В командировку на личном авто: как компенсировать расходы
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «В командировку на личном авто: как компенсировать расходы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Действующее законодательство позволяет заключать договор аренды в отношении любого личного имущества сотрудников фирмы — пункт об аренде имущества в трудовом договоре или отдельное соглашение позволяет предприятию пользоваться в служебных целях машиной, грузовиком, ноутбуком, копировальным аппаратом и любой другой вещью, имеющейся во владении у нанятого подчиненного. Директор также является служащим предприятия, поэтому его автомобиль подчиняется тем же требованиям, что имущество любого другого сотрудника.
Ответы на распространенные вопросы о том, как оформить служебную поездку, если использовался автомобиль директора для командировок
Вопрос №1: Сотрудник, вернувшись из командировки, должен составить авансовый отчет и приложить к нему, помимо прочего, чеки на оплату бензина. Мы отправили в эту служебную поездку сразу несколько работников на личном транспорте. Но бензин оплачивал исключительно водитель, поэтому не у всех командированных имеется платежный документ об оплате ГСМ, привлечет ли это внимание налоговой инспекции?
Ответ: Если командированных на собственных автомобилях несколько, путевой лист следует оформить только на водителя. В Вашем случае покупкой бензина занимался именно водитель, поэтому от остальных работников не требуется предоставления чеков на оплату ГСМ.
Вопрос №2: Наша фирма использует собственный, разработанный внутри компании, бланк путевого листа. Сотрудники налоговой службы собираются подать на нас в суд за уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль на стоимость бензина, который был израсходован в командировке директором, поехавшим на личном автомобиле. Претензия заключается в том, что в путевом листе не указан маршрут поездки. Следует ли нам опасаться суда?
Ответ: Как показывает судебная практика, подобные суды всегда выигрывает фирма-налогоплательщик. Если вы используете собственный бланк путевого листа, и в нем присутствуют все обязательные реквизиты (маршрут поездки к таковым не относится), и у вас имеются подтверждающие расходы документы, налоговые органы не смогут взыскать «не уплаченный» налог на прибыль.
Какие документы нужно оформить?
Перед командировкой нужно оформить три документа:
- Приказ о командировке, в котором должен быть указан способ проезда к нужному месту и обозначена сумма компенсации за использование автомобиля сотрудника в целях организации.
- Соглашение об использовании личного транспорта во время поездки. В этом документе необходимо указать регистрационные данные транспортного средства и информацию о собственнике. Также в документе прописывают сумму компенсации и другие расходы, которые организация должна будет возместить сотруднику. Кроме того, необходимо определить сроки, в течение которых будут выплачены эти денежные средства.
- Путевой лист, подтверждающий, что работник использует свою машину по поручению работодателя.
Особенности оформления путевого листа для командировки на своем авто
Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.
Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 11 сентября 2020 г. № 368 (напомним, что до 2021 года действовал Приказ от 18.09.2008 № 152).
Особенности оформления путевого листа для командировки на своем авто
Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.
Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 11 сентября 2020 г. № 368 (напомним, что до 2021 года действовал Приказ от 18.09.2008 № 152).
Бухгалтерский учет и проводки
Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.
Компенсация ГСМ, проводки:
Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:
Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.
Комплект документов: все как обычно
Работодатель, направляя сотрудника в командировку, обязан возместить ему расходы по проезду к месту командировки и обратно. Размер таких возмещаемых расходов организация вправе установить самостоятельно. Например, может ввести ограничения по компенсации стоимости проездных билетов (при авиаперелете — не выше экономкласса, при проезде на поезде — не выше купе и т. д.).
Закрепить эти условия необходимо в локальном нормативном акте, например в положении о командировкахст. 168 ТК РФ. При этом законодательными актами не установлено, каким именно видом транспорта сотрудник должен пользоваться. Следовательно, работник может поехать в командировку и на личном автомобиле, но с согласия руководителя организации.
Если все вопросы с руководителем согласованы, оформляются приказ, командировочное удостоверение и служебное задание в обычном порядке.
Сотрудник в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировкип. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 должен представить в бухгалтерию на проверку авансовый отчет обо всех произведенных расходах. К нему необходимо приложитьп. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749:
- командировочное удостоверение с отметками;
- служебное задание с отчетом о проделанной работе;
- чеки АЗС, счета из гостиницы и иные документы, подтверждающие произведенные расходы.
Если с документами все в порядке, то авансовый отчет передается на подпись руководителю. После его утверждения работнику возмещаются израсходованные деньги.
И вот тут важный момент. Как вы, наверное, уже поняли, еще до командировки требуется зафиксировать, какая именно сумма будет возмещаться работнику по расходам на проезд: все расходы по предоставленным работником чекам и иным подтверждающим документам или некая фиксированная сумма.
В связи с этим возможны два варианта.
Возмещение командировочных расходов
Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:
- на проезд в обе стороны;
- на съем жилья;
- суточные;
- прочие расходы, определяемые работодателем.
Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений). При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках. Суммы свыше этих нормативов подлежат налогообложению.
Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, который составляется по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. К отчету необходимо приложить:
- документы, подтверждающие расходы на жилье (квитанции из гостиницы или расписки в получении денег, если жилье арендовалось у физлица);
- чеки на ГСМ;
- путевой лист;
- служебную записку.
Служебная записка призвана подтвердить срок командировки. Составляется такой документ в произвольной форме, однако во избежание недоразумений при налоговых проверках рекомендуется установить форму служебной записки во внутренних документах организации.
В командировку на автомобиле: документы для оформления, налоги и взносы с выплат
В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.
| cотрудника | работодателя | ||
| аренда | компенсация за использование | ||
| Договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 и 643 ГК РФ) | • | — | — |
| Акт приемки-передачи имущества в аренду (письмо Минфина России от 15.06.2015 № 03-07-11/34410) | • | — | — |
| Документ, подтверждающий право собственности работника на автомобиль, например копия ПТС (ст. 608 ГК РФ; письмо Минфина России от 27.06.2013 № 03-04-05/24421) | •* | — | — |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору или отдельное соглашение об использовании автомобиля работника в интересах работодателя с установлением размера компенсации за использование такого имущества (ст. 188 ТК РФ) | — | • | — |
| Приказ о направлении работника в командировку на арендованном, личном или принадлежащем работодателю автотранспорте (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 — далее Положение) | • | • | • |
| Служебная записка и/или иной документ, который подтверждает фактический срок пребывания в командировке, например командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны (организации или должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту (из места) командирования (п. 7 Положения) | • | • | • |
| Авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими расходы на проезд в ходе командировки: чеками на ГСМ и т.п. (п. 26 Положения) | • | • | • |
| Путевой лист, содержащий информацию о маршруте следования в ходе командировки и о количестве израсходованных ГСМ (письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406; Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14) | • | • | • |
Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником.
Все про авансовый отчет о командировке
Чтобы сотрудник получил компенсацию расходов за использование личного транспорта в командировке, нужно:
- заключить соглашение об использовании личного авто в интересах компании. Получить у сотрудника ПТС или регистрационное свидетельство на авто (заверенные копии)
- в приказе о командировке прописать, что сотрудник поедет на личном авто
- после командировки составить служебную записку и путевой лист. Это делает сам сотрудник
- после командировки к авансовому отчету приложить служебную записку, путевой лист, подтверждающие документы (чеки АЗС, счета проезда по платной дороге).
Унифицированная форма № АО-1, которую рекомендовано использовать для составления отчета по командировке, утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Ее применение не является обязательным. Каждая организация имеет возможность разработать необходимый и удобный для нее бланк самостоятельно и закрепить его использование в учетной политике и локальном нормативном акте о командировках.
Отчитаться по итогам служебной поездки работник обязан не позднее чем через 3 дня после возвращения. Если командированный сотрудник из поездки вернулся, но на работу так и не вышел:
- заболел;
- ушел в отпуск;
- снова получил задание уехать по рабочим вопросам,
то срок продлевается, и сдать авансовый отчет он должен не позднее трех дней со дня своего выхода на работу. Если он этого не сделал, то он становится не только подотчетным лицом, но и должником организации. Руководство имеет право удержать с него всю сумму, по которой нет данных об использовании, как это прописано в статье 137 ТК РФ. Если такое удержание из зарплаты происходит и подотчетные деньги становятся доходом работника, то на них необходимо начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Правда, по договоренности с руководством, срок сдачи документов можно восстановить или продлить.
В составе прочих расходов на командировки можно учесть и расходы на аренду автомобиля. Это разрешили московские налоговики в письме УФНС по г. Москве от 28 января 2019 года № 13-11/011687.
Подтверждением затрат работника на каршеринг будет авансовый отчет, к которому он должен приложить договор аренды, документы, подтверждающие понесенные расходы и факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения.
Онлайн-сервис организации командировок
В данном случае можно пойти и другим путем, и вместо возмещения расходов на проезд выплатить директору компенсацию за использование им личного автомобиля в служебных целях (ст. 188 Трудового кодекса РФ).
Оформление использования личного автомобиля в служебной командировке возможно не только путем прямого возмещения расходов на его эксплуатацию, но и временной арендой данного транспортного средства у работника.
Ни один нормативно-правовой акт не регулирует порядок оформления служебных записок при направлении сотрудников в командировки.
В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).
Не перегружайте записку лишними сведениями. Ведь это не тот документ, который подтверждает использование автомобиля.
Данное мероприятие представляет собой поездку в другую местность с целью решения определенных производственных задач.
Эксперты Роструда утверждают обратное. Директор обладает правом главной подписи, соответственно, сам будет визировать свои же приказы и отчетные справки. Поэтому составлять командировочную документацию для него не обязательно.
В приказе обязательно отражается момент,касающийся использования для передвижения личного транспорта, а также технология возмещения соответствующих расходов.
В новой редакции пункта 7 Положения о командировках дан перечень документов, подтверждающих срок пребывания в командировке, если работник ездил на автотранспорте.
Это обусловлено тем, что эксплуатация персонального средства передвижения требует дополнительных гарантий со стороны работодателя.
Из обязательных параметров должны указываться номер и дата приказа о командировке, основная цель или рабочее задание, даты приезда и отъезда, данные автомобиля (модель, госномер) при необходимости.
Процедура направления сотрудника в командировку на личном автомобиле в некоторой степени отличается от оформления стандартной поездки с использованием общественного транспорта.
При отсутствии по каким-либо причинам у работника вышеуказанных расписок ему необходимо сдать служебную записку с подтверждающей отметкой от принимающей стороны или организации, где будет указано время его прибытия и отбытия.
Ведомство приняло нормы для авто отечественного и зарубежного производства. Этими нормами пользуются автотранспортные предприятия и перевозчики.
Может ли частный предприниматель нанимать водителя с его личным автомобилем на осуществление перевозки работников в командировку на расстояние до 150 км.
Соглашение можно составить в свободной форме и уточнить, что оно, допустим, дополнит раздел “Особые условия” действующего трудового договора.
Прочие документы, такие как служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке, в 2022 году не являются обязательными, их оформление может быть регламентировано только внутренними нормативными актами организации.
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе расходы по проезду (ст. 168 ТК РФ).
При этом основанием для возмещения расходов на проезд командированному работнику должен служить локальный нормативный акт организации. В Вашем случае в нем должно быть определено, что при следовании в командировку на собственном автомобиле работнику в составе командировочных расходов возмещаются расходы на проезд, сумма которых складывается из расходов на ГСМ.
Использование транспорта в служебной командировке – это мобильность передвижения и оперативность выполнения поставленных перед сотрудником задач. Рассмотрим подробно, как происходит в командировке оплата такси или возмещение эксплуатации собственного автотранспорта.
Главным документом, издание которого запускает процесс оформления командировки, является приказ работодателя.
Кроме распоряжения может оформляться служебная записка. Следует учитывать, что она не выступает в качестве документального подтверждения факта отправки сотрудника в командировку на личном автомобиле.
Порядок командировки, в том числе на транспорте работника, регулируется ТК РФ и подзаконными актами.
В гл. 24 ТК РФ приводится определение командировки, обозначаются гарантии сотруднику и порядок возмещения потраченных сумм в различных условиях служебных поездок.
Особенности направления сотрудников в командировку устанавливаются Положением, введенным в действие Постановлением Правительства РФ № 749 от 29.07.2008 г.
В качестве разъясняющих документов в 2020 году введен Приказ Минфина РФ № 33н. Вопросы налогообложения разъясняются в Письме Минфина № 03-03-06/2238 (Разъяснения Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики).
Как оформляется выезд в командировку?
С 01.01.2016 некоторые документы, оформляемые на командировку ранее, были отменены. Так, теперь нет нужды в обязательном порядке оформлять:
Подпишитесь на рассылку
Яндекс.Дзен ВКонтакте Telegram
- служебное задание;
- командировочное удостоверение;
- отчет о командировке.
Кроме того, отменена обязанность вести журнал учета командированных работников. Справедливости ради стоит отметить, что некоторые работодатели остались верны прежнему порядку документирования командировочных выездов и установили обязанность оформлять перечисленные документы внутренними распоряжениями по организациям. Однако и в таких случаях основным документом для направления в служебную командировку с точки зрения законодательства является приказ.
Конкретная форма приказа законом не утверждена. При этом предприятия предпочитают использовать унифицированные формы приказа № Т9 (о направлении работника в командировку) либо № Т9а (о направлении группы работников в командировку), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, хотя с 01.01.2013 использование форм первичных учетных документов и не является обязательным.
Бланк формы Т-9 можно скачать по ссылке ниже.
В любом случае в приказе необходимо указать следующую информацию (ст.9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 №402-ФЗ):
- наименование организации;
- дату составления и номер распорядительного документа;
- данные сотрудника, наименование его должности;
- данные о месте, куда направляется работник для выполнения задания;
- длительность командировки (даты отъезда и прибытия);
- цель командировки;
- подробности использования транспорта (личный, служебный, общественный и т. д.);
- сведения об организации, которая возместит работнику командировочные расходы.
Приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченный сотрудник. Командированный работник также должен подписать приказ, подтверждая таким образом факт ознакомления с ним.
Образец заполнения приказа по форме Т-9 можно скачать по ссылке ниже.
Аренда имущества у работника для использования в служебных целях
Действующее законодательство позволяет заключать договор аренды в отношении любого личного имущества сотрудников фирмы – пункт об аренде имущества в трудовом договоре или отдельное соглашение позволяет предприятию пользоваться в служебных целях машиной, грузовиком, ноутбуком, копировальным аппаратом и любой другой вещью, имеющейся во владении у нанятого подчиненного. Директор также является служащим предприятия, поэтому его автомобиль подчиняется тем же требованиям, что имущество любого другого сотрудника.
Важно! Заключать слишком много договоров аренды личного имущества с сотрудниками не безопасно – налоговая инспекция может выдвинуть претензии, назначить внеплановые проверки и доначислить налог, если выяснится, что подобные соглашения заключались с целью ухода от страховых взносов. Лучше, чтобы все арендованное у работников имущество всегда находилось в нужном месте.
За то, что личное имущество используется в служебных целях, работник-владелец получается арендную плату. В связи с этим его ежемесячная зарплата начисляется двумя частями – непосредственно оплата труда и арендные платежи. Сумма, относящаяся к аренде того же автомобиля, не будет облагаться страховыми взносами, поскольку данная выплата, согласно положениям Налогового Кодекса, признается вознаграждением, связанным с передачей имущественных прав. Работодатель имеет законное право учитывать данные выплаты при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
Важно! Именно потому, что арендная плата не облагается страховыми взносами, не следует делать так, чтобы данная сумма превышала зарплату сотрудника. Это вызовет подозрение контролирующих органов.
Ответы на распространенные вопросы о том, как оформить служебную поездку, если использовался автомобиль директора для командировок
Вопрос №1: Сотрудник, вернувшись из командировки, должен составить авансовый отчет и приложить к нему, помимо прочего, чеки на оплату бензина. Мы отправили в эту служебную поездку сразу несколько работников на личном транспорте. Но бензин оплачивал исключительно водитель, поэтому не у всех командированных имеется платежный документ об оплате ГСМ, привлечет ли это внимание налоговой инспекции?
Ответ: Если командированных на собственных автомобилях несколько, путевой лист следует оформить только на водителя. В Вашем случае покупкой бензина занимался именно водитель, поэтому от остальных работников не требуется предоставления чеков на оплату ГСМ.
Вопрос №2: Наша фирма использует собственный, разработанный внутри компании, бланк путевого листа. Сотрудники налоговой службы собираются подать на нас в суд за уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль на стоимость бензина, который был израсходован в командировке директором, поехавшим на личном автомобиле. Претензия заключается в том, что в путевом листе не указан маршрут поездки. Следует ли нам опасаться суда?
Ответ: Как показывает судебная практика, подобные суды всегда выигрывает фирма-налогоплательщик. Если вы используете собственный бланк путевого листа, и в нем присутствуют все обязательные реквизиты (маршрут поездки к таковым не относится), и у вас имеются подтверждающие расходы документы, налоговые органы не смогут взыскать «не уплаченный» налог на прибыль.
Действующее законодательство позволяет заключать договор аренды в отношении любого личного имущества сотрудников фирмы — пункт об аренде имущества в трудовом договоре или отдельное соглашение позволяет предприятию пользоваться в служебных целях машиной, грузовиком, ноутбуком, копировальным аппаратом и любой другой вещью, имеющейся во владении у нанятого подчиненного. Директор также является служащим предприятия, поэтому его автомобиль подчиняется тем же требованиям, что имущество любого другого сотрудника.
За то, что личное имущество используется в служебных целях, работник-владелец получается арендную плату. В связи с этим его ежемесячная зарплата начисляется двумя частями — непосредственно оплата труда и арендные платежи. Сумма, относящаяся к аренде того же автомобиля, не будет облагаться страховыми взносами, поскольку данная выплата, согласно положениям Налогового Кодекса, признается вознаграждением, связанным с передачей имущественных прав. Работодатель имеет законное право учитывать данные выплаты при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
Едем в командировку на личном автомобиле
Семенихин Виталий Викторович,
консультант-эксперт по финансовым, экономическим, налоговым, правовым и бухгалтерским вопросам
Журнал «В курсе правового дела», № 15, 2010 год
Добраться до места командирования работник фирмы может как транспортом общего пользования, так и на собственном авто — ни ТК РФ, ни Положение об особенностях направления сотрудников в служебные командировки1 не содержат ограничений. При этом трудовое право обязывает возместить ему расходы на проезд2. Возмещение проезда на личном транспорте возможно посредством выплаты командированному работнику компенсации за использование личного автомобиля или путем заключения договора аренды его автомобиля. Рассмотрим в статье каждый из указанных вариантов.