую достаточно лишь выписки из трудовой книжки, порядок и правила составления которой мы разобрали в другом нашем тексте.
Без окладов и выписка с завода
Зачастую на предприятиях, где руководители имеют целью уменьшить оклад работникам, составляют расписание без указания данной величины. Стоит отметить, что подобное действие считается недопустимым. Указание на это имеется в Постановлении Госкомстата от 2004 гола. В документе прописано, что расписание должно содержать графу, где указаны тарифные ставки.
В рассматриваемом разделе подлежит отображению зарплата, указанная в виде оклада, процент, зависящий от величины выручки, сетка тарифов, процент от полученной прибыли и прочее. Также указывается на то, что полностью оклад отсутствовать не может. Данное положение закреплено законодателем.
Кто и для чего ее может запросить
Выдается конкретным сотрудникам для предъявления в государственные учреждения:
- Фонд социального страхования;
- Пенсионный фонд;
- налоговые органы;
- трудовую инспекцию;
- суд.
Для этого обращаются в кадровую службу предприятия, но обязаны ли работникам предоставлять выписку из штатного расписания, если сотрудник не уточняет, для чего она требуется? Да, по закону это не является причиной для отказа в ее выдаче.
Также подобная справка понадобится непосредственно предприятию как юридическому лицу для предоставления:
- в налоговую службу;
- в трудовую инспекцию;
- в Пенсионный фонд;
- в Фонд социального страхования;
- в комиссию по организации тендерных мероприятий;
- при вступлении в СРО (саморегулируемую организацию).
Правомерно возникает вопрос, нужен ли официальный запрос для выдачи выписки из штатного расписания от госслужб, контролирующих деятельность организации? Да, любые государственные проверяющие органы обязаны направить такой запрос на получение сведений от кадровой службы.
Кто и в какие сроки ее готовит
Документ по запросу готовит сотрудник кадрового отдела. Он отвечает за правильное предоставление информации о наименовании должностей и количестве должностных единиц. Бухгалтер несет ответственность за актуальное отображение в справке финансовых сведений об окладах, надбавках. В документе ставят подписи все участвующие должностные лица: кадровик, начальник отдела кадров и бухгалтер. Если предприятие не располагает службой кадрового учета, то ее функцию в этой ситуации выполняет руководитель.
Если работник подал заявление на выписку из штатного расписания, то начиная с этого момента ее обязаны предоставить в течение трех дней. Это общее правило выдачи заверенных документов, связанных с трудовыми отношениями.
Кто и в какие сроки ее готовит
Документ по запросу готовит сотрудник кадрового отдела. Он отвечает за правильное предоставление информации о наименовании должностей и количестве должностных единиц. Бухгалтер несет ответственность за актуальное отображение в справке финансовых сведений об окладах, надбавках. В документе ставят подписи все участвующие должностные лица: кадровик, начальник отдела кадров и бухгалтер. Если предприятие не располагает службой кадрового учета, то ее функцию в этой ситуации выполняет руководитель.
Если работник подал заявление на выписку из штатного расписания, то начиная с этого момента ее обязаны предоставить в течение трех дней. Это общее правило выдачи заверенных документов, связанных с трудовыми отношениями.
Как заполнить форму Т-3
Унифицированная форма Т-3 представляет собой таблицу, в которой 10 колонок. Заполнять её надо в соответствии с требованиями постановления Госкомстата.
Как правильно оформить штатное расписание на 2021 год, заполненное по новым правилам? Если говорить об унифицированной форме Т-3, то с момента публикации постановления Госкомстата ничего нового в порядок заполнения не вносилось.
В шапке документа указывают:
- название организации или имя ИП-работодателя;
- код по ОКПО;
- номер документа и дату его составления;
- период действия (обычно до одного года);
- реквизиты приказа, которым утверждено штатное расписание;
- общее количество штатных единиц.
В первых двух колонках указывают название структурного подразделения и его код. Никаких рекомендаций по классификации подразделений нет. Это могут быть отделы, администрации, сектора, филиалы и др. Код обычно отражает подчинённость подразделений. Например, дирекции или администрации, как правило, присваивают код 01.
В третьей колонке прописывают название должности, специальности, профессии. Ориентироваться при этом можно на следующие документы:
- общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94);
- общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08);
- квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
- единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
- профессиональные стандарты.
Далее по каждой должности указывают количество штатных единиц, которое может быть и неполным (0,25; 0,5; 0,75). Если в организации установлены тарифные ставки (оклады), то они прописываются в рублях за один месяц.
Кто и для чего ее может запросить
Выдается конкретным сотрудникам для предъявления в государственные учреждения:
- Фонд социального страхования;
- Пенсионный фонд;
- налоговые органы;
- трудовую инспекцию;
- суд.
Для этого обращаются в кадровую службу предприятия, но обязаны ли работникам предоставлять выписку из штатного расписания, если сотрудник не уточняет, для чего она требуется? Да, по закону это не является причиной для отказа в ее выдаче.
Также подобная справка понадобится непосредственно предприятию как юридическому лицу для предоставления:
- в налоговую службу;
- в трудовую инспекцию;
- в Пенсионный фонд;
- в Фонд социального страхования;
- в комиссию по организации тендерных мероприятий;
- при вступлении в СРО (саморегулируемую организацию).
Правомерно возникает вопрос, нужен ли официальный запрос для выдачи выписки из штатного расписания от госслужб, контролирующих деятельность организации? Да, любые государственные проверяющие органы обязаны направить такой запрос на получение сведений от кадровой службы.
Отличия от копии и от самого штатного расписания
Копия выполняется с исходника и полностью ему идентична. В выписке содержится только необходимая часть оригинального локального нормативного документа. Законодательно не регламентируется форма, по которой выдается выписка из штатного расписания на текущую дату, поэтому ее составляют произвольно либо используют исходную табличную форму основного документа.
Допускается сделать копию исходника путем сканирования, в этом случае документ заверяют следующим образом:
- делают надпись «Верно»;
- вписывают должность уполномоченного лица;
- ставят подпись с расшифровкой и текущую дату.
Выписка из штатного расписания — что это и зачем она нужна
Когда необходима какая-либо часть информации, содержащейся в штатном расписании, ее предоставляют в виде отдельного документа — выписки. Ее форма может быть произвольной, но в ней должна содержаться таблица с графами, аналогичными указанным в штатном расписании.
В зависимости от лица, которое запрашивает сведения, и их полноты, выписки могут быть нескольких видов.
В этом документе указывают данные одного или нескольких работников. А также выписка из штатного расписания может содержать информацию о должностных окладах, либо предоставляться без них.
Даже заверенная копия одного или нескольких листов из штатного расписания не является выпиской из него. Это два разных документа.
Выписка из штатного расписания оформляется по правилам документооборота, принятого на предприятии.
В ней отражают:
- полное наименование компании, ИНН, ОГРН;
- название документа и дату его составления;
- номер и дату штатного расписания;
- реквизиты приказа, которым утверждено штатное расписание;
- дату начала действия актуальной редакции штатного расписания;
- запрашиваемую информацию (в виде таблицы);
- подпись составителя.
При наличии официальной печати ее также ставят на выписке.
Если выписка содержит информацию о должностных окладах работников, такой документ дополнительно подписывает главный бухгалтер.
Без окладов и выписка с завода
Зачастую на предприятиях, где руководители имеют целью уменьшить оклад работникам, составляют расписание без указания данной величины. Стоит отметить, что подобное действие считается недопустимым. Указание на это имеется в Постановлении Госкомстата от 2004 гола. В документе прописано, что расписание должно содержать графу, где указаны тарифные ставки.
В рассматриваемом разделе подлежит отображению зарплата, указанная в виде оклада, процент, зависящий от величины выручки, сетка тарифов, процент от полученной прибыли и прочее. Также указывается на то, что полностью оклад отсутствовать не может. Данное положение закреплено законодателем.
Примерный образец документа, составленного в произвольной форме, выглядит так:
| Выписка из штатного расписания за 11.01.2021
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Структурное подразделение |
Должность | Кол-во штатных единиц | Оклад | Надбавки | Месячный фонд заработной платы | Примечание |
| Основное спортивное | Преподаватель верховой езды | 1 | 18 500,00 | — | 18 500,00 | Нет |
Обязанность установлена законом
Вопрос о выдаче выписок и копий интересует кадровиков, ведь все компании обязаны предоставлять документы, связанные с работой сотрудников (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Поэтому для кадрового специалиста важно выписки из штатного расписания.
Напомним, что по общему правилу выдача заверенных документов, связанных с работой, должна производиться в 3-дневный срок, начиная со дня получения от сотрудника соответствующего заявления. Понятно, что не возбраняется удовлетворить просьбу работника в более короткий срок. Закон устанавливает максимальную продолжительность подготовки документа.
На практике в большинстве случаев составляется выписка из штатного расписания – форма Т 3. То есть документ готовится по той же форме, что и сама «штатка».
Без окладов и выписка с завода
Зачастую на предприятиях, где руководители имеют целью уменьшить оклад работникам, составляют расписание без указания данной величины. Стоит отметить, что подобное действие считается недопустимым. Указание на это имеется в Постановлении Госкомстата от 2004 гола. В документе прописано, что расписание должно содержать графу, где указаны тарифные ставки.
В рассматриваемом разделе подлежит отображению зарплата, указанная в виде оклада, процент, зависящий от величины выручки, сетка тарифов, процент от полученной прибыли и прочее. Также указывается на то, что полностью оклад отсутствовать не может. Данное положение закреплено законодателем.
Работодатели должны помнить, что заработная плата на сегодняшний день не может быть меньше МРОТ. На основании указанных данных можно прийти к выводу, что составление расписания без указания оклада не допускается.
Когда акт требуется рабочему завода, он имеет право обратиться с данной просьбой к сотруднику отдела кадров или другому лицу, наделенными полномочиями по составлению рассматриваемой документации. В выдержке указываются сведения относительно работника, который обратился. Заверка ее проводится на основании правил, которые были оговорены выше.
Не смотря на то, что в законодательных нормах нет указания на определенную форму, по которой должна составляться выписка, к оформлению этого вида документов применяются общие положения относительно актов в организациях. Правомочиями по составлению и утверждению выписок обладают лица, чьи полномочия подтверждены соответствующим приказом.
Говоря о том, как сделать выписку из ШР, следует отметить, что составителю необходимо учесть нюансы составления рассматриваемого документа.
В составляемом акте прописываются реквизиты, присвоенные ШР. В наименование вносятся коррективы, заключающиеся во вставке перед названием акта слова «Выписка».
В акте указывается дата и номер, присвоенный оригинальному расписанию при составлении. Нельзя указывать дату составления акта и ее номер регистрации.
Лицо, занимающее руководящую должность в организации, не должен подписывать составленный акт. После составления акта, в конце, указывают фамилию и инициалы человека, поставившего подпись на ШР. Также указывается, какую должность он занимает.
Выдержка, сделанная из любого вида документации, по значению приравнена к копии. Для того, чтобы придать легальное значение, она заверяется при помощи соответствующей печати, также ставится отметка, свидетельствующая о заверке.
Отличия от копии и от самого штатного расписания
Копия выполняется с исходника и полностью ему идентична. В выписке содержится только необходимая часть оригинального локального нормативного документа. Законодательно не регламентируется форма, по которой выдается выписка из штатного расписания на текущую дату, поэтому ее составляют произвольно либо используют исходную табличную форму основного документа.
Допускается сделать копию исходника путем сканирования, в этом случае документ заверяют следующим образом:
- делают надпись «Верно»;
- вписывают должность уполномоченного лица;
- ставят подпись с расшифровкой и текущую дату.
Что пишут в штатном расписании?
В штатном расписании пишется весь нужный материал, который обязательно должен соответствовать фирме. Форма Т-3 должна быть заполнена по таким правилам:
- нейминг компании вносится так же, как и в учредительном документе;
- код общероссийского классификатора предприятий и организаций;
- № документа;
- ставится та дата, когда заполняется форма и документация;
- где строка «на период», необходимо указать время периодов штатного расписания и когда он вступил в силу;
- гриф – это внесение реквизитов по приказу основных деятельностей, которые были утверждены данным документом, а в нижней строке указывается штат сотрудников.
А теперь немного подробнее о самой форме Т-3, в нее входит десять граф, которые должны заполняться в таком порядке:
- Название – указывается название структурных подразделений, цехов, представительство, филиал, причем располагается структурное подразделение, которое имеет свою иерархическую лестницу.
- Код – указывается код, который был присвоен директором компании.
- Указывается должность сотрудников и его квалификация – этот раздел должен быть заполнен так же, как и при устройстве на работу под определенной профессией.
- Число штатных единиц – указываются единицы в соответствии с должностью сотрудников, могут быть единицы неполные, значит, пишем долями, а целые – целыми.
- Ставка тарифов – указывается окладная часть, тарифная сетка, % от выручек, доля от дохода – самое главное указывать те значения и эквивалент рублей, не меньше минимального размера от заработной платы.
- Надбавка – здесь указывается предусмотренная стимулирующая и компенсационная выплата.
- Указывается общая сумма с 5-й графы по 8-ю – суммируем оклады + надбавки = получаем общую заработанную сумму. Если указано все в %, получаем процентное соотношение.
- Примечания. Если их нет, то поле можно оставить пустым.
Что собой представляет штатное расписание
Штатное расписание – один из основных документов предприятия. Оно может быть сделано по унифицированной форме или же в свободном виде. В штатное расписание входят сведения обо всех штатных единицах организации, их распределении по структурным подразделениям, данные о заработной плате (окладе, тарифной ставке, всевозможных надбавках) и прочая подобного рода информация. Этот документ не является строго обязательным, поэтому небольшие компании, в которых работает всего несколько человек, используют его достаточно редко, а вот в крупных организациях он практически всегда имеется в наличии.
ФАЙЛЫ
Штатное расписание относится к «закрытым» документам, составляющим коммерческую тайну предприятия, поэтому предоставление его в полном виде куда-либо невозможно (за исключением различных надзорных ведомств – по исходящему от них требованию), а вот частичную выписку работодатель обязан дать любому из своих подчиненных, если от кого-либо из них поступит соответствующий запрос.