Как выдавать в подотчет в 2024 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как выдавать в подотчет в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.
Чем регулируется подотчет
Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, которые привели к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений и другие, которые описаны в пункте 2.9 Положения Банка России № 630-П от 29.01.2018, ее надо сдать в банк. Принимать в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено — это предусматривают новые правила работы с подотчетниками из указаний Центробанка.
Как учитывать подотчётные суммы
Для отражения операции по выданным суммам в бухгалтерском учёте применяется специальный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Он активно-пассивный, и может иметь сальдо как по дебету, так и по кредиту. Аналитический учёт по 71 счёту ведётся по каждому подотчётному лицу отдельно.
В дебете 71 счёта учитываются суммы:
- выданные работнику авансом;
- суммы перерасхода, которые работник оплатил собственными деньгами.
В кредите 71 счёта:
- суммы, по которым работник уже отчитался;
- возвращённые работником денежные средства.
Возможные проводки по операциям с подотчётными суммами:
- Дт 71 — Кт 50 — выдали деньги работнику под отчёт из кассы ;
- Дт 71 — Кт 51 — перечислили деньги с расчётного счёта;
- Дт 20 — Кт 71 — отразили расходы по основному производству;
- Дт 20 — Кт 71 — отразили административно-управленческие расходы;
- Дт 44 — Кт 71 — отразили коммерческие (представительские) расходы;
- Дт 10 — Кт 71 — отразили покупку материалов;
- Дт 60 — Кт 71 — закрыли задолженность перед поставщиком;
- Дт 71 — Кт 50 — компенсировали работнику перерасход подотчётной суммы;
- Дт 50 — Кт 71 — работник вернул часть неиспользованной суммы.
Пример:
Менеджеру по продажам ООО «Гамма» Смирнову С.С. перечислили на банковскую карту 35 тысяч рублей командировочных согласно приказу №17 от 18.01.2022 года. Смирнов С.С. находился в командировке с 19.01.2022 по 25.01.2022 года. За время командировки им потрачено 32,57 тысяч рублей. 01.02.2022 он сдал авансовый отчёт и вернул неиспользованные 2,43 тысяч рублей в кассу.
| Операция | Дт | Кт | Сумма, рублей |
|---|---|---|---|
| Перечисление командировочных | 71 | 51 | 35000 |
| Отразили коммерческие расходы | 44 | 71 | 32570 |
| Вернул в кассу остаток суммы | 50 | 71 | 2430 |
| Внесли сумму на расчётный счёт | 51 | 50 | 2430 |
Расчеты с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами являются важным аспектом финансовой деятельности организации. В рамках новых правил подотчета, вступающих в силу в 2024 году, установлены определенные нормы и требования для проведения расчетов с подотчетными лицами.
Подотчетные лица получают деньги от организации для выполнения служебных обязанностей, включая командировочные расходы. При выдаче денежных средств подотчетным лицам необходимо заполнить специальную форму заявления, указав назначение и сумму авансового выдачу.
Расчеты с подотчетными лицами регулируются новыми правилами, которые предусматривают строгий контроль за использованием выданных средств. Подотчетные лица должны предоставить отчет о расходовании денежных средств, в котором указываются все расходы, совершенные в интересах организации.
Если подотчетное лицо потратило сумму, выданную ему в подотчет, на другие цели или в личных интересах, то оно обязано компенсировать эту сумму. Компенсация может быть произведена как денежными средствами, так и путем перечисления денег на карту подотчетного лица.
Заполнение отчета о расходовании денежных средств подотчетными лицами является обязательным. В отчете необходимо указать все расходы по каждой категории: командировочные расходы, питание, проживание и другие расходы, связанные с выполнением служебных обязанностей.
Расчеты с подотчетными лицами могут быть произведены в разных формах — наличными деньгами или банковским переводом. Важно соблюдать правила и требования новых правил подотчета при проведении расчетов с подотчетными лицами, чтобы избежать нарушений и штрафных санкций.
Чем регулируется подотчет
Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.
Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, которые привели к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений и другие, которые описаны в пункте 2.9 Положения Банка России № 630-П от 29.01.2018, ее надо сдать в банк. Принимать в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено — это предусматривают новые правила работы с подотчетниками из указаний Центробанка.
Как выдают деньги под отчет
Выдача денег под отчет регулируется новыми правилами, устанавливающими порядок работы с подотчетными суммами в организации. В соответствии с этими правилами выдача денег под отчет производится на основании заявления работников, которые нуждаются в средствах для выполнения служебных задач.
Для получения денег под отчет сотрудник должен составить заявление, в котором указывает подробные цели и суммы расходов. В заявлении должны быть указаны хозяйственные и служебные интересы, а также обоснование необходимости выдачи средств.
После рассмотрения и одобрения заявления, работнику выдают подотчетные деньги. Суммы, выданные в подотчет, обязательно фиксируются и контролируются специальным образом. Это позволяет организации обеспечить прозрачность и контроль за использованием средств.
Чек залога нефискальный на АЗС: что это?
Разновидностью рассматриваемой нами платежной квитанции является чек залога нефискальный. Разберемся с понятием, что значит чек залога нефискальный.
С этим документом сталкиваться нам приходится гораздо чаще, чем мы подозреваем: к примеру, каждый раз, пользуясь услугами заправочных станций, и оплачивая покупаемое топливо, перед тем, как его зальют в бак заправляемого автомобиля. В подтверждение оплаты оператор АЗС выдает нефискальный отчет, подтверждающий, что клиентом внесен залог за услугу (продажу) которую еще не оказали. Такая нефискальная залоговая квитанция, как правило, распечатана на незарегистрированном печатном устройстве. Она является внутренним документом, и служит распорядительным документом на отпуск топлива для персонала, обслуживающего заправочный аппарат. После завершения отпуска топлива, оператор АЗС обязан выдать покупателю вместо нефискального чека залога аутентичный фискальный чек, распечатанный на зарегистрированной ККМ.
Компенсация расходов работников в интересах организации
Согласно новым правилам, компенсация расходов работников в интересах организации будет подотчетной. Это означает, что сотрудник, понесший расходы, должен будет оформить заявление и предоставить все необходимые документы для подтверждения своих затрат.
Компенсация расходов может быть предоставлена в различной форме. Например, сотруднику могут быть выплачены командировочные суммы наличными, на карту или через перечисление на его банковский счет. Какие именно расходы могут быть компенсированы, регулируется организацией и может быть перечислено в специальном отчете или инструкции.
Для заполнения подотчетного отчета обязательно нужно указать все расходы в деталях. Это могут быть как командировочные расходы (перелеты, проживание, питание), так и другие затраты, связанные с работой. Например, оплата экскурсий или такси во время служебных поездок.
Сотрудник может подать заявление на получение авансового выдачу денег для расчетов. Если он уже потратил свои личные деньги на предоставление каких-либо услуг или покупку товаров в интересах организации, то ему должны быть выданы деньги на их компенсацию.
Подотчетная система позволяет более четко отслеживать и контролировать расходы сотрудников. Она также дает возможность работникам получать компенсацию за свои затраты в интересах организации в более удобной и быстрой форме.
Если работник потратил личные деньги
Если работник в интересах организации потратил личные деньги, он может получить их обратно по новым правилам подотчета в 2023 году. Для этого необходимо заполнить специальную форму — заявление о расходах. В заявлении указываются все подотчетные расходы, а также их суммы.
После заполнения заявления о расходах, работник должен предоставить его в бухгалтерию для проверки и подтверждения. Если расходы подотчетные и соответствуют правилам, указанным в отчете, то работник может получить компенсацию наличными или на свою банковскую карту.
Однако, если суммы расходов превышают установленные организацией пределы, то работник должен предоставить отчет о расходах, где детально перечислены все суммы и их назначение. Отчет должен быть заполнен в соответствии с правилами и предоставлен в бухгалтерию для проверки и согласования.
Важно отметить, что работник имеет право получить авансовый платеж перед командировкой или поездкой, если это предусмотрено правилами организации. Также, если работник не имеет возможности провести расчеты с подотчетными деньгами в течение командировки, он может подать заявление на их выдачу в подотчет.
Помимо наличных, работник также может получить компенсацию за подотчетные расходы в форме перечисления денег на его банковскую карту. В этом случае, работник должен предоставить соответствующую информацию о банковской карте для перечисления средств.
Таким образом, если работник в интересах организации потратил личные деньги, он может получить их обратно по новым правилам подотчета в 2023 году. Для этого необходимо заполнить заявление о расходах и предоставить его в бухгалтерию для проверки и подтверждения. Отчет о расходах обязателен при превышении установленных пределов. Расчеты с подотчетными деньгами могут производиться как наличными, так и путем перечисления на банковскую карту работника.
Назначение авансового отчёта
Авансовый отчёт является важным инструментом для регулирования расходов, связанных с командировками и подотчетными суммами. Его назначение заключается в том, чтобы обеспечить прозрачность и контроль над использованием денежных средств, выдаваемых работникам организации для личных расходов по командировкам.
Согласно новым правилам, работникам выдают деньги на командировочные расходы в виде авансового отчёта, который они обязаны заполнить. Форма заполнения авансового отчёта регулируется официальными правилами и заявлением о командировке.
Авансовый отчёт позволяет работникам использовать выданные им деньги на личные нужды, связанные с командировкой. Однако, подотчетные расходы должны быть обязательно обоснованы и соответствовать правилам и условиям, установленным организацией.
Основное назначение авансового отчёта — это обеспечение компенсации расходов, понесенных работником во время командировки. Сумма авансового отчёта рассчитывается исходя из расчетов предполагаемых расходов и может включать расходы на проживание, питание, транспорт и другие необходимые расходы.
Если работник потратил меньшую сумму, чем было выдано в авансовом отчёте, то он обязан вернуть неизрасходованную часть денег организации. В противном случае, если работник потратил больше, чем указано в отчёте, он должен самостоятельно возместить превышение.
Назначение авансового отчёта заключается в том, чтобы организация имела подотчетные расходы, которые могут быть прозрачно отслежены и контролированы. Это в интересах как организации, так и работников, чтобы подотчетные расходы соответствовали правилам и не превышали предельно допустимые суммы.
Обязательно заявление на выдачу денег под отчет
Согласно новым правилам, работы с подотчетными деньгами будет осуществляться через выдачу денег под отчет. Подотчетные суммы выдаются работникам организации в целях расходов на нужды работников в рамках служебных обязанностей.
Чтобы получить эти суммы, работник должен подать заявление на выдачу денег под отчет. В заявлении необходимо перечислить цели и суммы предполагаемых расходов, а также обосновать их необходимость в интересах хозяйственной деятельности организации.
Заявление с подотчетными расходами подлежит проверке и контролю. После выполнения деловых расчетов и предоставления отчета о потраченных суммах и использовании денег в соответствии с правилами и целями, указанными в заявлении, происходит компенсация расходов.
Таким образом, новым правилам регулируется работа с подотчетными деньгами через заявление на выдачу средств под отчет, что позволяет организации более эффективно контролировать использование денег и обеспечивать их расходование в интересах хозяйственной деятельности. Такая система также предоставляет работникам возможность работать с более четкими и прозрачными правилами в рамках своей служебной деятельности.
Оформляем инструкцию для подотчетников
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 15 апреля 2016 г.
Н.А. Мацепуро, юрист Упомянутые в статье Указания ЦБ можно найти:
Бухгалтер, как никто, знает, что в первичных документах, подтверждающих расходы организации, должен быть полный порядок. Поэтому важно, чтобы подотчетные лица, купившие для организации какие-либо товары (работы, услуги), принесли в бухгалтерию правильно оформленную первичку. Для этого подотчетникам нужно объяснить, как проверить бумаги еще при их получении. Удобнее всего — снабдить таких сотрудников специальной инструкцией, в которой будут указаны не только требования к первичным документам, но и порядок получения денег в кассе или на карту, сроки отчета по ним и иная полезная для подотчетников информация. Такая инструкция — это локальный нормативный акт. Соответственно, нужно утвердить ее у руководителя и ознакомить с ней всех работников, которым выдают подотчетные суммы.
Приведем образец такой инструкции. Вам останется лишь адаптировать ее под себя.
Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу после командировки, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (абз. 2 п. 6.3 Указания ЦБ РФ N 3210-У).
Если работник не сдал неиспользованную сумму аванса в срок, то задолженность можно удержать из зарплаты, но при условиях (ст. 137 ТК РФ):
- со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса не прошло месяца;
- работник не оспаривает основания и размеров удержания.
В противном случае требуется письменное согласие работника на удержание или добровольное внесение денежных средств в кассу. В случае разногласий возврат возможен только через суд (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).
Законодательство не регламентирует порядок компенсации затрат работников, которые использовали личные денежные средства в интересах организации. Организация сама должна в локальном нормативном акте (ЛНА) установить порядок компенсации таких затрат. В ЛНА целесообразно предусмотреть:
Денежные средства, выдаваемые организациями под отчет своим сотрудникам, могут перечисляться на банковские «зарплатные» карты этих сотрудников для осуществления операций, связанных (Письмо Минфина РФ от 21.07.2023 N 09-01-07/46781):
- с оплатой расходов организаций по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
- с командировочными расходами;
- с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов.
Изменения в выдаче подотчетных сумм в 2024 году
В 2024 году планируется внести несколько изменений в процесс выдачи подотчетных сумм работникам. Одним из основных изменений будет переход к электронному формату отчетности. Это позволит ускорить процесс расчета и увеличить прозрачность передачи средств.
Кроме того, введение электронного формата отчетности также позволит сократить использование бумажной документации. Работники смогут легко заполнять и отправлять отчеты через специальные электронные платформы или мобильные приложения, что значительно упростит процесс.
Для обеспечения безопасности и контроля за использованием подотчетных сумм также планируется внедрение новых технологий. Каждому работнику будет выдана специальная пластиковая карта или электронный ключ, с помощью которого будет доступ к средствам. Это позволит контролировать и отслеживать расходы каждого работника и предотвращать возможные злоупотребления.
Новые правила кассовых операций и выдачи наличных под отчёт в 2021 году
ОП теперь могут не вести кассовую книгу, если не хранят наличные и после каждой смены передают их в кассу юрлица.
До поправок все ОП, которые принимали и выдавали наличные, должны были вести кассовую книгу. Если расчётного счёта не было, обязанность тоже сохранялась. За отсутствие своей книги налоговики штрафовали компании на 50 тыс. рублей, а руководителей на 5 тыс. рублей.
Заявление на выдачу подотчетных средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководителя либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых подотчетных наличных и на какой срок можно выдавать деньги в подотчет. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.
Как видим, каких-то явных ограничений по максимальной сумме в подотчет в 2020 году не установлено. Но это не означает, что можно выдавать авансы из кассы в любом размере.
Проверяющим из налоговой могут очень не понравиться некоторые операции с подотчетными лицами:
- «Круговорот» наличности в кассе через авансовые отчеты. Эта хитрость — когда деньги из кассы ежедневно выдаются в подотчет, возвращаются, снова выдаются и т. д. — явно намекнет контролерам на попытки замаскировать излишек наличности в кассе, который положено сдавать в банк.
- Выдача значительной суммы денег сотруднику на длительный срок вместо заключения договора займа. Если налоговики докажут, что фактически это был беспроцентный заем, компании могут доначислить НДФЛ с материальной выгоды, полученной работником.
- Выдача сумм, значительно превышающих средний размер расходов компании за соответствующий период.
- Выданный аванс сильно завышен, по сравнению с расходами, на которые он выдавался, или потрачен не на те цели, для которых был получен.
Несмотря на то, что максимальная сумма подотчет (2020) нормативными документами не регулируется, рекомендуем не злоупотреблять отсутствием такого требования. Выдача денег исключительно в целях хозяйственной деятельности компании, соответствие целей конкретного аванса и фактических расходов, разумные размеры выдаваемых средств помогут вашей фирме избежать лишних вопросов при налоговых проверках.
Сроки отчетов и платежей по УСН в 2023 году
Декларация по УСН: до 25.03 для ООО, до 25.04 для ИП.
Авансы по УСН: 28 число месяца, который следует за прошедшим кварталом.
Годовой налог по УСН: 28.03 для ООО, 28.04 для ИП.
Уведомления по платежам за квартал: до 25 числа месяца, который следует за прошедшим периодом.
|
Отчетный период |
Когда подавать декларацию |
Когда подавать уведомление |
Когда переводить аванс и налог |
|
2022 год |
ООО – 27.03.2023, ИП – 25.04.2023 |
– |
ООО – 28.03.2023, ИП – 28.04.2023 |
|
Первый квартал 2023 года |
– |
25.04.2023 |
28.042023 |
|
Шесть месяцев 2023 года |
– |
25.07.2023 |
28.07.2023 |
|
9 месяцев 2023 года |
– |
25.10.2023 |
30.10.2023 |
|
2023 год |
ООО – 25.03.2024, ИП – 25.04.2024 |
29.04.2024 |