Обозначения в табеле учета рабочего времени в 2024 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обозначения в табеле учета рабочего времени в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Отсутствие работника по невыясненным причинам — это расшифровка НН в табеле —проставляется всякий раз и до тех пор, пока работник отсутствует на рабочем месте, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже если руководитель отсутствующего сотрудника клянется, что работник в прогуле (обозначение прогула в табеле учета рабочего времени — ПР или 24), то не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета. Дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий отсутствие. Иначе табель с неверным кодом предоставят в бухгалтерию, а потом окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине. Придется вносить изменения в документы первичного учета, пересчитывать заработную плату, делать лишнюю работу.
Важно! Действующее законодательство четко не регламентирует алгоритм внесений изменений в ТУРВ, хотя на практике необходимость в таких действиях периодически возникает.
Например, в первый день неявки сотрудника на работу в случае отсутствия информации и его месте нахождения, табельщик обязан проставить код «НН»/«30» (не явился по невыясненной причине). Но потом может оказаться, что человек в больнице и есть больничный с первого дня неявки, и в табеле необходимо проставить «Б»/«19», так как сотруднику должно быть выплачено пособие на период нетрудоспособности.
Сделать это можно двумя способами:
- Внося исправления в исходный табель. Сделать это не сложно, если ученость ведется в цифровом формате и табель еще не закрыт.
- Оформив корректирующий ТУРВ (в месте указания номера документа необходимо проставить номер табеля, который корректируется и отметку «корр» через «/»).
Форма Т-13. Особенности формы
Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.
Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.
Для чего необходим табель учета рабочего времени
Бланк представляет таблицу, содержащую сведения о присутствии на рабочем месте и числе пропусков за месяц по всем работникам учреждения. Этот бланк заполняется для:
- Бухгалтера, который, благодаря заполненному табелю начисляет работникам оплату туда, отпускные, пособия, командировочные.
- Налоговикам, которые занимаются проверкой правильного зачисления или вычитания налогов с оплаты труда. Для такой проверки сверяются сведения по отработанному времени, отображенному в табеле, со сведениями по расчету зарплаты. И если кому-нибудь выплачена зарплата за время отсутствия на работе, учреждению могут предъявить претензии по увеличению издержек, и соответственно в уменьшении налогового порога для отчисления налога на прибыль. За такое нарушение учреждение может быть оштрафовано до 40% неуплаченного размера налога (ст. 122 НК РФ). Кроме этого, учреждению придется перечислить недостающий размер налога государству, да еще и пени.
- Сотрудникам ФСС РФ. Эта организация может проверить правильность выплат пособий, выдаваемых из средств фонда.
- Трудовой инспекции, которая также может проверить по табелю, соблюдение прав трудящихся в части наличия сверхурочной трудовой деятельности. Если трудовик выявит непорядок, учреждение уплатит штраф, размер которого достигает до 50-ти тысяч рублей, а для руководства до 5-ти тысяч рублей. При повторном нарушении руководителем данной статьи, его могут снять с руководящей работы на срок до 3-х лет.
- Статистическим структурам, которые, используя данные табеля, составляют отчеты (к примеру, ф № П-4).
Таким образом, учитывая такую важную роль бланка учета отработанных часов, его необходимо правильно оформлять.
Заполнение табеля учета рабочего времени в нерабочие дни
Подходит период начисления заработной платы, однако нерабочие дни с сохранением заработной платы продолжаются…. Как кадровику, а также бухгалтерии произвести начисления и выплатить заработную плату в новых понятиях «нерабочие дни»? А как работнику получить плату за дистанционную работу? В нашей новой статье мы постарались внести ясность, как учесть нововведения, так стремительно произошедшие в сфере труда?
Ранее в аналитике «Выходной или каникулы? Разбираемся в сути «нерабочие дни» мы предлагали в табели учета рабочего времени проставлять с целью начисления заработной платы рабочие дни, так как в трудовом праве впервые появилось понятие «нерабочие дни», которые не относятся ни к выходным дням, ни к нерабочим праздничным дням.
Министерство труда РФ 2 апреля 2023 г. опубликовало ответы на вопросы по организации работы и соблюдению прав работников в период нерабочей недели (теперь уже нерабочего месяца). В частности, в этих разъяснениях уделено внимание порядку заполнения табелей учета рабочего времени: «С 1 января 2013 г. согласно Федеральному закону от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» унифицированные формы по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 1, не являются обязательными к применению. Работодатели самостоятельно могут установить код для отражения в табеле учета рабочего времени указанный период, учитывая, что он является оплачиваемым» .
Мы не забываем, что Указом Президента от 25 марта 2023 г. № 206 «Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней» объявлены нерабочие дни с 30 марта 2023г. по 03 апреля 2023г. с сохранением заработной платы, а также Указом Президента № 239 от 2 апреля 2023 г. «О мерах по обеспечению санитарно-эпидемиологического благополучия населения на территории Российской Федерации в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (COVID-19)» установлены также нерабочие дни с сохранением заработной платы с 4 апреля 2023 г. по 30 апреля 2023 г.
Напомним, что согласно Постановлению Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» установлены условные обозначения для табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда, в частности:
Форма Т-13. Особенности формы
Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.
Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.
Особенности заполнения табеля для некоторых категорий работников
В таблице рассмотрены особенности заполнения для некоторых категорий работников:
| Категория | Особенность |
| Сотрудник, переведенный начальством с полной раб. недели на неполную | Все дни, в которые сотрудник не участвует в производственном процессе, помечаются кодом «В(26)» (выходной). |
| Сотрудница предприятия находится в отпуске по уходу за ребенком | Она вправе трудится неполный день. В таблицу ставится код «ОЖ(15)» и прочерки по трудовому времени. Должны быть организованы 2 доп. строки: для кода «Я(01)» (трудовое время сотрудников с полной занятостью) и для отметки часов работы. Так будут в наличии сведения по статистике и рабочее время для расчета зарплаты. |
| Выступление служащего предприятия в суде | Указывается как «др. причины неявки», доказательством отсутствия из-за вызова на судебное заседание служит справка-вызов. |
| Командировка | 1-ая строка: число рабочих часов, исходя из режима по основному месту занятости.
2-ая строка: код «К(06)» (командировка). В списке общего числа отработанных часов (дней) за месяц в гр. «Отработано за месяц» записываются исключительно рабочее время командировки. |
| Курсы повышения квалификации (и аналогичные мероприятия) | Отмечается кодом «У(11)». |
| Уменьшение длительности трудового дня перед праздником и нерабочим днем | Будет записано количество фактически проведенных за работой часов. |
| Перенос трудовых дней | Перенесенный день будет зафиксирован пометкой «В(16)» (выходной). Указывается время работы за день, на который теперь выпадает рабочая смена (доказательство переноса — приказ руководителя). |
| Сверхурочные часы | В табеле указываются сверхурочные под пометкой «НУ». |
| Водитель транспорта компании | Заносятся сведения, согласно графику работы (при суммированном учете отработанного времени длительность раб. дня должна быть не более 10 ч. Возможно увеличение числа трудовых часов до 12, однако за рулем человек должен находиться не дольше 9 ч.). Если водитель трудится в определенные часы ежедневно, трудовое время исчисляется в днях, а в праздничные дни — в часах. |
| Ненормированный трудовой день | Следует записать нормативное число рабочих часов, не отработанное. Количество часов, вышедшее за рамки нормы, не причисляется к сверхурочным. Сотрудники получают до недели отпуска дополнительно. |
| Праздники во время отпуска | Для дней отпуска — код «ОТ(09)», праздничные дни отмечаются как праздники — «В». |
| Сотрудник отсутствовал на работе, но сохранял средний заработок | Считается неотработанным временем, отмечается кодом «А». |
Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13
Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.
Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.
В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.
Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.
Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:
- Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
- Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.
В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.
В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
Наиболее используемых кодов не так много. Например, 2000 – основная зарплата, кроме премии, 2012 – отпускные, 2300 – больничный, 2002 – премии, выплачиваемые не за счёт прибыли (уменьшают базу по налогу на прибыль), 2003– премии за счёт прибыли.
В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:
- Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
- Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
- Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».
В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.
Важность правильного заполнения
Неправильное заполнение табеля может привести к ряду проблем. Во-первых, это может привести к неверному расчету рабочего времени и выплате заработной платы, что может вызвать недовольство сотрудников и привести к конфликтам в коллективе.
Во-вторых, неправильно заполненный табель может нарушить требования законодательства и привести к штрафам от соответствующих органов. Это может негативно сказаться на репутации компании и привести к финансовым потерям.
Чтобы избежать этих проблем, необходимо уделить особое внимание правильному заполнению табеля учета рабочего времени. Сотрудники должны быть ознакомлены с требованиями и правилами заполнения табеля, а также получать регулярные инструктажи.
Кроме того, следует обеспечить доступность и удобство самого табеля для заполнения. Он должен содержать понятные инструкции, ясные обозначения и достаточное количество полей для записи данных. Также возможно использование электронного или онлайн-формата табеля для более удобного и точного заполнения.
Таким образом, правильное заполнение табеля учета рабочего времени является важным аспектом для эффективного управления рабочим временем и обеспечения соблюдения законодательства. Это помогает установить четкую систему контроля и предотвратить возможные проблемы в будущем.
Последствия неправильного заполнения
Неправильное заполнение табеля учета рабочего времени может иметь серьезные последствия как для работника, так и для работодателя.
Для работника:
- Увольнение: Работодатель имеет право уволить работника за систематическое нарушение правил заполнения табеля, особенно если эти нарушения серьезно влияют на работу предприятия или причиняют ему убытки.
- Потеря заработной платы: Неправильное заполнение табеля может привести к неправильному расчету заработной платы работника, что может привести к значительным финансовым потерям.
- Проблемы с начислением отпусков: Неправильное заполнение табеля может повлиять на точность расчета отпускных и отрицательно сказаться на количестве и длительности оплачиваемых отпусков работника.
Для работодателя:
- Штрафы и судебные претензии: Неправильное заполнение табеля может привести к штрафам со стороны контролирующих органов, а также вызвать судебные претензии со стороны работников.
- Ущемление репутации: Систематические нарушения в заполнении табеля учета рабочего времени могут негативно отразиться на репутации предприятия и вызвать недоверие как со стороны работников, так и со стороны партнеров и клиентов.
- Потери рабочего времени: Неправильное заполнение табеля может привести к дополнительным затратам времени и ресурсов на его исправление, что может оказать негативное влияние на производительность и эффективность работы предприятия.
Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени с расшифровкой 2024
В каждом предприятии, где существует учет рабочего времени, используются условные обозначения для отметки прихода и ухода работников. Эти обозначения часто называют кодами, т.к. каждое обозначение обычно состоит из нескольких букв или цифр.
Для заполнения табеля учета рабочего времени, который ведется в каждом организации, необходимо знать, какие коды обозначают приход и уход работника. В таблицах расшифровок (или справочниках), которые обычно выдаются сотрудникам, можно найти все нужные обозначения.
С 2020 года, когда была объявлена пандемия, у многих компаний и организаций началась работа в режиме удаленки или карантина. Если работа происходит только в режиме дистанционной коммуникации, то обозначения кодов для прихода и ухода использовать, конечно, не нужно.
Однако, если организация продолжает работать в офисе, то коды должен знать каждый работник и вносить их корректно в соответствующие ячейки табеля учета рабочего времени.
- Приход обозначают с помощью буквенных обозначений «ПРИ», «ВЫХ», «НЕР», «ОТГ».
- Уход обозначают сочетаниями букв «УХО», «ОБЕД», «ОТП», «КОМП».
- Иногда требуется отмечать и другие моменты в рабочем времени, например, неполный рабочий день, больничный или переработку. Для этого также есть свои обозначения.
Изменения и требования к табелю учета рабочего времени в 2024 году
В 2024 году появились ряд изменений и новых требований к табелю учета рабочего времени, которые должны быть учтены при ведении данного документа:
- Внесение точных данных о начале и окончании рабочего дня каждого сотрудника.
- Отражение перерывов на отдых и питание, которые должны быть соблюдены в соответствии с законодательством.
- Учет и отчетность по отработанным часам, включая сверку с расчетным временем.
- Внесение информации о пропущенных рабочих днях и причинах их отсутствия.
- Разделение рабочего времени на основное и дополнительное.
- Проведение сверки данных с расчетами заработной платы для каждого сотрудника.
- Соблюдение требований по сохранению табеля учета рабочего времени на протяжении определенного срока.
- Обязательное хранение данных о табеле учета рабочего времени в электронном виде для удобного доступа и анализа.
В целом, данные изменения и требования направлены на повышение прозрачности и контроля в сфере учета рабочего времени сотрудников. Ведение точного и актуального табеля учета рабочего времени становится все более важным в условиях современного бизнеса.
Электронный табель учета рабочего времени
С 2024 года введено обязательное использование электронного табеля учета рабочего времени для всех организаций. Это новое требование связано с цифровизацией и автоматизацией бизнес-процессов.
Электронный табель является эффективным инструментом, позволяющим удобно и точно отслеживать рабочее время сотрудников. С помощью специальных программных решений можно автоматизировать учет рабочего времени и сократить временные затраты на его обработку.
Преимущества электронного табеля учета рабочего времени:
- Точность данных: с использованием электронного табеля исключается возможность ошибок при заполнении и обработке данных о рабочем времени.
- Удобство использования: электронный табель позволяет быстро и легко вносить и изменять данные о рабочем времени сотрудников.
- Автоматизация процессов: программное обеспечение позволяет автоматически рассчитывать и анализировать данные о рабочем времени, что упрощает контроль и позволяет быстро выявлять нарушения.
- Отчетность: электронный табель учета рабочего времени предоставляет возможность генерировать различные отчеты и статистические данные, что упрощает анализ эффективности работы сотрудников и планирование рабочего времени.
Для использования электронного табеля учета рабочего времени необходимо выбрать подходящую программу, учитывающую требования законодательства о труде. Кроме того, организация должна осуществить обучение сотрудников работе с электронным табелем и разработать внутренние инструкции.
Электронный табель является важным шагом в цифровизации бизнес-процессов и повышении эффективности работы организации. Его использование позволяет сократить временные и трудовые затраты на учет рабочего времени и обработку данных, а также повысить точность и надежность информации.