Как подтвердить расходы на такси сотрудника в командировке
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подтвердить расходы на такси сотрудника в командировке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сотрудник, направленный в командировку, может воспользоваться службой такси для проезда к вокзалу, аэропорту, месту проживания, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания. П. 12 ст. 264 НК РФ позволяет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на командировки, в т. ч. проезд работника к месту работы и обратно. Вид транспорта, который при этом может быть использован, не оговорен.
НДФЛ и страховые взносы
Когда оплата за такси по транспортировке сотрудников домой обусловлена производственной необходимостью, у работников не возникает экономическая выгода, соответственно, НДФЛ удерживать не нужно. Такие поездки обусловлены интересами организации, а не сотрудников.
Следует помнить, что у организации должны быть подтверждающие документы об использовании работниками арендованного автомобиля или такси для служебных целей. Если таких документов нет, это указывает на то, что лица, используемые такси, имеют экономическую выгоду. А такой доход должен облагаться НДФЛ.
Что касается страховых взносов, то объектом их обложения признаются такие выплаты и вознаграждения, производимые физическим лицам при трудовых отношениях либо по договорам гражданско–правового характера, предмет которых представляет собой выполнения определённых работ или оказание услуг.
При оплате услуг такси организацией, польза возникает у нее, а не у сотрудников. В связи с этим объекта по обложению страховыми взносами не возникает.
Учесть в целях налогообложения расходы на такси по договору с транспортной компанией можно только в том случае, если расходы эти является обоснованными (к примеру, в целях производственной необходимости), а также документально подтверждёнными. Такие услуги признаются оказанными в интересах компании, что говорит о том, что у сотрудников облагаемого налогом дохода не возникает. Соответственно, из суммы, оплаченной такси за перевозку сотрудника домой, НДФЛ удерживать не нужно. Кроме того, страховые взносы на эту сумму также не начисляются.
Важно! Сумма, оплаченная за услуги такси по перевозке сотрудников домой не подлежит обложению НДФЛ. Также на эту сумму не начисляются страховые взносы, так как доход у сотрудника в этом случае не возникает.
Расходы на такси для работников в служебных целях
Для расширения клиентской базы, с целью улучшения качества услуг, увеличения продаж организации направляют работников к своим клиентам (заказчикам). Производственной необходимостью может быть вызвана не признаваемая командировкой поездка работника на такси до контрагента, с которым фирма сотрудничает. Можно ли учесть эти расходы при налогообложении прибыли?
Можно, в случае если поездки на такси работник применял именно для служебных целей, эти поездки документально подтверждены и их служебное предназначение письменно обосновано. Руководителю следует издать приказ с указанием работников, которые для выполнения своих должностных обязанностей могут пользоваться услугами такси. А работники должны предоставлять служебные записки с обоснованием необходимости поездки на такси.
См. также: «[НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ]: Когда разрешено списать расходы на такси?».
Если должностные обязанности работника в принципе предусматривают регулярные поездки, организации необходимо в трудовом договоре или локальном нормативном акте указать разъездной характер его работы. И документально подтвержденные расходы на такси принимать к налоговому учету.
Если работники организации в ходе своей работы вынуждены часто прибегать к услугам такси, для безболезненного принятия к налоговому учету таких расходов организации желательно заключить договор на оказание услуг такси с соответствующей фирмой. Расчеты с такси производить по банку на основании выставленных счетов или согласно условиям договора. В этом случае для подтверждения расходов у организации будет банковская выписка со списанными на оплату услуг суммами, а также подтверждающие осуществление данных поездок первичные документы, предоставленные службой такси.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли затраты на такси для командированного сотрудника. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Что не так с расходами на такси?
К расходам на такси налоговые инспекторы относятся настороженно. Дело в том, что в п. 26 ст. 270 НК РФ озвучено общее правило — в «прибыльных» расходах издержки работодателя на проезд работников к месту работы и обратно не учитываются.
Сложность признания таких издержек состоит и в том, что напрямую они не поименованы в списке разрешенных расходов, которые прописаны для ОСНО в гл. 25 НК РФ, а для доходно-расходной упрощенки в гл. 26 НК РФ.
Про большинство остальных спецрежимников (применяющих УСН с базой «доходы», ЕНВД, ПСН) речь вообще не ведется — они могут перевозить сотрудников на такси исключительно за свой счет.
Налоговики считают расходы на такси излишеством. Хотя тот же п. 26 ст. 270 НК РФ имеет существенную оговорку — расходы на оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно не запрещено учитывать в налоговом учете (НУ), если необходимость такой перевозки:
- продиктована технологическими особенностями производства;
- оговорена в трудовом договоре с конкретным работником и/или в коллективном договоре.
В 2021 году расходы на такси стали возникать чаще — работодатели столкнулись с необходимостью персональных перевозок сотрудников на такси к месту работы и обратно в связи с пандемией коронавируса. Можно ли эти расходы признать в НУ? Законодательство прямого ответа не дает. Но не торопитесь исключать их из списка налоговых расходов, пока не прочтете наш материал.
Расходы на проезд в такси командированного работника
Сотрудник, направленный в командировку, может воспользоваться службой такси для проезда к вокзалу, аэропорту, месту проживания, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания. П. 12 ст. 264 НК РФ позволяет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на командировки, в т. ч. проезд работника к месту работы и обратно. Вид транспорта, который при этом может быть использован, не оговорен.
В этой связи встает вопрос: можно ли учитывать в составе прочих расходов проезд на такси работника, находящегося в командировке? Разъяснения по нему дает Минфин (см. письма от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223). И вывод из них следует, что можно — при условии документального подтверждения и экономической обоснованности затрат.
Какие документы могут подтвердить оплату за проезд в такси? Это может быть чек ККТ или квитанция на оплату пользования услугами такси. В постановлении правительства от 14.02.2009 № 112 можно найти обязательные реквизиты, утвержденные для подобных квитанций.
Расходы на такси до работы и обратно
Можно ли учесть расходы на такси для доставки работника на работу и возврата его домой? Этот вопрос вызывает много споров у бухгалтеров. И к таким расходам трепетно относятся проверяющие. По учету расходов на доставку сотрудников до места работы и обратно, в том числе с применением такси, Министерство финансов РФ дало разъяснение в письмах от 16.03.2017 № 03-04-06/15198, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181. Исходя из писем, делаем выводы: расходы на такси для доставки работника на работу и обратно можно учесть в качестве уменьшающих налог затрат при соблюдении одного из двух условий:
- Использование такси оправдано неудобным территориальным расположением места работы по отношению к остановкам общественного транспорта либо производственным графиком работы, при котором возникают трудности с проездом на общественном транспорте. Данные основания должны быть обоснованы в приказе руководителя, который закрепляет порядок использования такси в служебных целях.
- Доставка работника на работу и (или) с нее с использованием такси предусмотрена трудовым договором и (или) коллективным договором как система оплата труда и при этом возможно определить сумму дохода каждого работника.
Для принятия расходов они должны быть обязательно документально подтверждены. Об обязательных реквизитах на документах, подтверждающих пользование службой такси, уже говорилось.
Расходы на такси в бухгалтерском учете
Порядок использования такси работниками организации в служебных целях определяет ее руководитель. Его решением с изданием соответствующего приказа или разработкой локального нормативного акта, регламентирующего использование службы такси в служебных поездках, проезд сотрудников в такси может подлежать оплате.
Такие расходы, подтвержденные соответствующими документами, в бухгалтерском учете учитываются, согласно пп. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (приказ Минфина от 06.05.1999 № 33н), как расходы по обычным видам деятельности.
Отражение в учете данных расходов, произведенных за наличный расчет, происходит на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих документов.
В бухучете проводки следующие:
Дт 26 Кт 71 — отражены представительские расходы на такси;
Дт 20 (26, 44) Кт 71 — отражены расходы работника на такси во время командировки.
Точно также проводятся расходы работников на такси в связи с выполнением служебных обязанностей:
Дт 71 Кт 50 — компенсированы расходы сотруднику.
Для отражения затрат на такси в бухгалтерском учете, как и в налоговом, сотрудник должен представить подтверждающие документы, а также служебку с пояснением маршрута следования.
Если организацией заключен договор со службой такси, расходы, связанные с передвижением сотрудников на такси, отражаются проводкой:
Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.
Расходы на проезд в такси командированного работника
Сотрудник, направленный в командировку, может воспользоваться службой такси для проезда к вокзалу, аэропорту, месту проживания, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания. П. 12 ст. 264 НК РФ позволяет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на командировки, в т. ч. проезд работника к месту работы и обратно. Вид транспорта, который при этом может быть использован, не оговорен.
В этой связи встает вопрос: можно ли учитывать в составе прочих расходов проезд на такси работника, находящегося в командировке? Разъяснения по нему дает Минфин (см. письма от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223). И вывод из них следует, что можно — при условии документального подтверждения и экономической обоснованности затрат.
Какие документы могут подтвердить оплату за проезд в такси? Это может быть чек ККТ или квитанция на оплату пользования услугами такси. В постановлении правительства от 14.02.2009 № 112 можно найти обязательные реквизиты, утвержденные для подобных квитанций.
Расходы на такси в бухгалтерском учете
Порядок использования такси работниками организации в служебных целях определяет ее руководитель. Его решением с изданием соответствующего приказа или разработкой локального нормативного акта, регламентирующего использование службы такси в служебных поездках, проезд сотрудников в такси может подлежать оплате.
Такие расходы, подтвержденные соответствующими документами, в бухгалтерском учете учитываются, согласно пп. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (приказ Минфина от 06.05.1999 № 33н), как расходы по обычным видам деятельности.
Отражение в учете данных расходов, произведенных за наличный расчет, происходит на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих документов.
В бухучете проводки следующие:
Дт 26 Кт 71 — отражены представительские расходы на такси;
Дт 20 (26, 44) Кт 71 — отражены расходы работника на такси во время командировки.
Точно также проводятся расходы работников на такси в связи с выполнением служебных обязанностей:
Дт 71 Кт 50 — компенсированы расходы сотруднику.
Для отражения затрат на такси в бухгалтерском учете, как и в налоговом, сотрудник должен представить подтверждающие документы, а также служебку с пояснением маршрута следования.
Если организацией заключен договор со службой такси, расходы, связанные с передвижением сотрудников на такси, отражаются проводкой:
Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.
Документы для оплаты расходов на такси. Расходы на такси в командировке. Документальное подтверждение. Использование такси во время рабочих поездок
Главная » Техосмотр, ПТС, СТС » Документы для оплаты расходов на такси. Расходы на такси в командировке. Документальное подтверждение. Использование такси во время рабочих поездок
Может ли сотрудник заказать такси, чтобы добраться до аэропорта или вокзала? Может ли директор ездить на встречи с клиентами на такси? Могут ли сотрудники заказывать такси, чтобы добраться до дома, если они задержались в офисе допоздна? В каком случае расходы на такси уменьшают налог на прибыль, а в каком нет? Какие документы должен приложить сотрудник к авансовому отчету, чтобы расходы на такси не вызывали вопросов у налоговой? Все эти вопросы достаточно часто интересуют руководителей компаний, ведь многие из них хотят, создавая комфортные условия для своих сотрудников не упускать выгоду, уменьшая сумму налогов, которые необходимо заплатить. Ответы на эти вопросы вы найдёте в этой статье.
НДФЛ и страховые взносы
Когда оплата за такси по транспортировке сотрудников домой обусловлена производственной необходимостью, у работников не возникает экономическая выгода, соответственно, НДФЛ удерживать не нужно. Такие поездки обусловлены интересами организации, а не сотрудников.
Следует помнить, что у организации должны быть подтверждающие документы об использовании работниками арендованного автомобиля или такси для служебных целей. Если таких документов нет, это указывает на то, что лица, используемые такси, имеют экономическую выгоду. А такой доход должен облагаться НДФЛ.
Что касается страховых взносов, то объектом их обложения признаются такие выплаты и вознаграждения, производимые физическим лицам при трудовых отношениях либо по договорам гражданско–правового характера, предмет которых представляет собой выполнения определённых работ или оказание услуг.
При оплате услуг такси организацией, польза возникает у нее, а не у сотрудников. В связи с этим объекта по обложению страховыми взносами не возникает.
Учесть в целях налогообложения расходы на такси по договору с транспортной компанией можно только в том случае, если расходы эти является обоснованными (к примеру, в целях производственной необходимости), а также документально подтверждёнными. Такие услуги признаются оказанными в интересах компании, что говорит о том, что у сотрудников облагаемого налогом дохода не возникает. Соответственно, из суммы, оплаченной такси за перевозку сотрудника домой, НДФЛ удерживать не нужно. Кроме того, страховые взносы на эту сумму также не начисляются.
Важно! Сумма, оплаченная за услуги такси по перевозке сотрудников домой не подлежит обложению НДФЛ. Также на эту сумму не начисляются страховые взносы, так как доход у сотрудника в этом случае не возникает.
На практике командированный работник может использовать такси как для проезда к месту командировки и обратно, так и для осуществления поездок по городу.
Представители финансового и налогового ведомств не запрещают учитывать расходы на оплату услуг такси не только для поездки работника до места командировки и обратно, но и по городу для служебных поездок (Письма Минфина РФ от 14.06.2013 г. №03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 г. №03-03-07/33, от 04.10.2011 г. №03-03-06/1/621, УФНС РФ по г. Москве от 29.11.2010 г. №20-15/124949, от 06.08.2009 г. №16-15/080978). Стоимость возмещаемых работнику услуг на оплату такси освобождена от обложения НДФЛ (Письма Минфина РФ от 27.11.2013 г. №03-04-05/51373, от 27.06.2012 г. №03-04-06/6-180, УФНС РФ по г. Москве от 24.12.2009 г. №20-20/3/3535). Однако такие расходы должны иметь экономическое обоснование и документальное подтверждение.
Несмотря на то, что налоговое законодательство не содержит конкретный перечень транспортных средств, на которых командированный работник может добираться до места командировки и обратно, расходы за пользование такси (в т.ч. маршрутного такси) вызывают пристальное внимание со стороны налоговых органов.
Расходы на такси в командировке
Как известно, затраты на командировки можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом установлено, что в состав данных затрат включаются расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Каких-либо ограничений по учету расходов на такси для проезда командированного работника Налоговый кодекс не содержит. Следовательно, оплата такси, которым работник воспользовался для проезда на вокзал или в аэропорт, либо обратно (как в пункте отправления, так и в пункте назначения), является частью расходов на проезд к месту командировки и обратно. А значит, если затраты на такси экономически обоснованы и подтверждены документами, их можно учесть в составе командировочных расходов (письмо Минфина России от 10.06.16 № 03-03-06/1/34183; см. «Минфин сообщил, какими документами можно подтвердить расходы на проезд на такси в командировке»).
Несколько сложнее обстоит ситуация с расходами на такси, которое работник берет для поездок в месте командировки. Подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ не относит такие расходы к числу командировочных. Но при этом сам перечень расходов, приведенный в данной норме, является открытым (при перечислении расходов использован оборот «в частности»). А на основании статьи 168 Трудового кодекса РФвозмещению подлежат любые расходы, которые работник произвел во время командировки с согласия или ведома работодателя. Таким образом, согласованные с работодателем расходы на такси, которые работник понес во время командировки, должны быть ему компенсированы. В целях применения ТК РФ это будут именно расходы, связанные с командировкой. И нет никаких оснований менять эту квалификацию для целей налогообложения.
Следовательно, расходы на такси, понесенные работником в месте командировки и возмещенные работодателем, можно списать на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ, несмотря на то, что в данной норме они прямо не названы. Этот вывод подтверждается письмом Минфина России от 02.03.17 № 03-03-07/11901 (см. «Для подтверждения командировочных расходов на такси необходим кассовый чек или БСО»). В нем как раз был рассмотрен вопрос учета расходов на такси, которым работник воспользовался в месте командировки. По мнению авторов этого письма, такие затраты учитываются на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ при условии их документальной подтвержденности.
Завершая рассмотрение этого блока ситуаций, заметим, что компании на общей системе налогообложения могут учесть расходы на такси в месте командировки также на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ в качестве прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией. Такое право им дает пункт 4 статьи 252 НК РФ. Согласно этой норме, если затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, в составе какой именно группы он учтет такие затраты.
Бесплатно заполнить, проверить и сдать через интернет декларацию по налогу на прибыль
А вот у плательщиков единого налога по УСН подобной возможности для маневра нет, так как перечень расходов, учитываемых «упрощенщиками» при определении объекта налогообложения, является закрытым (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Командировочные расходы списываются на основании подпункта 13 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Иного основания для учета таких расходов в налоговой базе по УСН подобрать не удастся.
В любом случае и компаниям на УСН, и тем, кто применяет ОСНО, можно рекомендовать включить положение о порядке учета данных расходов в учетную политику для целей налогообложения.
И, наконец, заключительная ситуация: использование такси для проезда к месту проведения отпуска и обратно работниками организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Как быть с расходами на такси в этом случае?
Напомним, что лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Такая возможность установлена статьей 325 ТК РФ. и статьей 33 Закона РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».
При этом согласно статьей 325 ТК РФ., организации, финансируемые из бюджета, оплачивают работникам стоимость проезда в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси). То есть в данном случае запрет на использование такси установлен на уровне закона.
Командировочные расходы: оплата проезда
Командировочные расходы: оплата проезда
В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. В частности, работодатель обязан возместить командированному работнику расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ). Какие документы служат подтверждением расходов на проезд различными видами транспорта? Что представляет собой электронный проездной документ? Каковы особенности его применения? Требуется ли в обязательном порядке перевод электронного документа на русский язык? При каких условиях расходы на такси могут быть признаны в целях бюджетного учета? На эти и многие другие вопросы вы найдете ответы в данной статье.
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749). Согласно этому документу в командировки могут направляться работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.
Следует иметь в виду, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются (п. 3 Положения N 749).
Цель командировки работника определяется руководителем командирующего учреждения и указывается в служебном задании (ф. 0301025), которое утверждается работодателем. Она может быть указана и в приказе о направлении работника в командировку (ф. 0301022) наряду с такими реквизитами, как фамилия, инициалы и должность командируемого, время и место командировки. Приказ оформляется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем учреждения или уполномоченным им на это лицом.
Факт отправления работника в командировку необходимо отразить в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующего учреждения. Его форма утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н.
На основании решения работодателя командируемому работнику оформляется командировочное удостоверение (ф. 0301024), которое в дальнейшем подтверждает срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) (п. 7 Положения N 749). Данный документ оформляется в одном экземпляре, подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.
К сведению. Формы служебного задания, приказа о направлении в командировку, командировочного удостоверения утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Работнику, направленному в командировку, также выдается денежный аванс на оплату расходов по выполнению служебного задания, возникающих в период его прохождения, в том числе на оплату проезда (п. 10 Положения N 749).
По завершении командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней (п. 26 Положения N 749):
— авансовый отчет об израсходованных суммах (ф. 0302001) и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, а также документы о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
— отчет о выполненной работе в командировке (ф. 0301025), согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
Таким образом, оплата расходов на проезд командируемому работнику осуществляется в размере фактически произведенных расходов на основании подтверждающих документов. Далее рассмотрим, какие виды подтверждающих документов могут быть представлены работником в зависимости от используемого им транспортного средства, а также какие требования предъявляются к заполнению этих документов, при несоблюдении которых расходы на проезд не принимаются к оплате или не учитываются при исчислении налога на прибыль.
Отметим, что хотя большинство нижеприведенных Писем Минфина и налоговых органов разъясняют лишь порядок учета расходов на проезд в целях обложения налогом на прибыль, по мнению автора, данными разъяснениями можно руководствоваться и в целях признания таких расходов в бюджетном учете.
Проезд транспортом общего пользования
К такому транспорту относятся самолеты, поезда, автобусы, маршрутные такси, речной транспорт, а также иные виды транспорта, проезд на которых удостоверяется проездными билетами (п. п. 2, 3 ст. 105 Воздушного кодекса, ст. 82 Устава железнодорожного транспорта РФ , ст. 20 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта , п. 2 ст. 97 Кодекса внутреннего водного транспорта). Именно проездные билеты в данном случае являются документами, подтверждающими расходы на проезд.
Федеральный закон от 10.01.2003 N 18-ФЗ “Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации“.
Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ “Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта“.
Зачастую в стоимость проезда включается не только плата за проезд, но и дополнительные услуги:
— сервисные сборы;
— плата за пользование постельными принадлежностями;
— страховые взносы по обязательному страхованию пассажиров.
Сервисные сборы и плата за пользование постельными принадлежностями формируют стоимость услуги по проезду по железной дороге, поэтому работодатель вправе полностью признать такие расходы в качестве командировочных (Письма Минфина России от 24.07.2008 N 03-03-06/2/93, от 21.11.2007 N 03-03-06/1/823).
Страховые взносы по обязательному страхованию пассажиров уплачиваются в соответствии с Указом Президента РФ от 07.07.1992 N 750 “Об обязательном личном страховании пассажиров“. Согласно ему на территории РФ действует обязательное страхование пассажиров от несчастных случаев на время их поездки. Установлено, что страховой взнос включается в стоимость проездного документа и взимается при его продаже. Таким образом, сумма страхового взноса по обязательному страхованию пассажиров, включаемая в стоимость проездного документа, учитывается при исчислении налога на прибыль в составе расходов на командировку работника (Письмо Минфина России от 10.05.2006 N 03-03-04/2/138).
В последнее время большое распространение получил такой способ приобретения проездных документов, как электронный. Он очень удобен. Пассажир может совершить покупку самостоятельно (через Интернет), оплатив расходы платежной картой, либо за наличный расчет через агентство по продаже электронных билетов. Однако при всем удобстве и быстроте данного процесса стоит учитывать, что сделка по приобретению электронных билетов оформляется в бездокументарной форме. Возникает вопрос: что же в этой ситуации является подтверждением факта произведенной перевозки и ее оплаты?
Для ответа на поставленный вопрос обратимся к письмам Минфина.
Командировка: какие расходы на проезд можно компенсировать
Начнем с того, что заглянем в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. В нем указано, что не являются доходом налогоплательщика и подлежат компенсации, в частности, расходы на проезд (в том числе на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и назад, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте).
Как видите, законодатель здесь был совсем не многословен. Поэтому более подробный перечень подлежащих компенсации транспортных расходов желательно оговорить в Положении о служебных командировках. В свою очередь, при его разработке не грешно будет «подсмотреть» в «бюджетную» Инструкцию № 59*.
Что же она говорит по поводу подлежащих компенсации расходов на проезд? При условии соответствующего документального подтверждения командированным работникам возмещают расходы на проезд в размере стоимости (п. 6 разд. II и п. 9 разд. ІІІ Инструкции № 59):
— проезда к месту командировки и обратно воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов.
Совет
Учтите: если существует несколько видов транспорта, связывающих место постоянной работы с местом командировки, администрация предприятия может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему следует пользоваться.
При отсутствии такого предложения вид транспорта работник выбирает самостоятельно.
Расходы на проезд командированного работника в мягком вагоне, судами морского и речного транспорта, воздушным транспортом по билетам 1-го класса и бизнес-класса возмещают в каждом случае с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов;
Указанные расходы не являются излишне израсходованными средствами.
— проезда транспортом общего пользования (кроме такси) до станции, пристани, аэропорта, если они расположены за пределами населенного пункта, где постоянно работает командированный работник, или к месту пребывания в командировке;
— расходов на проезд городским транспортом общего пользования (кроме такси) и на арендованном транспорте по месту командировки. Заметим, что для компенсации таких расходов п. 6 разд.
ІІ Инструкции № 59 выдвигает еще одно требование (кроме документального подтверждения затрат) — маршрут передвижения работника по месту командировки должен быть согласован с руководителем предприятия.
Однако для хозрасчетных предприятий, на наш взгляд, согласование маршрута — условие не принципиальное в силу «добровольности» Инструкции № 59.
Расходы на такси: когда и как их можно учесть при ОСНО и УСН
Расходы на такси: когда и как их можно учесть при ОСНО и УСН Алексей Крайнев, 16 августа 2018 16 августа 2018
Дорожающее топливо, платные парковки, видеокамеры и высокий транспортный налог приводят к тому, что все большее число организаций и предпринимателей отказываются от собственных автомобилей, предпочитая брать их в краткосрочную аренду (каршеринг), либо вовсе пользоваться такси. При этом услуги такси в последнее время стали доступнее как в финансовом плане, так и в организационном. Теперь для того, чтобы заказать машину, достаточно установить мобильное приложение на телефон и нажать пару кнопок. Но как быть с учетом расходов на оплату услуг такси? В каких случаях и как именно можно списать такие расходы? Об этом и пойдет речь в сегодняшней статье.
Все многообразие ситуаций, когда работники обращаются к службам такси, можно условно разделить на три группы. Первая, пожалуй, самая традиционная — это использование такси командированными сотрудниками. При этом зачастую машина берется не только для проезда к аэропорту или вокзалу и обратно, но и для поездок непосредственно в месте командировки.
Вторая группа — это использование такси в качестве повседневного транспорта для служебных поездок сотрудников. Например, менеджеров — к клиентам, руководителей — на переговоры и деловые встречи, бухгалтеров — в контролирующие органы и т.д.
И, наконец, третья, наиболее редкая, но тоже встречающаяся на практике группа — это использование такси для проезда к месту проведения отпуска и обратно теми работниками, которым положена оплата данных расходов (т.е. работниками, которые трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). Остановимся на каждой из указанных групп подробнее.
Подтверждающие документы при оплате командировочных расходов банковской картой
Хотя переход на оплату банковскими картами начался не вчера, у бухгалтеров все еще вызывает вопросы подтверждение для целей налога на прибыль командировочных расходов, оплаченных банковской картой.
Банковская карта принадлежит работнику. Согласно п. 3.1 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием» при совершении операции с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения. Такими документами на бумажном носителе могут быть слип, квитанция электронного терминала и другие аналогичные документы, свидетельствующие о факте совершения операции.
Соответственно, документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет считаться авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы (Письма Минфина России от 06.04.2015 N 03-03-06/2/19106, от 10.07.2015 N 03-03-06/39749, от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877).
Банковская карта принадлежит иному лицу. На практике встречаются ситуации, когда командировочные расходы оплачены банковской картой, которая принадлежит иному лицу, а не командированному работнику. Можно ли при наличии документов на оплату в этом случае принять командировочные расходы к учету?
Как ни странно, ни финансисты, ни налоговики не имеют ничего против этого (Письма Минфина России от 13.12.2011 N 03-03-07/60, ФНС России от 22.06.2011 N ЕД-4-3/9876). Одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику организации является факт осуществления затрат командированным лицом, в том числе с использованием банковской карты работника. В этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанцию электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.
Если оплата услуг командированного работника производится с банковской карты иного лица и иное лицо подтверждает возврат средств, то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется. Соответственно, в рассматриваемом случае подобные расходы могут быть учтены в целях налогообложения прибыли.