как правильно посчитать 5 дней со дня получения требования
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «как правильно посчитать 5 дней со дня получения требования». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Течение срока исполнения документа в делопроизводстве обычно начинается именно с той даты, которая указана в документе или иным образом определена (а не на следующий день, как это принято в гражданско-правовой практике).
Что такое срок исполнения документа
Сроки исполнения документов
(в ред. Приказа Росимущества от 26.01.2018 N 19)
(см. текст в предыдущей редакции)
Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.
4.14. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя Росимущества, заместителя руководителя Росимущества, начальника управления (отдела Росимущества) и фиксируется в автоматизированной информационной системе.
4.15. При необходимости продления срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Правительства, Министерства головной исполнитель не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения представляет руководителю Росимущества, его заместителю служебную записку вместе с проектом письма в соответствующий федеральный орган, содержащие мотивированную просьбу об изменении срока.
При необходимости изменения срока исполнения иного документа головной исполнитель не позднее трех дней до истечения этого срока представляет руководителю Росимущества служебную записку, содержащую мотивированную просьбу о его продлении.
Срок исполнения поручений, содержащихся в актах Правительства, протоколах заседаний Правительства, координационных и совещательных органов Правительства, возглавляемых Председателем Правительства; поручений Председателя Правительства, содержащихся в протоколах проведенных им совещаний и в резолюциях; поручений Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, данных во исполнение поручений Правительству, содержащихся в указах или распоряжениях Президента Российской Федерации, а также во исполнение поручений или указаний Президента Российской Федерации Правительству, не продлевается.
(абзац введен Приказом Росимущества от 26.12.2012 N 313)
При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению в первоначальный срок поручений, указанных в предыдущем абзаце, следует не позднее чем за 5 дней до истечения половины срока представить в Правительство обоснованные предложения по корректировке срока исполнения. Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложения по его корректировке представляются в Правительство не позднее 30 дней со дня подписания поручения.
(абзац введен Приказом Росимущества от 26.12.2012 N 313)
Срок исполнения срочных поручений не продлевается и не корректируется.
(абзац введен Приказом Росимущества от 26.12.2012 N 313)
Предложения о корректировке сроков исполнения оперативных поручений могут направляться в Правительство в течение одного рабочего дня с момента подписания поручения.
(абзац введен Приказом Росимущества от 26.12.2012 N 313)
В случае если поручение не исполнено в установленный срок, оно признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению остается за Росимуществом.
(абзац введен Приказом Росимущества от 26.12.2012 N 313)
Росимущество в течение трех дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет в Правительство объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.
(абзац введен Приказом Росимущества от 26.12.2012 N 313)
4.16. Сведения об изменении сроков исполнения документов в автоматизированную информационную систему вносятся Управлением информационной политики, делопроизводства и архива на основании документов о продлении сроков (новый срок, дата изменения).
Перенос срока исполнения документов
Срок исполнения документов должен быть реальным и учитывать время, необходимое для выполнения технических операций исполнителя с документами, степень загруженности сотрудников.
Возможно ли изменение срока исполнения документа? Да:
Нередко случается так, что после детальной проработки поручения ответственным исполнителем выясняется, что срок, отведенный руководителем, недостаточен. В этом случае ответственный исполнитель информирует руководителя, осуществляющего контроль исполнения документа по существу, и обозначает возникшие проблемы, обосновывает реальный срок исполнения. Далее возможно изменение срока исполнения, но только после информирования руководителя, который его установил. Обычно информирование руководителя о необходимости изменения срока исполнения документа осуществляет тот, кто контролирует исполнение документа по существу.
Документом, регламентирующим процедуру контроля исполнения документов на предприятии, должен быть предусмотрен порядок изменения срока исполнения или снятия документа с контроля в случае, если отпала необходимость его выполнения.
Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу при получении документа исполнителем или до истечения срока исполнения документа. В случае нарушения этих условий документ будет считаться невыполненным.
В ходе исполнения руководитель может не только изменить сроки исполнения документа, но и уточнить задание, изменить состав исполнителей и соисполнителей. Все эти сведения в случае их изменения немедленно сообщаются ответственным исполнителем в группу контроля.
Но возможны и такие ситуации, когда срок выполнения поручения, что называется, «сорван», т.е. поручение своевременно не выполнено. Для таких случаев в соответствующем регламентирующем документе необходимо предусмотреть ответственность для «нарушителей».
Эта ситуация нашла отражение в Регламенте Правительства РФ:
«В случае если поручение не исполнено в установленный срок, исполнитель (головной исполнитель) поручения в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет в Правительство объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения».
Проанализировав исчисление сроков исполнения поручений и документов, мы видим, что проблема эта не так проста, как кажется. Поэтому вопрос исчисления срока исполнения должен быть детально регламентирован в ваших организационно-распорядительных документах. Кроме того, сам документооборот организации должен быть выстроен так, чтобы исключить задержки документов.
Сроки подготовки документов на требование налоговой
Налогоплательщик обязан представить документы в течение сроков, установленных ст. 88 и 93 НК РФ. Обычно этот период составляет 5 рабочих дней с момента получения распоряжения из ФНС. Например, если требование поступило 21.12.20 (понедельник), то отсчет пяти рабочих дней начнется со вторника 22.12.20, и последним днем в этом случае является 28.12.20. За этот период следует подготовить все копии и представить их в ФНС лично, по телекоммуникационным каналам или Почтой России.
Если ФНС требует обоснования той или иной суммы в декларации, следует учитывать, что срок ответа на требование о предоставлении пояснений составляет пять рабочих дней. За этот период налогоплательщик обязан представить письмо с объяснением сумм, указанных в отчетности, либо сдать уточненную декларацию.
Если же ФНС проводит встречную ревизию с целью уточнения правомерности возмещения НДС, то в тот же период следует представить копии документов, указанных в поручении. Для этого необязательно ехать в инспекцию: НК РФ предусматривает возможность представления ответа в электронном виде (п. 2 ст. 93 НК РФ).
По требованиям, полученным в рамках налоговой проверки, надлежит подготовить ответ в течение 10 рабочих дней. Такие ревизии обычно проводятся по начислениям налога на прибыль или страховых взносов.
Обратите внимание на сроки ответа по различным видам проверок:
| Вид требования | Установленный срок ответа, раб. дней | Нормативно-правовой акт |
|---|---|---|
| Пояснения (камеральная проверка) | 5 | 8 НК РФ |
| Встречка (НДС) | 5 | П. 3 ст. 93 НК РФ |
| Налоговая проверка (налог на прибыль, страховые взносы и др.) | 10 | П. 5 ст. 93.1 НК РФ |
Нашу статью начнем с судебного примера — сразу оговорюсь, компания в споре проиграла. Итак:
Федеральное государственное казенное учреждение «Дальневосточное территориальное управление имущественных отношений» Министерства обороны Российской Федерации (сокращенно — ФГКУ «ДВТУИО» Минобороны РФ) обратилось в Арбитражный суд Приморского края с заявлением к Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы № 11 по Приморскому краю о признании недействительным решения от 1 августа 2019 года № 4132. Документом указанное учреждение привлекалось к ответственности по пункту 1 статьи 129.1 НК РФ — неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) лицом сведений, которые в соответствии с НК РФ это лицо должно сообщить налоговым контролерам.
Обосновывая свои требования, казенное учреждение ссылалось на то, что в рамках проводимой камеральной проверки юридическое лицо предоставило ревизорам все требуемые документы и пояснения по каждому объекту налогообложения. Когда от ИФНС поступило еще одно требование, выставленное по тем же основаниям, в отношении тех же объектов и по тем же причинам, учреждение направило ответ, в котором указало, что инспекторы требуют объяснения и документы, ранее уже представленные по аналогичному требованию. Ответ учреждения был составлен и направлен в срок, установленный пунктом 3 статьи 93 НК РФ. Документы и переписка, соответственно, прилагаются.
ИФНС № 11 по Приморскому краю возражала против заявленных требований, указывая на тот факт, что заявителю направлялись два разных требования, на каждое из которых необходимо было дать самостоятельный ответ. В рассматриваемом случае — пояснение в пределах срока, установленного абзацем 1 пункта 3 статьи 88 НК РФ.
Также налоговый орган сослался на тот факт, что регистрация учреждением в своем внутреннем учете исходящей корреспонденции письма и присвоение ему исходящего номера в пределах срока, установленного абзацем 1 пункта 3 статьи 88 НК РФ, не означает его своевременного направления ревизорам. В соответствии с данными Почты России трек-номер отправлению присвоен позже срока ответа проверяющему органу, установленному Налоговым кодексом.
Данные факты подтверждены документами, которые суд изучил в ходе рассмотрения дела и дал им надлежащую оценку в вынесенном решении.
Итак, заявителю было отказано в удовлетворении требований. Решение суда первой инстанции поддержали апелляционная и кассационная инстанции, оставив его без изменений, а жалобы без удовлетворения — решение от 14 февраля 2020 года по делу А51-25211/2019, вынесенное АС Приморского края, Постановление АС Дальневосточного округа от 31 июля 2020 года № Ф03-2743/2020 по делу № А51-25211/2019.
Ошибка заявителя, из-за которой и было вынесено такое решение, — в несоблюдении сроков направления ответа налоговикам. Давайте подробнее рассмотрим, в какие же сроки необходимо отвечать налоговой инспекции, если она обратила на вас свое всевидящее око.
Ведение контроля исполнения документов и поручений
На контроль ставятся все документы, требующие исполнения, т.е. принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа.
Если в организации для регистрации документов используется журнальная форма регистрации, то для контроля заводятся специальные контрольные карточки или еще один (контрольный) журнал. Журнальную форму эффективно применять в организациях, где отдельно выведена работа с конфиденциальной информацией и в организациях с небольшим объемом документооборота.
Примерная форма контрольного журнала
|
№ пп |
Дата и регистрационный № документа |
Срок исполнения |
ФИО исполнителя |
Отметка об исполнении | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Контроль исполнения документов предполагает систематический мониторинг действий сотрудников, осуществляемый силами подразделения ДОУ.
В ГОСТе выделяют два самостоятельных вида контроля:
- Действий. Он предполагает проверку действий исполнителя, получившего поручение руководства на обработку документа. Условиями для возникновения такого контроля являются регистрация документа в журналах подразделения делопроизводства, оформление официального поручения, выполнение которого ограничено временными рамками.
- Местонахождения. Он применяется, когда документ покидает подразделение делопроизводства и оказывается у сотрудников, руководства, контрагента или государственной организации, например, подлинник свидетельства о собственности отдается для регистрации сделки. В этом случае все перемещения документа должны отслеживаться и фиксироваться в журналах или при помощи расписок с указанием участников и времени передач.
Организации традиционно совмещают оба вида контроля, отдавая приоритет контролю действий, как более важному с точки зрения бизнес-процессов. Тратить человеческие и временные ресурсы на отслеживание пути каждого бумажного документа бывает нецелесообразно, в большинстве случаев они движутся по компании без отражения пути их передвижения в бумажных регистрах. При внедрении системы электронного документооборота задача по контролю местонахождения упрощается, электронные версии писем и договоров в установленные сроки оказываются в компьютере исполнителя, в то время как их бумажные оригиналы не покидают подразделения делопроизводства или архива.
Результаты правильно построенной системы контроля исполнения документов выражаются в двух позитивных вариантах:
- повышается исполнительская дисциплина, сокращаются сроки и улучшается качество исполнения поручений;
- собирается статистическая информация, позволяющая оценить работу подразделений и исполнителей, выявить проблемные участки в работе.
На основании работы подразделения ДОУ по анализу информации определяются некоторые ключевые показатели эффективности, используемые в системах мотивации. ДОУ в свою очередь на основе анализа вносит предложения об изменении в процедурах движения документов.
В регламенте должны быть точно описаны все этапы контроля исполнения документов, это облегчает работу и службе ДОУ, и причастным подразделениям.
Стандартно процесс выполнения выглядит следующим образом:
- постановка на контроль с момента определения важности документа и принятия решения о мониторинге процесса его обработки;
- проверка, вовремя ли секретариат или специалисты подразделения ДОУ вручили поручение сотруднику для исполнения;
- промежуточный контроль или напоминание о скором истечении срока выполнения;
- окончательная проверка исполнения;
- снятие документа с контроля;
- определение судьбы документа – подшивка в дело, отправка в архив, возвращение отправителю;
- сбор и анализ статистики;
- информирование руководства о результатах анализа, формирование предложений.
Постановка на контроль осуществляется в следующих вариантах:
- на бумажном носителе информации проставляется отметка;
- в журналах учета, бумажных и электронных, делается запись;
- в системе электронного документооборота проставляется метка в специальном поле.
Далее документ передается исполнителю. Если нет прямой необходимости работы с оригиналом или работник не является ответственным за хранение этого типа документов, например, претензии хранятся в юридическом отделе, а запросы налоговой инспекции в бухгалтерии, сотруднику передается копия. Он расписывается о ее получении, тем самым подтверждая свое согласие с поручением и уведомление о сроках его выполнения. Если в поручении указано несколько исполнителей, копии документов передаются каждому из них, а оригинал – ответственному лицу, оно обычно указывается в поручении первым.
При передаче документов между исполнителями обычно не требуется фиксации этого в журналах учета, за исключением случаев, когда на письме или договоре стоит гриф секретности.
В процессе исполнения регулярно производится напоминание об истечении срока работы с поручением. Оно делается сотруднику или структурному подразделению организации по телефону, в виде sms-сообщения или на электронную почту.
Если поручение предполагает длительный срок выполнения, напоминания делаются по определенному регламенту:
- для задач последующих лет (построить завод) – раз в год;
- для задач, рассчитанных на несколько месяцев, – раз в месяц;
- для заданий текущего месяца – раз в десять дней.
По истечении сроков проводится итоговый контроль. Исполнитель предъявляет результат работы – отправленное письмо, заключенный договор, поступление средств от контрагента, которому направлялась претензия. После этого поручение снимается с контроля.
Процесс контроля не может быть полностью автоматизирован. Сотрудник ДОУ обязан проверить не только сроки и факт выполнения поручения, но и его суть. Именно это делает необходимым принятие в организации регламента контроля исполнения документов и поручений.
Автоматизированная система мониторинга
В последнее время многие предприятия используют в работе компьютерные программы, базы данных. Автоматизированные системы существенно облегчают деятельность организаций, экономят время сотрудников.
При регистрации документов постановка на контроль осуществляется автоматически при заполнении графы «Срок исполнения». Одновременно на сам документ может ставиться штамп о принятии его на контроль. Ее наличие в большей степени необходимо для исполнителя.
Для обеспечения текущего контроля ответственные сотрудники ежедневно обычно в начале дня проверяют перечень документов, время исполнения которых истекает в этот день. На предприятиях, использующих систему внутренней электронной почты, предупреждения об истекающих периодах отправляется на ПК исполнителя в автоматизированном режиме. Кроме того, можно настроить программное обеспечение так, чтобы соответствующие бумаги распечатывались автоматически.
Что подразумевает срок исполнения документа
Сроки исполнения документов существуют в каждой организации и отображают временные рамки, в течение которых поручение или решение по данной деловой бумаге должно быть исполнено. При этом существует два вида: они могут быть как типовыми, так и индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов определяются постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452. Ознакомиться с данным документом более подробно вы можете по этой ссылке .
Из названий становится понятно, что типовые сроки исполнения документов устанавливаются определенными нормативными актами и законами. Данная категория имеет определенные временные рамки, в течение которых должны быть приняты определенные меры в отношении данной деловой бумаги.
К примеру, ярким представителем типовых сроков являются письменные обращения граждан в государственные сроки. По законодательству на их рассмотрение выделяется 30 дней. Более подробно о рассмотрении обращений граждан вы можете узнать .
Название индивидуальных сроков говорит само за себя. В данном случае время, отведенное на выполнение деловой бумаги, устанавливается непосредственно в рамках одной компании. Как правило данная категория закрепляется изданием соответствующего документа. В этом случае порядок и время рассмотрения определенных категорий деловых бумаг может быть закреплен в инструкции по делопроизводству. При этом установленный период выполнения документа может быть изменен только внесением соответствующего изменения в саму инструкцию.
Важно понимать, что сроки исполнения документов устанавливаются для того, чтобы унифицировать всю работу с документами в организации. Именно их наличие позволяет качественно и своевременно осуществлять работу в отношении входящей документации, выполнять поручения и приказы руководителя и т.д. Таким образом, наличие временных рамок помогает существенно регламентировать работу в отношении определенных категорий деловых бумаг.
Определение срока исполнения
Как уже было сказано выше, сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Для определения типовых сроков секретарям удобнее всегда иметь под рукой перечень данных временных рамок. Наличие такой шпаргалки позволит не допустить срыва исполнения, что может привести к определенным последствиям, в том числе и административным наказаниям.
В случае, если речь идет о входящих документах, как правило, автор письма самостоятельно указывает срок, в течение которого требования по данной деловой бумаге должны быть выполнены. При отсутствии срока во входящем документе, он может быть проставлен в виде резолюции руководителем компании при рассмотрении деловой бумаги.
Вся документация с пометкой «Срочно» подлежит исполнению в течение 3 дней. При этом речь идет о календарных днях. В таком случае, если письмо с данной отметкой поступило в вашу организацию в пятницу, рекомендуем незамедлительно передать его исполнителю, так как срок его исполнения подойдет к концу уже в понедельник.
Также при нанесении резолюции на документ рекомендуем уточнять, в календарных или рабочих днях исчисляется указанный временной период. Подобное уточнение поможет исполнителю выполнить все требования точно в срок. Более подробно об использовании резолюции со сроком исполнения вы можете узнать .
При этом началом срока исполнения входящего документа является дата его поступления в вашу организацию. При работе с внутренней документацией началом срока принято считать тот день, когда деловая бумага была подписана, утверждена или в ее отношении было принято решение.
Постановка документов на контроль
На каждом документе в верхнем правом поле необходимо проставить отметку о контроле. Для этой цели лучше всего подойдет штамп, а кроме того, в эту отметку должно быть включено указание на определенный срок исполнения документа.
Документы с типовыми сроками исполнения можно поставить на контроль уже в ходе регистрации в службе делопроизводства, а затем они могут быть переданы на исполнение сразу в соответствующие структурные подразделения. Таким образом, этап рассмотрения документов проходит без рассмотрения руководством компаний.
Все другие документы можно поставить на контроль в соответствии с указанными в резолюции сроками, то есть после рассмотрения бумаг руководством. В резолюции к документу должна содержаться информация об исполнителе (или исполнителях), сроке и сути поручения.
Например, это может выглядеть так: «Свиридову А.И. Представить на подпись акт инвентаризации. Срок – 31.07.2014. Подпись руководителя 20.07.2014».
Зачастую при оформлении типовых документов, которые имеют понятный из текста смысл, а также повторяются с определенной периодичностью, в резолюции достаточно указать только фамилию исполнителя. Естественно, служба делопроизводства не ставит на контроль документы такого рода.
Служба делопроизводства делает на всех документах, подлежащих контролю, соответствующие пометки об исполнителе и сроке исполнения в базе регистрации документации. Данная база может представлять собой журнал регистрации или контрольно-регистрационные карточки, независимо от того ведутся ли они в электронном виде или на бумажном носителе.
В тот же день (или иногда на следующий), когда документы с резолюцией возвращаются в службу делопроизводства, их передают на исполнение. Передача производится под роспись, чтобы подтвердить сам факт, а также время и получателя документов. Если в резолюции имеется сразу несколько исполнителей, то оригинал документа необходимо передать первому из указанных лиц.
Если производится электронная регистрация без использования системы электронного документооборота, то для получения подписей исполнителей необходимо будет распечатать соответствующие страницы журнала, в котором регистрируются входящие документы, или же сами регистрационные карточки. Если же в компании применяется СЭД, документы отправляют на исполнение прямо в электронном виде, для чего используются предусмотренные в системе программные средства.
Анализ результатов контроля исполнения документов
Служба делопроизводства обязана проводить анализ результатов осуществления контроля исполнительской дисциплины. Это необходимо для того, чтобы повышать эту дисциплину, а также искать пути улучшения работы в данном направлении. Кроме того, в обязанности этого отдела входит информирование руководства организации для того, чтобы можно было делать дальнейшие организационные выводы.
Решения поставленной задачи можно добиться путем составления разных справок. Наибольший интерес представляет информация о тех документах, которые не были исполнены своевременно, то есть были просрочены или же исполнены с задержкой. Кроме того, чтобы провести оценку деятельности, важно, чтобы в справке содержалась информация об общем количестве контрольных документов, исполненных каждым конкретным сотрудником, структурным подразделением или всем предприятием в целом.
В зависимости от производственной необходимости следует установить периодичность составления таких справок за тот или иной временной промежуток – год, месяц, неделя, год. Желательно закрепить установленную периодичность в инструкции по делопроизводству. В ежедневный отчет, как правило, входит лишь перечень документов, которые были просрочены по состоянию на текущий день.
В статье 62 ТК РФ перечислены всего лишь три документа, копии с которых работник может запросить: приказы о приеме на работу, о переводе и об увольнении. Однако перечень этот открыт, поскольку в течение трудовой деятельности могут быть оформлены не только указанные приказы, но и, например, приказы о наложении дисциплинарного взыскания или поощрении, о предоставлении отпуска или отзыве из него, о поручении дополнительной работы, о привлечении к работе в выходные, а также приказы, связанные с аттестацией работника. Часто работники просят копию трудовой книжки.
Напомним, что копии документов, связанных с работой, выдаются работнику на основании его письменного заявления, которое пишется в произвольной форме. Срок выдачи запрашиваемых копий не может составлять более трех рабочих дней. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Обратите внимание
В силу ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом заверенную копию приказа об увольнении в последний день работы. Такое требование работник может заявить устно.
Копия — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Юридическую силу имеют копии, заверенные надлежащим образом. В определенных случаях копии должны быть заверены нотариально.
Порядок выдачи и освидетельствования копий, выдаваемых работодателем работнику, определен Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ № 9779-Х ). Кроме этого, можно руководствоваться ГОСТ № 51141-98 , Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее — Рекомендации ) и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .
В соответствии с Указом № 9779-Х государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся граждан.
К сведению
В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Право на заверение копий учреждения имеет руководитель организации или уполномоченное им лицо — работник кадровой службы, юрист, бухгалтер, секретарь, руководитель подразделения и др. Полномочия по заверению копий работниками (кроме руководителя) можно установить в локальном акте учреждения, например инструкции по делопроизводству.
Согласно Рекомендациям и Указу № 9779-Х запись о верности копии — соответствии подлиннику документа осуществляется на свободном месте под текстом и включает в себя: указание о месте нахождения подлинника документа; слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать организации (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Слово «Верно» обычно заменяют словами «Копия верна», что не является ошибкой. Запись может выглядеть следующим образом:
Копия верна.
Специалист отдела кадров Галкина М. Н. Галкина
Подлинник документа находится в деле № 25/к за 2012 год.
Если документ, с которого снимаются копии, содержит несколько листов, существует два варианта заверения: или заверить каждый лист, или прошить и пронумеровать все листы и скрепить последний лист заверительной надписью с указанием количества прошитых и пронумерованных листов.
Отметим, что не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, а также составляющих государственную или служебную тайну или содержащих персональные данные других работников.
Что касается печати, может возникнуть вопрос о том, какой печатью заверять копии документов. В соответствии с Рекомендациями в учреждении может быть несколько печатей: печать организации, печать для договоров, печать структурных подразделений, отдельная печать для копий и т. д. Поэтому в локальном акте учреждения по делопроизводству следует предусмотреть, какой печатью заверяют тот или иной документ. Документы, связанные с трудовой деятельностью работников, как правило, заверяются печатью отдела кадров.
Отдельно рассмотрим заверение копии трудовой книжки. Ее выдача помимо Трудового кодекса установлена п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей , утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила ведения трудовых книжек ), согласно которому по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
Специальный порядок заверения для копий или выписок из трудовой книжки не установлен, поэтому применяется порядок, аналогичный предусмотренному Указом № 9779-Х и Рекомендациями . Таким образом, рекомендуем делать на отдельном листе копию с одного разворота трудовой книжки и заверять каждый лист под текстом. На последнем развороте копии, кроме заверительной записи снизу, в сам текст трудовой книжки вносится запись о том, что сотрудник работает по настоящее время. Приведем образец.
|
№
записи |
Дата | ||||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| … | … | … | … | … | … |
| Муниципальное учреждение | |||||
| (МУЗ «Поликлиника № 2») | |||||
| 05 | 11 | 10 | 2010 |
Принята на должность |
Приказ |
|
врача-терапевта. |
от 05.11.2010 № 12/к | ||||
|
Работает по настоящее время. |
|||||
|
Специалист отдела кадров |
|||||
|
Галкина М. Н. Галкина |
|||||
Часто у работодателей возникает вопрос, обязаны ли они выдавать работнику копии таких документов, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, штатное расписание. Ясность в этот вопрос до сих пор не внесена, разрешается он, как правило, в судебном порядке. Оптимальным вариантом для работодателя будет выдача выписки из запрашиваемого работником локального акта.
В любом случае нужно помнить, что выдача работнику персональных сведений других сотрудников недопустима (ст. 88 ТК РФ ). Если работник попросит выдать ему копию, например штатного расписания, работодатель не может это сделать, поскольку в расписании указываются оклады других работников и пр. Также нельзя выдавать копии документов, содержащих сведения, составляющие государственную или служебную тайну.
Справки и другие документы
Справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца. После расторжения трудового договора работник может обратиться в службу занятости для получения пособия по безработице. Для постановки на учет он должен представить в том числе справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона № 1032-1 ). Такую справку работодатель выдает не позднее трех рабочих дней с даты обращения к нему работника. Поскольку форма такой справки на федеральном уровне не утверждена, работодатель может ее заполнить по форме, утвержденной органами государственной власти субъектов РФ и используемой в работе территориальных органов службы занятости. Если же и такая форма не установлена, то справка может быть составлена в произвольной форме с указанием сведений о среднем заработке.
Справка о сумме заработка за два календарных года , предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой. Данная справка необходима работнику для расчета пособия по временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, периодов освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ. Форма справки и порядок ее выдачи установлены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н . Согласно данному порядку выдача справки осуществляется в день прекращения работы по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня получения работодателем заявления.
При невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы работодатель направляет по адресу места жительства работника уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте. В случае согласия на отправление справки по почте работник должен уведомить об этом работодателя.
Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ. В соответствии со ст. 230 НК РФ работодатель выдает работникам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. На практике такие справки выдаются работникам при увольнении и без заявления, однако такая обязанность работодателя ни ТК РФ, ни другими законами не установлена.
Копия сведений, направляемых в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета. Такие сведения должны выдаваться работникам одновременно с подачей таких сведений в отделение ПФР — не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, которым признается первый квартал (полугодие, девять месяцев, календарный год).
А копия сведений персонифицированного учета для установления пенсии и копия сведений о работнике и его трудовом стаже за период до регистрации в системе пенсионного страхования выдаются работникам в течение недели с даты приема таких сведений по установленным формам отделением ПФР.
Муниципальное учреждение
здравоохранения «Поликлиника № 2»
(МУЗ «Поликлиника № 2»)
г. Пермь 20.12.2013
Выписка из трудовой книжки
Болотовой Л. И.
Трудовая книжка АТ-IX № 5261347
Фамилия Болотова
Имя Лариса
Отчество Ивановна
Образование высшее
Профессия, специальность врач
Подпись владельца книжки Болотова
Подпись лица, ответственного
за выдачу трудовых книжек Мороз
|
№
записи |
Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| … | … | … | … | … | … |
|
Муниципальное учреждение |
|||||
|
здравоохранения «Поликлиника № 2» |
|||||
|
(МУЗ «Поликлиника № 2») |
|||||
| 3 | 15 | 07 | 2012 |
Принята на должность |
Приказ от 15.07.2012 |
|
врача-терапевта. |
№ 21-к |
Работник работает по настоящее время.
Выписка верна.