Аренда авто у сотрудника предприятия, налогообложение: особенности и требования
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аренда авто у сотрудника предприятия, налогообложение: особенности и требования». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Одной из важнейших задач любой организации является быстрая и эффективная работа. И ее сложно решить без использования хотя бы минимума имущественных ресурсов, конкретный набор которого отличается для разных видов бизнеса.
Расходы на аренду автомобиля
Способы оформления использования транспорта (в том числе личного) в служебных целях
- Аренда автомобиля (в том числе личного) • Аренда с экипажем По такому договору арендодатель должен не только предоставить арендатору автомобиль, но и оказать ему услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). • Аренда без экипажа Заключив такой договор, организация просто получает автомобиль сотрудника во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).
- Выплата компенсации за использование личного автомобиля сотрудника • Аренда автомобиляЗаключая договор, особое внимание уделите описанию арендуемого транспорта. В соглашении нужно прописать такие технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль взят в аренду. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в п.3 ст. 607 ГК РФ. В договоре аренды транспортного средства можно предусмотреть его выкуп.
Акт оказанных услуг по аренде автомобиля нужно составлять, только если это предусмотрено договором аренды. Периодичность составления тоже прописывают в договоре (ежемесячно, ежеквартально). В бухучете стоимость арендованного автомобиля отражается на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. Амортизация на автомобиль, который не числится на балансе, не начисляется.
Аренда авто у ИП без экипажа
При аренде авто у ИП без экипажа налогообложение следующее: налог с дохода и страховые взносы уплачивает сам ИП в рамках своей предпринимательской деятельности.
То же самое относится и к вопросу признания затрат на аренду у арендатора: ситуация аналогична предыдущим рассмотренным случаям. Можно признать экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, а при УСН — входящие в список разрешенных затрат.
Стоит отдельно проговорить момент онлайн-касс. Согласно закону 54-ФЗ чек необходимо пробивать при расчетах между юридическими лицами и ИП в случае расчетов наличными деньгами или банковской картой. Таким образом, при оплате аренды авто предпринимателю наличными или переводом с карты на карту необходимо пробить кассовый чек. Если есть желание избежать использования кассовой техники, необходимо оплачивать аренду безналом — переводом денежных средств с расчетного счета организации-арендатора на расчетный счет предпринимателя-арендодателя.
Бухгалтерский учет аренды автомобиля
Основанием для включения в бухучет данных относительно аренды авто является приемочный акт, в котором подробно отражены стоимость, пробег, итоги техосмотра, регистрационный номер основного соглашения.
При этом этот транспорт арендатору следует отметить на забалансовом счете 001, проводка имеет вид — Д001. При прекращении аренды автомобиль снимается с забалансового учета, при этом выполняется запись К001. На арендованное транспортное средство рекомендуется завести инвентарную карточку.
Обратите внимание: автомобиль, взятый в аренду, в бухучете не приходуется на баланс на 01 счет, так как не является собственностью компании. Амортизацию арендатор не начисляет.
Платежи, проведенные по использованию арендованного автомобильного транспорта, отражаются на счетах согласно той деятельности, которую ведет предприятие.
Для этого используются бухгалтерские проводки: Д 20, 23, 25, 26, 29, 44 К 60, 73, 76.
Для отражения аренды автомобиля арендатором в бухучете применяются следующие бухгалтерские проводки:
- Д 20, 44 К 76 – проводка по начислению арендной платы;
- Д 76 К 68 – проводка по удержанию НДФЛ с оплаты использования имущества, взятого в аренду у физического лица;
- Д 76 К 50, 51 – проводка по оплате за эксплуатацию арендованного ТС.
Если автомобиль берется у сотрудника физического лица, то вместо счета 76 берется счет 73.
Если же арендодатель весь свой бизнес строит на сдаче автомобильного транспорта в найм, то им используются следующие бухгалтерские проводки для бухучета передачи имущества в аренду и получения дохода:
- Д 76 К 90.1 (91.1) — проводка по отражению начисления платы за сданный в аренду автомобиль;
- Д 51 К 76 — проводка по получению оплаты от арендатора.
Основное средство, сдаваемое в аренду, учитывается в бухучете у арендодателя на отдельном субсчете 01 счета.
Амортизацию по автомобилю продолжает начислять арендодателя, ежемесячно отражая проводки вида Д 20 (44) К 02.
С помощью кадровых документов устанавливается кто, для каких целей эксплуатирует транспортное средство. К ним относят приказ о закреплении арендованного автомобиля за тем или иными сотрудником. В случае повреждения авто или ДТП ответственность перед компанией понесет сотрудник, указанный в приказе.
Приказ распространяется на все категории автомобилей, включая спецтехнику.
Приказы не имеют унифицированной формы, потому их составление лежит на плечах сотрудников организации. При этом оформить его можно как от руки, так и на компьютере.
Главный критерий этого документа — оригинальная подпись генерального директора компании или же его доверенного лица. Необходимость использования печати существует лишь в том случае, если она установлена в учетной политике компании. После составления бумага отправляется в журнал учета распорядительных документов.
Несмотря на отсутствие стандартизации, приказ должен соответствовать перечню требований. Так, в шапке нужно отразить:
- название организации;
- название и номер документа;
- город или населенный пункт;
- дату составления;
- обоснование для создание приказа.
При обосновании создания приказа следует отметить необходимость эксплуатации авто в интересах компании.
В основной части указывают:
- информация об авто (идентична той, что в договоре);
- должность и Ф.И.О. работника, за которым будет закреплен транспорт;
- лицо, ответственное за исполнение приказа;
- приложения к документу (акт осмотра и передачи ТС).
Аренда – учет у арендатора
Когда организация арендует транспортное средство, плату за его временное использование начисляет:
- по дебету счета 20 (26,44 …) и кредиту 60 (73, 76).
Если арендодатель – это юридическое лицо или ИП, применяющие основной режим налогообложения, то по выставленным счетам-фактурам можно принимать НДС к вычету.
Когда транспортное средство берут во временное пользование у физического лица, в том числе у сотрудника, организация с суммы оплаты должна удержать подоходный налог , а в день оплаты аренды – перечислить в бюджет.
При возникновении затрат на обслуживания (ремонт) и эксплуатацию (ГСМ) транспортного средства (при аренде без экипажа), они учитываются в общем порядке и списываются на расходы.
Арендованное транспортное средство учитывается в бухгалтерском учете на счете 001. Сумма, которую нужно отразить по забалансовому счету равна той, что прописана в договоре аренды.
Пример аренды:
Организация арендовала автомобиль (стоимость 370 000 руб.) у своего сотрудника. Размер оплаты за пользование транспортным средством составляет 7 000 руб. С работником заключен договор аренды без экипажа. Автомобиль используется руководством фирмы. Затраты на ГСМ составили 63 522 руб. (НДС 9690 руб.).
Проводки:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| 001 | Принят к учету автомобиль | 370 000 | Акт приемки/передачи Договор аренды | |
| 26 | 73 | Начислена арендная плата | 7000 | Бухгалтерская справка |
| 73 | 68 НДФЛ | Начислен НДФЛ по доходам сотрудника, полученным в качестве арендной платы | 910 | Бухгалтерская справка |
| 73 | 50 | Выдана из кассы сумма оплаты аренды ТС | 6090 | Расходный кассовый ордер |
| 10 | 60 | Принят к учету ГСМ | 53 832 | Товарная накладная |
| 19 | 60 | Учтен НДС по ГСМ | 9560 | Товарная накладная |
| 68 НДС | 19 | НДС принят к вычету | 9560 | Счет-фактура |
| 26 | 10 | Списан ГСМ | 53 832 | Путевой лист |
| 90 | 26 | Учтены в расходах затраты на аренду автомобиля и ГСМ | 60 832 | Бухгалтерская справка |
| 001 | По окончании срока аренды автомобиль возвращен владельцу | 370 000 | Акт приемки-передачи |
Как арендовать автомобиль у физического лица с учетом бухгалтерского и налогового учетов
Имущество, арендуемое у физических лиц, не может быть признано амортизируемым. Физические лица, сдающие в аренду принадлежащие им на праве собственности автомобили, производить начисление амортизации на принадлежащие им автотранспортные средства не вправе, поскольку автомобиль не является у них средством труда, непосредственно используемым ими в период осуществления предпринимательской деятельности.
Однако затраты на текущий ремонт автомобиля, взятого в аренду у физлица, признаются для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Заметим, что затраты на ГСМ по арендуемому автомобилю также уменьшают доходы для целей налогообложения. Напомним, что расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, должны быть экономически оправданны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Аренда автомобиля у сотрудника
Не каждая компания имеет корпоративные автомобили, это может быть слишком дорого. В таком случае организация выбирает альтернативный вариант – берет транспортное средство в аренду у сотрудника. Рассмотрим такую сделку с позиции выгоды, оценим риски и расскажем об учете такой операции.
Одним из вариантов предоставления машины сотрудника работодателю может быть платная услуга. Для этого предприятие заключает арендный контракт с работником и устанавливает размер выплат за пользование транспортным средством в служебных целях. Сумма платежа должна быть зафиксирована в соглашении, в нем же необходимо прописать и график выплат. Это могут быть фиксированные суммы, выплачиваемые работнику ежемесячно, или разовая выплата за каждую поездку специалиста по делам предприятия.
Бух проводки аренды автомобиля с экипажем
Совет: вместо договора аренды транспорта с экипажем лучше заключите с сотрудником два отдельных договора. Один – об аренде без экипажа, а второй – на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации. В этом случае вы сможете смело проигнорировать условие о том, что сотрудник должен быть зарегистрирован в качестве предпринимателя и у него должны быть свои сотрудники.
Важная деталь: оказание услуг по управлению и технической эксплуатации не должно входить в число должностных обязанностей сотрудника. Иначе выплаты по такому договору оказания услуг налоговые инспекторы в ходе проверки могут признать экономически необоснованными и снять эти расходы (ст. 252 НК РФ). Аренда автомобиля Заключая договор, особое внимание уделите описанию арендуемого транспорта.
Как оформить использование личного транспорта сотрудника
Использование личного автомобиля в служебных целях можно оформить несколькими способами.
Один из них — прописать в трудовом договоре или соглашении к нему сумму компенсации за пользование имуществом сотрудника (ст. 188 ТК РФ). Но есть нюанс — в налоговых целях расходы на выплату такой компенсации можно учесть только в пределах норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если ограничиться этой лимитированной суммой, работник не сумеет покрыть расходы даже на ГСМ, не говоря о других тратах (техобслуживание, ремонт, страховка и т. д.).
Вариант получения от сотрудника автомобиля в безвозмездное пользование мы не рассматриваем, так как у компании могут возникнуть проблемы с налогом на прибыль (п. 8 ст. 250 НК РФ), а сотруднику такое положение дел, скорее всего, будет невыгодно.
Наиболее подходящим с точки зрения налоговых последствий вариантом является оформление с сотрудником договора аренды автомобиля. На этом способе остановимся подробнее.
Авто сотрудника используется в служебных целях: документальное основание
На основании ст. 188 ТК РФ, сотрудник, использующий личный автомобиль в служебных целях, либо передавший ТС в пользование компании, вправе на получение от работодателя денежной компенсации, а также возмещения расходов за обслуживание ТС, расход ГСМ, т.п.
Работодатель и сотрудник могут оформить передачу ТС в пользование компании одним из следующих способов:
- Дополнительное соглашение к трудовому договору, согласно которому предусматривается сумма компенсации за пользование авто, перечень возмещаемых расходов.
- Договор аренды автомобиля, в рамках которого сотруднику выплачиваются арендные платежи, а также возмещение расходов на обслуживание авто.
- Договор безвозмездного пользования, на основании которого сотрудник получает лишь возмещение расходов на ГСМ, техобслуживание, т.п., но не имеет права претендовать на компенсацию за пользование личным автомобилем. Бланк договора можно скачать здесь ⇒ Договор безвозмездного пользования автомобилем.
В общем порядке компании, использующие личное авто сотрудника в производственных целях, оформляют с работником договор аренды ТС без экипажа. В рамках данных правоотношений:
- работник получает заработную плату по трудовому договору (должность водитель, водитель-экспедитор, т.п.);
- компания выплачивает работнику арендную плату за пользование авто, а также компенсацию расходов на ГСМ, обслуживание ТС.
Учет расходов в целях налогообложения для компании
А вот что касается учета расходов в целях налогообложения для компании, применяющей как общую, так и упрощенную систему налогообложения с объектом «Доходы, уменьшенные на величину расходов», то в расходах можно учесть компенсацию только в пределах установленных нормативов. На это указывают специалисты Минфина в письме от 02.08.2019 г. № 03-11-11/58296. Они ссылаются на нормы расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».
Согласно п. 1 данного Постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения установлены в пределах 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно и 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.
Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН. В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.
Если же компания применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть компенсационные выплаты в целях налогообложения нельзя.
Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.
Бухгалтерские проводки при начислении компенсации сотруднику аналогичны начислениям по договорам аренды:
Дебет 20, 26, 44 … Кредит 73 — начислена компенсация за использование автомобиля сотрудника.
Аренда автомобиля в 1с 8.3
Укажите фактический срок эксплуатации, который рассчитывается со дня введения основного средства в эксплуатацию первым владельцем. После этого отметьте начисленную за это время сумму амортизации и отметьте общий срок полезного использования. В конце подбивается остаточная и вносится договорная стоимость ОС.
4 Укажите данные об объекте основного средства на дату оформления в бухгалтерском учете принимающей стороной. Для этого заполняется раздел 2 акта. Укажите стоимость объекта, а также выберите способ начисления амортизации. После этого заполните краткую индивидуальную характеристику объекта ОС.
5
Внимание
Запишите выводы комиссии по приему-передаче основного средства на третью страницу акта по форме №ОС-1. Укажите, соответствует ли объект техническим условиям, и перечислите моменты, которые нуждаются в доработке. Заверьте документ подписью всех членов комиссии и печатью сторон.
Аренда помещения в 1с 8 «бухгалтерия» редакции 3.0
Как в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0 начислить сторонним физическим лицам оплату аренды автомобиля и учесть этот доход для целей НДФЛ? Видеоролик выполнен в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» релиз 3.0.23.128. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0 возможность начисления оплаты аренды автомобиля сторонним физлицам следует включить в меню Настройка — Расчет зарплаты – флаг Регистрируются прочие доходы физических лиц, не связанные с оплатой труда. При установленном флаге в меню Зарплата активен пункт Прочие доходы. В документе нужно указать Вид дохода. Поля Код НДФЛ и Страховые взносы заполняются автоматически в соответствии со справочником Виды прочих доходов физлиц.
В списочной части документа нужно указать Получателей дохода в назначенный день выплаты.