Как заполнять форму ЕФС-1 в 2023 году: ответы ПФР на вопросы страхователей

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнять форму ЕФС-1 в 2023 году: ответы ПФР на вопросы страхователей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Раздел заполняется в случае, если ОДВ-1 подается одновременно с формами СЗВ-СТАЖ (с типом сведений «Исходная») и СЗВ-ИСХ, в которых содержатся сведения о застрахованных лицах, имеющих право досрочного выхода на пенсию.

Раздел 5. Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»

В этом разделе указываются следующие данные:

• наименование структурного подразделения;
• наименование профессии, должности и количество рабочих мест в соответствии со штатным расписанием;
• количество фактически работающих;
• характер выполняемых работ и дополнительные условия труда;
• наименование первичных документов, подтверждающих занятость в особых условиях;
• код особых условий труда (выслуги лет);
• код позиции списков № 1 и 2.

В соответствующих полях автоматически указываются общее количество рабочих мест и количество фактически работающих в особых условиях труда.

Ответственность за ошибки в ЕФС-1

Ответственность работодателей за нарушение правил сдачи отчетности по персонифицированному учету указана в Законе от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ, а именно:

• штраф 500 руб. по каждому застрахованному лицу (исключение — информация о трудовой деятельности) — за несдачу или несвоевременную сдачу, за неполные или ошибочные сведения;
• штраф 1 000 руб. — за нарушение порядка подачи в виде электронных документов.

При нарушениях в разделе 2 штрафы аналогичные, как и по отчету 4-ФСС. Несдача информации — штраф 5% от суммы, начисленной за последние три месяца, но не больше 30% и не меньше 1 000 руб. (ст. 26.30 Закона от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ).

С 2023 года в Закон от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ внесут корректировки на основании Закона от 14.07.2022 г. в части применения штрафов. Работодатель сможет их избежать, когда:

• сдаст уточненный отчет в течение 5-ти рабочих дней после получения уведомления об ошибках или несоответствиях;
• исправит ошибку до того, как поступит такое уведомление, то есть до ее обнаружения специалистами фонда.

Порядок заполнения ОДВ-1 при сдаче СЗВ-СТАЖ за 2019 год

Форма ОДВ-1 включает в себя 5 разделов. Первые три раздела заполняются всегда, Раздел 4 при сдаче СЗВ-СТАЖ не заполняется вообще, а Раздел 5 — при необходимости. Для наглядности приведем информацию о заполняемых разделах в таблице:

Раздел ОДВ-1	Тип СЗВ-СТАЖ
Исходная	Дополняющая	Назначение пенсии
1-3	Да	Да	Да
4	Нет	Нет	Нет
5	Да*	Нет

* Сведения в Раздел 5 вносятся только, если в СЗВ-СТАЖ заполнены графы 9, 10, 12 Раздела 3.

Общие требования к составлению

Инструкция и ключевые правила, как заполнить форму ОДВ-1 за 2019 год:

1. Отчетный документ составляют как в электронном виде, так и на бумаге. Ключевое условие определения формы сдачи отчетности — количество работников. Если численность менее или равна 24, то разрешено отчитаться на бумаге. Если в учреждении трудятся 25 и более человек, то только в электронном виде.
2. Отчет заверяют подписью ответственного лица, который внес сведения, и подписью руководителя организации и скрепляют печатью. Страхователь, который не имеет статуса юрлица, подписывает документ лично.
3. Заполнить бумажную отчетность допускается от руки либо с помощью компьютера. При рукописном варианте вписывайте данные печатными буквами. Допустимо использовать чернила любых цветов, кроме зеленого и красного.
4. Каждый отчет о застрахованных лицах формируется в отдельный пакет, который сопровождается формой ОДВ-1. Если организация сдает СЗВ-КОРР (кроме отчета с пометкой «особая»), то заполняются 1, 2 и 3 разделы сопроводительной описи. Когда заполняется раздел 4 ОДВ-1? Он заполняется при отправке СЗВ-КОРР «особая» или СЗВ-ИСХ. Пятый раздел заполняется, если в СЗВ-СТАЖ или СЗВ-ИСХ имеются данные о гражданах, трудящихся на должностях, указанных в пунктах 1-18 части 1 статьи 30 Федерального закона от 28.12.2013 № 400.
5. Для сопроводительной описи предусмотрены три типа отчетности: исходная, корректирующая и отменяющая. Исходный тип устанавливается при первичной отправке сведений, отменяющий — для отмены неверной или ошибочной информации, содержащейся в описи, корректирующий — для внесения соответствующих корректировок.
6. Код отчетного периода указывайте в соответствии с данными, регламентированными в специальном классификаторе. Классификатор найдете в приложении к Постановлению ПФР № 507п. Используйте таблицу:

№	Отчетный период	Календарный период
код	год
Для отчетных периодов 1996 года	3	1996	с 01.01.1996 по 30.09.1996
2.	4	1996	с 01.10.1996 по 31.12.1996
3.	0	1996	с 01.01.1996 по 31.12.1996
Для отчетных периодов 1997-2000 гг.	2	гггг	с 01.01.гггг по 30.06.гггг
5.	4	гггг	с 01.07.гггг по 31.12.гггг
6.	0	гггг	с 01.01.гггг по 31.12.гггг
Для отчетных периодов 2001 года	2	2001	с 01.01.гггг по 30.06.2001
8.	4	2001	с01.07.гггг по 31.12.2001
9.	0	2001	с 01.01.гггг по 31.12.2001
10.	5	2001	с 01.01.гггг по 31.03.2001
11.	6	2001	с 01.04.гггг по 30.06.2001
12.	7	2001	с 01.07.гггг по 30.09.2001
13.	8	2001	с 01.10.гггг по 31.12.2001
14.	1	2001	с 01.01.гггг по 30.09.2001
15.	3	2001	с 01.04.гггг по 30.09.2001
16.	9	2001	с 01.04.гггг по 31.12.2001
Для отчетных периодов 2002-2009 гг.	0	гггг	с 01.01.гггг по 31.12.гггг
Для отчетных периодов 2010 г.	1	2010	1 полугодие 2010
19.	2	2010	2 полугодие 2010
20.	0	2010	Весь год 2010
Для отчетных периодов 2011-2013 гг.	1	гггг	С 01.01.гггг по 31.03.гггг
22.	2	гггг	С 01.04.гггг по 30.06.гггг
23.	3	гггг	С 01.07.гггг по 30.09.гггг
24.	4	гггг	С 01.10.гггг по 31.12.гггг
25.	0	гггг	С 01.01.гггг по 31.12.гггг
Для отчетных периодов с 2014 года	3	гггг	С 01.01.гггг по 31.03.гггг
27.	6	гггг	С 01.04.гггг по 30.06.гггг
28.	9	гггг	С 01.07.гггг по 30.09.гггг
29.	0	гггг	С 01.10.гггг по 31.12.гггг
30.	4	гггг	С 01.01.гггг по 31.12.гггг
Для отчетных периодов с 2021 года	0	гггг	С 01.01.гггг по 31.12.гггг

Отчетная форма утверждена Пенсионным фондом еще в 2021 году. В отдельном постановлении Правления ПФ РФ №507п от 06.12.2018 регламентирован не только бланк, но и правила его заполнения: кто сдает отчет ОДВ-1 и в каком случае заполняется эта форма. Этот специализированный бланк отчетной документации сдается страхователями при составлении отдельных видов отчетности и содержит индивидуальные сведения о застрахованных работающих гражданах. Отчет прикладывается к другим документам и содержит информацию непосредственно о страхователе.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно заполнить форму СЗВ-СТАЖ.

, чтобы прочитать.

Чтобы определить, надо ли сдавать ОДВ-1 за 2021 год и какие разделы в отчете заполнить, воспользуйтесь нашей таблицей-шпаргалкой.

Как заполнить отчет ОДВ-1 за 2021:

Основной отчет	Вид основного отчета	Раздел
1	2	3	4	5
СЗВ-СТАЖ	Исходная, содержит сведения о лицах, имеющих право на досрочное назначение пенсии	+	+	+	—	+
Во всех остальных случаях	+	+	+	—	—
СЗВ-ИСХ	Содержит сведения о лицах, имеющих право на досрочное назначение пенсии	+	+	+	+	+
Во всех остальных случаях	+	+	+	+	—
СЗВ-КОРР	Корректирующая	+	+	+	—	—
Отменяющая	+	+	+	—	—
Особая	+	+	+	+	—

Поскольку отчеты СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ применяются все реже, покажем образец заполнения описи к форме СЗВ-СТАЖ.

Определяем тип сведений

Заполнение ОДВ-1 за 2021 год необходимо при предоставлении других форм персучета: СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР. От того, к какому из этих отчетов составляется опись, зависят правила ее заполнения.

Рассмотрим, как заполнить форму ОДВ-1 за 2021 год в программе ПФР, подобно.

В любом случае заполнение отчета начинается с определения его типа. Отчетность бывает:

1. Исходная — подается при первичной подаче в комплекте с основным документом.
2. Корректирующая — предоставляется, если вносятся исправления в раздел 5 исходной отчетности.
3. Отменяющая — предоставляется, если отменяются данные, указанные в исходной форме в разделе 5.

Тип предоставляемой формы необходимо обозначить, поставив знак «Х» в соответствующем окошке.

Для чего нужна анкета

Если у трудоустраиваемого гражданина отсутствует страховое свидетельство, то по ФЗ №27 за работодателем закрепляется обязательство по подаче анкеты на его получение. Если в компанию приходит новый специалист, который ранее не трудился официально, поэтому им никогда не оформлялся СНИЛС, то персонифицированные сведения о гражданине отправляются представителям ПФ непосредственным работодателем.

На основании анкеты АДВ-1 формируется и выдается страховое свидетельство. В законодательстве строго закреплены сроки, в течение которых руководитель предприятия обязан передавать анкету работникам ПФ за новых специалистов. На это дается 14 дней с момента подписания договора.

Общий алгоритм заполнения ОДВ-1

ОДВ-1 состоит из 5 разделов. Но необходимость заполнения каждого из них зависит от того, какую форму сопровождает ОДВ.

Какие разделы ОДВ-1 к СЗВ-СТАЖ нужно заполнять, рассмотрим в таблице.

Раздел ОДВ-1	Тип СЗВ-СТАЖ
Исходная	Дополняющая	Назначение пенсии
1-3	Да	Да	Да
4	Нет	Нет	Нет
5	Да*	Нет

* Раздел 5 заполняется только в том случае, если в СЗВ-СТАЖ заполнены сведения в гр. 9, 10, 12 табл. 3.

Если страхователь оформляет несколько отчетов СЗВ (ИСХ, КОРР, СТАЖ), форма ОДВ-1 заполняется на каждый отчет.

Сопроводительная форма ОДВ-1 (образец заполнения)

Актуальный ОДВ-1 — формат сопроводительного документа, по которому отчитываются все обязанные лица, кроме ИП без работников.

В нем обобщенно отображают сведения о страхователе. Введен документ с 2017 г., подается в отделение ПФР по месту регистрации обязанного лица вкупе со СЭВ-СТАЖ, СЭВ-КОРР, СЭВ-ИСХ.

Структура формы образуется из 5 разделов, может включать разные типы информации:

1. «Исходная» — формирует стандартный комплект документов вкупе с одной из 3 ключевых форм персонифицированной отчетности.
2. «Исходная» вкупе с «Корректирующая» (если корректируется раздел 5).
3. «Исходная» вкупе с «Отменяющая» (если отменены данные раздела 5).

Требуемый тип отмечается по соответствующей позиции знаком «Х».

Комплект документов	Пояснения	Сроки подачи
ОДВ-1 вкупе со СЭВ-СТАЖ	В ОДВ-1 вносятся обобщенные сведения о количестве сотрудников, по которым имеется информация в СЭВ-СТАЖ;заполняются 1,2,5 разделы сопроводительной формы;при увольнении работнику выдается выдержка из СЭВ-СТАЖ, при этом ОДВ-1 не оформляется	1. Подается ежегодно сразу после истекшего отчетного периода до 1 марта.2. При выходе сотрудника на пенсию данный пакет документов передается ПФР в течение 3 дней после подачи заявления будущего пенсионера
ОДВ-1 вкупе со СЭВ-ИСХ	Пакет формируется, когда нарушены сроки подачи документации;сведения вносятся по 1.2,4 разделам ОВД-1;актуален для тех обязанных лиц, кто не вел персонифицированную отчетность до 2016 г.	Страхователь вправе представить его в любое время, если сочтет нужным
ОДВ-1 вкупе со СЭВ-КОРР	Используется при коррекции учтенных данных на личных лицевых счетах;заполняются только 1—3 разделы ОДВ-1 (не относится к СЭВ-КОРР «Особая»)	Подается по инициативе страхователя, когда возникает необходимость корректировки погрешностей при их обнаружении

Нулевой ОДВ-1 не бывает. Персонифицированная информация, которая внесена в данную форму, передается вкупе с перечисленными документами ПФР с целью организации индивидуального учета. Сдать отчетность можно на электронном либо бумажном носителе.

Подача персонифицированной отчетности с опозданием даже на день либо не сдача ее является основанием для привлечения к ответственности страхователя. За нарушение сроков налагаются штрафные санкции. С обязанного лица взимается 500 руб. за каждого работника, по которому не представлены сведения.

Обязательство по формированию и сдаче перечисленных персонифицированных документов возникает у страхователя только при заключении трудовых договоров (ГПД) между нанимателем и работником.

Преимущества компании «ЭКОВОДСТРОЙТЕХ®»:

• конструкция максимально защищена от коррозии и других негативных факторов, что обуславливает длительный ресурс;
• высококачественные установки по ценам производителя;
• точное выполнение всех договорных обязательств;
• профессиональное сервисное обслуживание по гарантии или договору;гибкая система скидок, постоянные клиенты обслуживаются по бонусной программе;
• на складе в наличие большие партии приборов, возможна оперативная поставка крупных партий;
• профессиональное консультирование и помощь в подборе модели для конкретных условий эксплуатации;
• заявки на поставку обрабатываются оперативно;
• выполняет доставку в любой регион Российской Федерации.

СЗВ-СТАЖ: способ представления

Ответственность может применяться за различные виды нарушений:

• Отчеты по формам СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ, которые страхователь направил по почте без ОДВ-1, Пенсионный фонд не примет. В этом случае, а также если обнаружатся в ОДВ-1 неточности или ошибки, ПФР направит страхователю уведомление об устранении недочетов — исправить их нужно в течение 5 рабочих дней (ч. 5 ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…»).
• Если отчеты СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ сданы с опозданием, то страхователя оштрафуют. Величина штрафа составит 500 руб. за каждого сотрудника, на которого подали или должны были подать отчет (абз. 3 ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
• Если отчет сдан на бумаге, а количество сотрудников равно 25 и больше, то страхователя оштрафуют на 1 000 руб.
• Если не представить в ПФР сведения персонифицированного учета в срок или сдать неполностью, должностных лиц оштрафуют на 300–500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП).

Что содержит корректирующая форма отчета

Администратором отчетности в сегменте учета персонифицированных данных является Пенсионный фонд РФ. Именно в ПФР необходимо подавать формы, в которых отображаются сведения по персонифицированному учету об официально трудоустроенных физических лицах. Формированием такой отчетности и ее подачей должны заниматься работодатели.
Сведения ОДВ-1 – кто сдает эту форму:

• юридические лица, которые используют наемный труд, что подтверждается действующими трудовыми контрактами с физическими лицами (включая договоры ГПХ, с вознаграждений по которым начисляются «пенсионные» страховые взносы);
• частные предприниматели, которые привлекают к работе сторонних специалистов на основе трудовых договоров и договоров ГПХ (если ИП работает сам на себя без посторонней помощи, он не считается работодателем, предприниматель не может обозначить себя как штатную единицу).

Общие требования к составлению

ОДВ-1 состоит из 5 разделов. Но необходимость заполнения каждого из них зависит от того, какую форму сопровождает ОДВ.

Какие разделы ОДВ-1 к СЗВ-СТАЖ нужно заполнять, рассмотрим в таблице.

Раздел ОДВ-1	Тип СЗВ-СТАЖ
Исходная	Дополняющая	Назначение пенсии
1-3	Да	Да	Да
4	Нет	Нет	Нет
5	Да*	Нет

* Раздел 5 заполняется только в том случае, если в СЗВ-СТАЖ заполнены сведения в гр. 9, 10, 12 табл. 3.

Если страхователь оформляет несколько отчетов СЗВ (ИСХ, КОРР, СТАЖ), форма ОДВ-1 заполняется на каждый отчет.

Похожие записи:

• Программа «Молодая семья» в 2023 году — условия ипотеки
• Воссоединение семьи в России: особенности федеральной программы
• Гарантия на зимнюю обувь по законодательству