Расчет отпускных выплат: основные правила и допускаемые ошибки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет отпускных выплат: основные правила и допускаемые ошибки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если вы работаете на окладе, каждый месяц вам начисляется одинаковая зарплата. Но есть «дорогие» месяцы — с большим количеством праздников и выходных, когда дни стоят дороже (за меньшее количество рабочих дней вы получаете ту же зарплату). В такие месяцы лучше работать и не брать отпуск, потому что вы можете потерять в зарплате.

Как увеличить отпускные

«Пусть ваш оклад с надбавками составляет 100 тыс. руб. График работы совпадает с производственным календарем при пятидневной неделе. В январе 2023-го по производственному календарю 17 рабочих дней. Значит, стоимость одного рабочего дня составит 5882,35 руб. В августе 2023 года 23 рабочих дня. Значит, стоимость одного рабочего дня составит 3225,81 руб. Другими словами, пропустив только один день в январе (по болезни, в отпуске или по другим причинам), вы в январе недополучите на 2656,54 руб. больше, чем если бы это произошло в августе».

Должен ли руководитель выдавать сотруднику зарплату перед отпуском за отработанные дни?

Право на оформление оплачиваемого отпуска ежегодно возникает у каждого сотрудника. При этом отсчет первого и последующего годов работы начинается с главного момента, а именно – с подписания сторонами соответствующего трудового соглашения. По общим правилам, уход каждого служащего в законный отпуск осуществляется на основании главного документа, а именно – на действующем в организации графике отпусков.

Сама процедура предоставления отпускного периода при этом будет устанавливать в отношении работодателя некоторые важные обязательства. Одной из таких является осуществление расчета с уходящим на отдых подчиненным. Главным этапом в данной процедуре будет являться установление и последующее начисление особой выплаты – отпускных. Они представляют собой особый вид компенсации, которая выплачивается служащему еще до начала оформленного периода отдыха.

Как посчитать среднедневной заработок

Если доход в течение месяца менялся, а также были пропуски (больничный, отпуск и т. д.), то придётся посчитать, применив формулу:

среднедневной заработок = доход за расчётный период/количество отработанных дней

Расчётный период — год, предшествующий месяцу отпуска. Например, Марина берёт отпуск с 15 по 21 февраля 2021 года. Расчётный период — 1 февраля 2020 по 31 января 2021. Никаких премий девушка не получала, только оклад 30 000 рублей. За год она заработала 360 000 рублей. Это и есть доход за расчётный период.

В количество отработанных дней включается время фактической работы, выходные, праздники и дни отпуска за свой счёт, если их было менее 14.

Из количества отработанных дней исключаются отпускные, больничные, простой по вине работодателя и прочие случаи, когда человек не работал с сохранением зарплаты.

В августе 2020 года Марина брала отпуск на 14 дней, а в октябре — больничный на 7 дней.

Посчитаем количество отработанных дней в расчётном периоде.

Количество полных отработанных месяцев — 10. Количество дней в месяцах, которые отработаны не полностью. Считаем по формуле:

(общее количество дней в месяце — количество неотработанных дней)/общее количество дней в месяце*29,3

август: (31-14)/31*29,3=16

октябрь: (31-7)/31*29,3=22,7

Количество отработанных дней=10месяцев*29,3+16+22,7=331,7

Среднедневной заработок=360 000/331,7=1 085,7

Марина идёт в отпуск на 7 дней, значит, она получит 7 599 рублей.

Как определить расчетный период

За расчетный период берут 12 месяцев, предшествующих наступающему месяцу ухода в официальный отпуск.

Если период для расчета составляет меньше 12 месяцев, то расчет исчисляется по фактически отработанному времени на предприятии.

В случае, если начало отпуска совпадает с месяцем трудоустройства, то в расчёт тоже принимается по факту отработанное время.

Если сотрудник по месту работы в период расчетных 12 месяцев, по официальным причинам не получал зарплату, в качестве расчетного периода всё равно берутся только последние месяцы, за которые была зарплата.

При просьбе работника об одновременной выплате зарплаты и отпускных

Согласно статье 136 ТК РФ выплаты зарплаты должны происходить не меньше двух раз в месяц, при этом не реже, чем каждые полмесяца. Работодатель самостоятельно определяет сроки начисления в соответствии с положениями внутреннего трудового распорядка.

Нормативная база не требует и не запрещает выплачивать некоторую долю заработной платы ранее учреждённого дня, поэтому работодатель может пойти на уступки и начислить, к примеру, аванс вместе с отпускными. В особенности это касается выплат с помощью кассы. При расчёте с помощью банковской карты подобные действия не понадобятся, так как деньги перечислятся бухгалтерией в учреждённый период. Тем не менее, бухгалтер обязан удостовериться в том, что зарплата будет выдаваться не реже, чем каждые полмесяца.

Как выплачиваются отпускные?

Отпускные рассчитываются и выплачиваются сотруднику на основании предоставленного им заявления об очередном оплачиваемом отпуске.

Сам факт предоставления отпуска и его оплаты фиксируется в соответствующем приказе организации. Своевременное начисление и выплата отпускных зависят от слаженной работы кадрового и финансового специалистов.

При выплате отпускных любой работодатель рассматривает три основных фактора:

1. Отработанное время;
2. Дни отпуска.
3. Средний доход сотрудника.

Иными словами, чтобы были оплачены 28 календарных дней, необходимо отработать 12 полных календарных месяцев. Каждый месяц предоставляет 2,33 дня оплачиваемого отдыха (28 дней/12 месяцев).

При этом из вычисляемого времени трудовой деятельности исключают периоды:

• когда работник отсутствовал без подтверждения причины;
• декрет и отпуск по уходу за ребенком;
• отпуск за свой счет свыше 14 дней за год.

Когда проводятся выплаты?

За сколько дней до отпуска выплачиваются отпускные? Любой бухгалтер, руководитель предприятия или начальник отдела должен помнить о том, что Трудовым Кодексом РФ устанавливается точный срок выплаты: отпускные выплачиваются за 3 дня до начала отпуска. Здесь, однако, существует несколько основных нюансов, которые стоило бы рассмотреть чуть подробнее.

Дата начисления выплат может выпадать на выходной день. Если бухгалтерия в выходные не работает, то деньги должны быть перечислены в последний рабочий день (например, 5 марта — день получения отпускных, выпадает на воскресенье — в этом случае деньги должны прийти 3 марта, в пятницу). То же самое касается и праздничных дней. В частности, майские, январские или любые другие «долгие» праздники не должны помешать своевременной выплате денежных сумм.

Стоит также отметить, что сумма отпускных выплат подлежит удержанию НДФЛ, а также в Пенсионный Фонд. Работодатель ни в коем случае не должен предоставлять денежные суммы «в конвертах» — все должно быть законно и прозрачно.

Преподавателю верховой езды Петрову Петру Петровичу оформлен отпуск с 5 сентября по 2 октября 2022 г. Средний заработок для расчета составляет 1500 руб. В связи с болезнью второго преподавателя, которого некому заместить, Петров П.П. отозван из оплачиваемых каникул 26.09.2022. Оклад Петрова П.П. составляет 50 000 руб., работает по графику пятидневной рабочей недели. Бухгалтер сделал перерасчет.

Изначально начисленная сумма за дни оплачиваемого отдыха:

1500 × 28 = 42 000 руб.

За вычетом НДФЛ Петров П.П. получил выплату:

42 000 – 42 000 × 13 % = 36 540 руб.

Сумма отпускных начислений после вызова (продолжительность отдыха составила 21 день).

1500 × 21 = 31 500 руб.

Общие правила расчета

Нормативная база для расчета отпускных:

• Трудовой кодекс РФ (глава 19);
• Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 “Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы”.

Общие правила для начисления заработной платы во время отдыха:

1. За сотрудником сохраняются место работы и средняя заработная плата.
2. Продолжительность отпуска определяется в календарных днях, отсюда и разница в цифрах начисления зарплаты и отпускных. Заработок рассчитывается за отработанное время, а отпускные – за календарные дни отдыха. В расчет принимаются фактические дни работы за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Если сотрудник трудился на текущем месте работы менее 11 месяцев, то расчетный период начинается с момента его трудоустройства до 1-го числа месяца, в котором он идет отдыхать. Время работы на другом предприятии не учитывается.
3. Право на отпуск на общих основаниях имеет сотрудник, отработавший минимум полгода на текущем месте работы.
4. В расчетах должна учитываться индексация зарплаты, если она была у всех сотрудников предприятия или отдельного подразделения. Если доход вырос только у одного человека, то индексация не учитывается.
5. Отпускные рассчитываются только от официальной зарплаты. Для тех, кто получает деньги в конверте, выплаты зависят от желания начальника.
6. Для расчетов понадобится коэффициент среднего количества дней в месяце (К). В 2021 г. он равен 29,3.

Несмотря на то, что выплата отпускных и заработной платы перед планируемым отпуском регулируется законодательно, на практике появляются проблемы. Споры, которые не могут решить между собой работник и работодатель, решаются судами.

6 причин для споров при оплате отпускных следующие.

1. Отпускные оплачиваются в рабочих днях. По общему правилу, установленному статьей 12 Трудового кодекса, продолжительность отпуска считается календарными сутками. Но есть сотрудники, для которых время считается в рабочих днях. К ним относятся научные работники, судьи и лица, выполняющие сезонные обязанности. При расчетах нужно исходить из 6-дневной рабочей недели. Отмечается момент начала отдыха и его окончание. Затем нужно перевести данные в сутки.
2. Отдых перед декретом. Беременным женщинам не нужно отрабатывать полгода, чтобы уйти в отпуск. Начисление производится авансом. Заботиться об отработке не придется.
3. Неправильное начисление оплаты за труд. В расчет отпускных принимаются все выплаты. При этом не имеет значения, допускал ли бухгалтер ошибки.
4. Обложение взносами. Выплата заработной платы перед отпуском от обложения сборами не освобождается.

Порядок уплаты взносов изменился. Теперь денежные средства вместо фондов получает ФНС. Однако это не влияет на порядок обложения взносами. С выплат производится удержание взносов.

1. Включение стажа при неполном дне работы. День учитывается полностью, если стороны включили в договор условие о неполной смене. Если человек проработал 4 часа, выплачивается весь день полностью. Правило основано на статьях 93 и 139 ТК.
2. Оплата отпуска, который разбит на части. Каждая часть отпуска, в которую ушел сотрудник, должна быть не менее 14-ти дней. Стороны могут обговорить, каким образом предоставить оставшееся время. Сумма выплаты зависит от длительности отдыха. Перечисления производятся за 3 дня до ухода на отдых.

Часто сотрудник в середине месяца решает отправиться на отдых. Возникает вопрос, должна ли фирма оплатить отработанные дни вместе с отпускными. Согласно ст. 139 ТК, за 3 дня до планируемого отдыха требуется оплатить сам отпуск. Оплачивать проработанное время руководитель не обязан, поэтому работнику полагается только заработная плата. Выплаты производятся в день, установленный коллективным соглашением или трудовым договором.

За сколько дней до отпуска в 2020 году выплачиваются отпускные

Предельный срок, когда ра­бо­то­да­тель дол­жен вы­пла­тить ра­бот­ни­ку от­пуск­ные, – это не позд­нее, чем за 3 дня до на­ча­ла от­пус­ка (ст. 136 ТК РФ). Это действующие правила.

В ТК РФ прямо не ука­за­но, о каких днях идет речь, – ка­лен­дар­ных или ра­бо­чих. Но по разъ­яс­не­ни­ям Ро­стру­да от­счи­ты­вать этот срок нужно в ка­лен­дар­ных днях (Пись­мо Ро­стру­да от 30.07.2014 № 1693-6-1).

При­мер. Срок выплаты отпускных в 2020 году

Пер­вый день от­пус­ка работника при­хо­дит­ся на по­не­дель­ник 24 мая 2020 года. Со­от­вет­ствен­но, от­пуск­ные долж­ны быть ему вы­пла­че­ны не позд­нее 20 мая (чет­верг).

В слу­чае, когда день вы­пла­ты от­пуск­ных вы­па­да­ет на вы­ход­ной или нера­бо­чий празд­нич­ный день, день­ги долж­ны быть пе­ре­чис­ле­ны в пред­ше­ству­ю­щий ему ра­бо­чий день. И если бы работник решил пойти в от­пуск, к при­ме­ру, с 29 мая 2020 года, от­пуск­ные ему надо было бы вы­пла­тить не позд­нее 24 мая 2020 года (пят­ни­ца).

Несо­блю­де­ние срока, уста­нов­лен­но­го для опла­ты от­пус­ка, грозит штра­фом (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ). Также ком­па­нию могут оштра­фо­вать даже в том слу­чае, когда ра­бот­ник на­пи­сал за­яв­ле­ние на от­пуск позже, чем за 3 дня до его пред­по­ла­га­е­мо­го на­ча­ла (Пись­мо Мин­тр­у­да от 26.08.2015 № 14-2/В-644).

Оплатить отпуск нужно будет не позднее чем за три рабочих дня, а не календарных. При этом с момента выплаты отпускных до начала отпуска должно пройти минимум три полных дня (письмо Минтруда от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157).

Кроме того, работник сможет брать отпуск со следующего дня. Сейчас законодательством это не предусмотрено. Срок на оплату отпуска минимум за три дня изменить нельзя даже по заявлению работника. Это не защитит компанию от ответственности за нарушение трудового законодательства.

Если поправки примут, работник сможет подать заявление на отпуск, который не предусмотрен графиком, менее чем за три рабочих дня до его начала. В этом случае оплатить его нужно будет в срок, установленный соглашением сторон, но не позднее трех рабочих дней с даты подачи заявления. Такая формулировка появится в новой части 10 статьи 136 ТК РФ.

Пример. Как изменится срок выплаты отпускных

Работник планирует отпуск с понедельника. Покажем, когда нужно выплатить отпускные по новому и по действующему порядку.

Действующие правила. Выплатить отпускные вы обязаны не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. День начала отдыха не считается. Три календарных дня до отпуска – это воскресенье, суббота и пятница. Поэтому выдать деньги работнику необходимо до конца рабочего дня четверга предыдущей недели.

Новый порядок. Выдавать отпускные придется не позднее чем за три рабочих дня до начала отпуска. Первый день отпуска не считается. Три рабочих дня это пятница, четверг и среда. Значит, выплатить отпускные придется до конца дня во вторник недели, которая идет перед отпуском.

Законопроект предусматривает изменения в оплате отпускных с 2020 года: новая редакция ТК РФ позволит работодателю выплачивать отпускные даже после того, как работник уже ушел в отпуск. Эти изменения могут вступить в силу уже в 2020 году. Если поправки примут, то при подаче работником заявления о предоставлении отпуска даже с завтрашнего дня, работодатель обязан будет выплатить ему отпускные не позднее чем в течение 3 рабочих дней после подачи такого заявления.

Сейчас отпускные работодатель обязан выплатить не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска. Если сейчас пойти навстречу пожеланиям работника, вы фактически сразу же нарушите требования ТК РФ и возможен штраф.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

На продолжительность и расчет отпуска влияет несколько факторов.

1. Трудовой стаж. Для издания приказа, дающего право на отпуск, нужно проработать в одной компании не менее 6-ти месяцев. Досрочно отпуск дается беременным женщинам, несовершеннолетним, лицам, усыновившим детей возрастом до 3-х лет. Если руководитель дает согласие, то время отдыха дается ранее 6-ти месяцев. Больничные и командировки в рабочее время не входят. Праздничные дни использовать для расчетов также нельзя.
2. Общая продолжительность отдыха. Время для оплаты учитывается по правилам статьи 120 Трудового кодекса: все календарные дни включаются в оплату, а праздники исключаются. Складываются основной и дополнительный отпуск. Максимальные ограничения не применяются. В результате бухгалтер получает исходную единицу для оплаты. Рассчитывается количество дней к оплате, когда сотрудник уходит в отпуск.
3. Заработная плата, полученная за год. Включаются все выплаты работающему сотруднику за 12 месяцев, полученные по трудовому договору.

Порядок, как считать заработную плату, утвержден статьей 139 Трудового кодекса и Правительством. Постановление № 922 датировано декабрем 2007 года. Когда считаются отпускные, нужно учитывать выплаченную зарплату.

4 выплаты, исключаемые из расчетов:

• оплата больничных листов;
• простой;
• выплаты за время, пока человек не работал и ухаживал за родственниками или детьми;
• иные выплаты за время, пока сотрудник не выполнял трудовые обязанности.

Включать в зарплату нужно компенсации питания, если подобные перечисления предусматриваются оплатой труда.

1. Расчеты, когда работник уходит в отпуск, делаются в рублях. Суммы компенсаций и социальной помощи исключаются, когда рассчитываются отпускные.
2. Средний доход, полученный за один день. Берется зарплата за прошедший год и делится на 12 месяцев. Полученную сумму нужно поделить на 29,3. Отпускные считаются из нормативного количества дней, т. е. берется коэффициент 29,3. Алгоритм расчетов закрепляется статьей 139 ТК РФ и подкрепляется практикой судов.

Выплачиваться денежные средства должны переводом на банковскую карту. Отпускные зависят от продолжительности планируемого отдыха и средней заработной платы. Компания обязана выплатить за три дня до ухода в отпуск. Причем это время включает и выходные дни.

Кто оплачивает отпускные работнику при официальном

ТК РФ Трудовой кодекс устанавливает сроки выплаты отпускных, а также порядок расчета. Кроме этого, он оставляет за увольняющимся сотрудником право получить компенсацию за неиспользованные отпускные дни. Также в этом нормативно-правовом акте содержатся сведения о других правах работников, которые также должны соблюдаться работодателями. Права работника Все граждане Российской Федерации, работающие по трудовому договору, имеют право на оплачиваемый ежегодный отпуск.

При совмещении работы и учёбы, работник имеет право на предоставление ему работодателем учебного отпуска. Он никак не связан с основным отпуском, но может быть к нему присоединён. В зависимости от формы обучения и от категории получаемого образования, у работника будет оплачиваемый учебный отпуск или нет.

Рекомендуем прочесть: Инвалид 2 группы исполнилось 80 лет

Когда тот или иной работник уходит в отпуск, большинство бухгалтеров производят ему выплату не только отпускных, но и заработной платы. Является ли это законно? Или осуществлять досрочные выплаты по заработным платам запрещено? В данной статье во всех подробностях будет рассмотрен данный вопрос.

07.09.2016

Опасны ли выплаты заработной платы вместе с отпускными?

Определенных нарушений в том, что бухгалтером будет произведена выплата заработной платы вместе с отпускными, не имеется. К тому же данные действия значительно улучшают финансовое положение работников. Статья №136 ТК РФ утверждает факт приемлемости выплат по заработной плате чаще, нежели два раза в месяц.

Поэтому бухгалтер имеет право перечислить работнику зарплату за те дни, которые были отработаны до отпуска, вместе с отпускными. Другими словами, до наступления установленных в той или иной компании сроков выплат по заработной плате.

Однако стоит отметить, что риск все же имеется. В чем он заключается? Известно, что заработная плата положена работнику только за уже отработанное им время, ведь она напрямую зависит от качества и количества затраченного труда (об этом гласит статья №129 ТК РФ). По этой причине выдача заработной платы, к примеру, в первых числах за весь месяц крайне рискованна, ведь вполне возможно, что работник может уволиться и не вернуть неотработанные деньги.

Платится ли НДФЛ с досрочной заработной платы?

Сразу стоит отметить, что НДФЛ с досрочной заработной платы не удерживается. Гораздо лучше будет удержать налог уже со следующего аванса. Объяснить это можно тем, что датой фактического получения зарплаты считается последний день месяца, за который она была начислена (подтверждается статьей №223, пунктом 2 НК РФ, письмом Минфина РФ №03-04-07/61550 от 27.10.2015г., №03-04-6/42063 от 22.07.2015г.).

Зарплата, которая будет выдана вместе с отпускными, вполне будет считаться авансом. На эту дату у компании/организации еще нет обязанностей по исчислению налога. Соответственно, удержать его бухгалтер не сможет никак – только при выплате аванса.

Уплата налога раньше времени: чем это грозит?

По мнению налоговиков, суммы, которые были перечислены в бюджет досрочно, не считаются НДФЛ. Объясняется это тем, что налоговые агенты не имеют право уплачивать налог из собственных денежных средств (об этом сказано в статье №226, пункте 9 НК РФ).

Уплаченная сумма, безусловно, может быть возвращена на основании заявления (согласно письму ФНС РФ №БС-4-11/14507), но в этом случае по налогу будет недоимка. Если она будет обнаружена налоговиками в ходе проверки, то будет выписан штраф и пеня в размере 20% от той суммы, которая была не перечислена (на основании статьи №123 НК РФ). Поэтому, лучше НДФЛ не уплачивать досрочно.

Заместитель директора по эксплуатации обладал неуемной энергией: на работе пропадал до ночи, а иногда появлялся в выходные – дома с семьей ему было скучно. Да и должность предполагала ненормированный рабочий день. Когда подошло время очередного отпуска, он поинтересовался у кадровиков

— А могу я часть отпуска отработать, чтоб дома не сидеть, и получить побольше –и отпускные, и зарплату?

— Можете. Вам положен дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день – три календарных дня. Их можно заменить денежной компенсацией.

— Нет, я бы хотел отдохнуть две недели – жене с детьми обещал, а все остальное – поработать.

— Нельзя, 28 дней Вы обязаны отдыхать, а «менять на деньги» можно только дни сверх этого количества.

Похожие записи:

• Запись об увольнении в трудовой книжке
• Чем отличается дебетовая карта от зарплатной?
• Как инвалиду 1, 2, 3 группы получить квартиру в 2022 году