Как правильно нумеровать страницы в журнале регистрации инструктажей?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно нумеровать страницы в журнале регистрации инструктажей?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В качестве основополагающего документа выступает журнал по охране труда (далее – ОТ). Он используется в целях фиксирования проведенных инструктажей. В рамках организации необходимо обеспечить разработку порядка оформления, а также назначить ответственное лицо. Немаловажную роль играет соблюдение периодов хранения, которые определены приказными бумагами.
Для чего должны вестись
Охрана труда – своеобразная система, способствующая сохранности жизни и здоровья сотрудников в процессе ведения трудовой деятельности, регламентируется огромным перечнем бумаг. Среди них можно выделить различные положения, программы, акты нормативного характера, приказы, программы.
Все это нужно для обеспечения оперативного контроля в рассматриваемой области. Ведение бумаг осуществляется согласно ГОСТ 12.0.004-90. Документы подобного плана носят обязательный и специальный характер.
Основные принципы нумерации
Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий.
Номер приказа, как правило, состоит из цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.
Примерами индексов могут служить:
- «лс» — приказы по личному составу;
- «п» — о приеме на работу;
- «у» — о расторжении трудового договора;
- «к» — о назначении командировки и т.д.
Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить.
Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1. Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.
Принятый в организации порядок нумерации приказов должен быть закреплен в положении о кадровом делопроизводстве или в приказе руководителя о введении соответствующего порядка.
Как заполнять журнал регистрации инструктажа на рабочем месте
Форма журнала: рекомендуемая — Приложение 6 «ГОСТ 12.0.004-90. Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения». Синим цветом выделены те пункты, которые мы предлагаем вам внести в предложенную ГОСТом форму.
Кто заполняет(проводит инструктаж)? Непосредственный руководитель работ.Закрепите обязанности проведения инструктажей на рабочем месте за конкретными работниками приказом по организации (например, «О проведении инструктажей по охране труда»), приказ должен охватывать все структурные подразделения вашей компании.
В данном журнале регистрируется проведение первичного, повторного, внепланового, целевого инструктажей.Каждый ответственный за проведение перечисленных инструктажей ведет свой Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте для своего подразделения.Для проведения инструктажей вам также понадобятся:
- Перечень действующих в вашей организации инструкций по охране труда;
- Программы инструктажей;
- Инструкции по охране труда — вам может быть также интересна наша статья.
Пронумерованные листы прошиваются прочной ниткой в два, три прокола. Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровнеПрошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210.
При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.Концы нитки завязывают узлом и выводят на оборотную сторону последнего пронумерованного листа. Оставлять необходимо около 5 — 6 см свободного конца.
Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда: подготовка к заполнению
Листы журнала должны иметь формат А4. Их можно покупать готовыми в канцелярских магазинах, заказывать в типографиях или печатать на принтере. Журнал регистрации вводного инструктажа (скачать бланк можно ниже) заполнить несложно. В табличную часть документа разрешается добавлять столбцы. Унифицированной формы нет, но ГОСТом предусмотрен типовой образец (приложение 4), который может быть взят за основу или доработан с учетом специфики деятельности организации. Образец журнала должен быть утвержден Положением об охране труда и вынесен в одно из его приложений.
Журнал регистрации вводного инструктажа перед заполнением надо пронумеровать (вручную или машинным способом, возможны варианты проставления нумерации только листов или каждой страницы). На следующем этапе подготовки документ необходимо прошнуровать. Концы ниток выводят на последнюю страницу или заднюю обложку. Шнуровка проклеивается, на поверхности наклеенного на концы ниток небольшого листка бумаги делаются записи:
- журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда пронумерован (с указанием общего количества страниц в нем) и прошнурован, скреплен печатью;
- дата шнуровки;
- сведения об ответственном лице (ФИО с должностью и его подпись).
Оттиском печати фиксируется наклейка. Печать должна частично заходить на приклеенный лист бумаги с надписью, остальная часть рисунка оттиска приходится на обложку журнала.
Для чего должны вестись
Ключевое обязательство работодателя – обеспечение безопасности сотрудника. В рамках ст. 212 ТК РФ отмечено, что есть определенный перечень обязанностей в плане ведения документов, необходимых для информирования персонала о базовых нормативных требованиях. Поэтому каждая компания должна владеть персонально разработанной системой и рациональным порядком в отношении ведения делопроизводства.
В качестве основополагающего документа выступает журнал по охране труда (далее – ОТ). Он используется в целях фиксирования проведенных инструктажей. В рамках организации необходимо обеспечить разработку порядка оформления, а также назначить ответственное лицо. Немаловажную роль играет соблюдение периодов хранения, которые определены приказными бумагами.
Охрана труда – своеобразная система, способствующая сохранности жизни и здоровья сотрудников в процессе ведения трудовой деятельности, регламентируется огромным перечнем бумаг. Среди них можно выделить различные положения, программы, акты нормативного характера, приказы, программы.
Все это нужно для обеспечения оперативного контроля в рассматриваемой области. Ведение бумаг осуществляется согласно ГОСТ 12.0.004-90. Документы подобного плана носят обязательный и специальный характер.
Основные принципы нумерации
Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий.
Номер приказа, как правило, состоит из цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.
Примерами индексов могут служить:
- «лс» — приказы по личному составу;
- «п» — о приеме на работу;
- «у» — о расторжении трудового договора;
- «к» — о назначении командировки и т.д.
Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить.
Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1. Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.
Принятый в организации порядок нумерации приказов должен быть закреплен в положении о кадровом делопроизводстве или в приказе руководителя о введении соответствующего порядка.
Как правильно нумеровать страницы в журналах
3.1 В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями:
3.1.1 статья: Произведение, обстоятельно освещающее какую-либо тему, идею, вопрос, содержащее элементы их анализа и предназначенное для периодического, продолжающегося издания или непериодического сборника как составная часть его основного текста;
3.1.2 обзорная статья: Публикация, содержащая сводную характеристику, анализ и оценку состояния науки, техники, литературы и искусства за определенный период;
3.1.3 передовая статья: Ведущая статья в периодическом издании, посвященная наиболее важным принципиальным вопросам, выражающая точку зрения редакции или учреждения (организации), органом которого это издание является, и публикуемая в самом начале издания;
3.1.4 доклад: Сообщение на научную тему в ученом собрании или на съезде, конференции, совещании и т.д., содержащее отчет о деятельности или план ближайших мероприятий;
3.1.5 сообщение: Материалы на научную тему в ученом собрании, на съезде, конференции, совещании и т.д.;
3.1.6 рецензия: Произведение, содержащее анализ и аргументированную оценку авторского оригинала или вышедшего в свет издания;
3.1.7 тезисы: Сжато сформулированные положения и мысли, опубликованные до начала конференции, симпозиума и съезда;
3.1.8 письмо в редакцию: Форма выступления, в которой автор доводит до сведения широкой общественности какой-либо факт или ставит на общественное обсуждение какой-нибудь вопрос;
3.1.9 информационная публикация: По ГОСТ 7.23;
3.1.10 внутрижурнальные (внутрикнижные) библиографические указатели (списки, обзоры): По ГОСТ 7.0;
3.1.11 ключевое заглавие: По ГОСТ 7.74.
Как правильно прошить и пронумеровать журнал — образец
Важно защитить собранные в папке документы от изъятия или утери. Поэтому используют наклейку «Прошито и пронумеровано». На обратную поверхность листа наносят клей. Затем бумагу фиксируют таким образом, чтобы центр прямоугольника приходился прямо на узел. Часть нитей скроется под наклейкой. Концы при этом должны свободно свисать.
При работе с деловыми документами нередко приходится подшивать листы в единые журналы. Если папка организована таким образом и заверена печатью, это защищает входящие в нее бланки от замены или утери. Систематизация документов осуществляется по правилам делопроизводства. Они предписывают порядок нумерации листов и их подшивки в журнал. Для фиксации шва должна быть приклеена специальная бирка. В конце статьи можно загрузить «Прошито и пронумеровано» образцы word.
Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).
Сколько лет идет спор о судьбе книг, газет, бумажных документов? Меньше не становится, ни первых, ни вторых, ни третьих. Может, лишь, темпы роста сокращаются. Иногда возникает необходимость скрепить документы на нескольких листах. Степлером это делать нельзя, склеивать — тоже. А как быть? Нужно сшивать документы. Да, именно сшивать! То есть с ниткам, иголкой нужно взять у и скрепить все документы.
05 Авг 2018 420
- Похожие записи
По заведенному правилу любой документ, состоящий более чем из одного листа, подлежит подшивке. Считается, что нужно это по двум причинам: чтобы документы не потерялись и чтобы их частично не изъяли или не подменили.
Вместе с тем в некоторых случаях, например регистрация ЧП или юридических лиц в государственных органах, подача заявки на участие в тендере, сдача, предусмотренных законодательно, материалов в архив, – порядок подшивки документов предусмотрен определенными инструкциями, предусмотренными федеральными органами.
Офисным работникам по долгу службы часто приходится сталкиваться с исполнительной документацией и оформлять её по соответствующим требованиям: делать нумерацию на листах, прошивку общего и специального журналов, прочие подобные документы. Помимо того, что у каждой компании свои внутренние правила, также существуют общепринятые стандарты и законные требования. Как всё упомнить? Это невозможно!
Сегодня мы поговорим о форме и правилах оформления Прошито, пронумеровано и скреплено печатью, скачать Word образец которой Вы сможете по ссылке в конце статьи. Скачайте и сохраните себе образец данной мини-таблицы, а ещё лучше сразу напечатайте и нарежьте прямоугольников на будущее — пригодятся!
Листы журналов по охране труда нумеруются ручкой или карандашом
Назначение этих занятий всегда одно — научить будущих или действующих сотрудников безопасным методам работы, дать информацию о правилах поведения на рабочем месте, а также отработать порядок действий в случае получения травмы или возникновения аварийной ситуации. Трудовое законодательство России регламентирует порядок проведения занятий и требования, предъявляемые к ним. Справка На заметку
- Прошивка документов Пронумерованные листы прошиваются прочной ниткой в два, три прокола. Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровнеПрошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой.
Какие журналы по охране труда должны быть в организации?
Рекомендации по ведению работы по ОТ хозяйствующими субъектами были утверждены Министерством труда в 2001 году и зарегистрированы под №7. Данный документ содержит полный перечень требований, которые юридические лица должны неукоснительно исполнять.
У хозяйствующих субъектов, с численностью работников до 700 человек, заниматься ОТ может аттестованный специалист с соответствующим профилю деятельности образованием. При численности работников больше 700 человек в организации создается отдел.
В обязанность сотрудников, занимающихся ОТ, входит ведение учета и регистрация случаев нарушения безопасности труда. Для этого хозяйствующим субъектом заводятся специальные журналы. Они являются составной частью комплексной системы ОТ. Обязанность по их ведению определена статьей 212 ТК РФ. Все регистры по ОТ имеют типовые формы, определенные соответствующим их предназначению ГОСТами.
Первый журнал, с которого начинается трудовая деятельность любого нового работника хозяйствующего субъекта, посвящен вводному инструктажу. Ведется регистр лицом, на которое возложена эта обязанность приказом руководителя организации. В нем указывается дата проведения инструктажа, ФИО и должность ответственного лица за его проведение и инструктируемого, подписи сторон, номер и наименование инструкции. Более подробно о журнале регистрации вводного инструктажа вы узнаете в отдельной статье. Журнал инструктажа по охране труда для лиц сторонних организаций порой требуется при проверках предприятия.
Важно. В журналах по ОТ не допускаются исправления. Все их листы должны быть пронумерованы, а сами регистры сшиты и опломбированы печатью хозяйствующего субъекта. Такой порядок оформления распространяется на все регистры по ОТ.
Журнал учета выдачи инструкций по охране труда: что фиксируется в документе
- Поставить нумерацию на всех листах с одной стороны.
- Выполнить на внутренних полях 2 или 3 сквозных отверстия шилом, только обложка не затрагивается.
- Потом нитка с иглой продевается в отверстия несколько раз, но нити не следует сильно затягивать.
- Книгу надо раскрыть посередине и выполнить выравнивание нитей так, чтобы не усложнять пользование документов.
- Два конца нитей надо вывести на последний лист журнала, зафиксировав их узлом.
- После этого надо подготовить маленький белый прямоугольник, где указывается о выполнении шнуровки, нумерации. Затем все скрепляется с помощью печати.
- На бумаге фиксируется количество страниц, в том числе и прописными буквами.
- Обязательно указание Ф. И. О. и должности лица, которое отвечает за это.
- Нужно приклеить прямоугольник на нити так, чтобы их кончики были заметны с другой стороны.
- В конце ставится печать, которая должна захватить последнюю страницу.
Журналы регистрации по охране труда позволят содержать в порядке инструкции. По ним получится выполнить отслеживание, кому и когда были предоставлены документы, а кому требуется выдача новых экземпляров. Присутствие книги может потребоваться во время проверки трудовой инспекцией. При ее отсутствии обычно рекомендуют завести.