Книга учета доходов и расходов (КУДиР) для ИП на УСН в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Книга учета доходов и расходов (КУДиР) для ИП на УСН в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Поскольку налогоплательщик на УСН Доходы учитывает только свои доходы, то в I разделе КУДИР он будет отражать лишь поступления на расчетный счет или в кассу. При этом в качестве дохода для определения налоговой базы учитывают не любые полученные денежные средства. Согласно ст. 346.15 НК РФ упрощенец учитывает в качестве доходов свою выручку и внереализационные доходы – сдачу имущества в аренду и прочие доходы из ст. 250 НК РФ. Перечень же доходов, которые нельзя учесть на УСН, приводится в статьях 224, 251, 284 НК РФ.

Заполнение КУДИР при УСН Доходы минус расходы

Доходы в КУДИР отражаются одинаково, независимо от выбранного варианта УСН. А вот расходы отражаются в разделе I только при УСН Доходы минус расходы. Перечень расходов, которые можно учитывать в КУДИР, есть в приложении 2 к приказу Минфина РФ от 22.10.2012 г. №135н и в ст. 346.16 НК РФ. Поскольку расходы уменьшают налоговую базу по УСН, налоговики тщательно проверяют траты компании и регулярно выпускают письма и разъяснения: какие расходы можно принять к учету, а какие – нельзя. Общий принцип таков — расходы можно принять только если они экономически обоснованы, документально подтверждены и принесут налогоплательщику доход.

Плательщик УСН может учесть при расчете единого налога материальные расходы, затраты на оплату труда и обязательное социальное страхование сотрудников и некоторые другие расходы. У каждой перечисленной категории затрат есть свои особенности, например, расходы на покупку товаров попадают в КУДИР только после того, как они непосредственно попали на склад, были оплачены поставщику и проданы покупателю. Страховые взносы за работников при УСН Доходы минус расходы не уменьшают сам рассчитанный налог, а включаются в налогооблагаемую базу в качестве расходов в полном размере.

Обратите внимание, что личные расходы индивидуального предпринимателя на УСН Доходы минус расходы, прямо не связанные с получением прибыли, нельзя вносить в КУДИР.

Особенности заполнения КУДиР

• Заполнение происходит на русском языке исключительно
• Отдельную книгу учёта нужно заполнять на каждый новый отчётный период
• Соблюдайте правило заполнения доходов и расходов. Это разные строки.
• Когда заполняется графа доходов, необходимо вписывать уточнение вида — что это, аванс, или что-то иное.
• Датой получения дохода по КУДиР считает день поступления денег
• В качестве расходов рассматриваются только прямые траты в целях получения товаров или услуг.
• Датой совершения расхода по книге будет день списания средств или выдачи из кассы.
• Дата расхода денег на товар, который потом должен быть реализован — это дата именно реализации товара.
• Также и с услугами по логистике, хранению и обслуживающим действиям. Дата расхода по этим операциям — это дата предоставления этих услуг.
• В книге нужно указывать каждый чек для потребителя. Либо же создаётся один ордер на совокупность нескольких операций.
• НДС выделяется в отдельную строку
• Если ваши сотрудники получают и аванс, и основную часть зарплаты, обе операции отражаются в КУДиР. Если речь о выдаче денег наличными из кассы фирмы, то в книге отражается помимо номер кассового ордера так же номер ведомости.

Книга учёта собирает в себе все данные по деятельности ИП, связанные с движением средств. В ней, при верном заполнении, можно найти и заработные платы, и деньги на коммуналку, страховые взносы и расходы по амортизации…

Что такое книга учета доходов и расходов

Предоставление налоговой отчетности в Российской Федерации носит декларативный характер. Если сильно упростить, это выглядит так: предприниматель показывает свои доходы, самостоятельно считает налогооблагаемую базу и вносит сведения в налоговую декларацию. Документ сдается в ФНС по окончанию каждого отчетного периода, после чего в бюджет уплачивается сумма налога. Сведения принимаются “как есть”, то есть на веру, но лишь до очередной проверки.

При упрощенке, которая наиболее популярна у большинства розничных продавцов, сведения в декларацию вносятся из другого документа — книги учета доходов и расходов (далее — Книга). Она ведется на протяжении всего года. Получается, что КУДиР — основной учетный документ, отражающий финансовую деятельность индивидуального предпринимателя или юридического лица.

Итак, КУДиР — то бухгалтерский документ, который должны вести все предприниматели на упрощенке для учета полученных доходов и фиксации расходов.

На какие расходы можно уменьшить налогооблагаемую базу при форме налогообложения УСН “Доходы минус расходы”

Если коротко — на все, что связаны с получением прибыли. Например, вы заказали рекламную вывеску магазина в специализированном агентстве. В том случае необходимо отразить расходы на ее изготовление в Книге и уменьшить платеж. А вот если вы покупаете воду или туалетные принадлежность в офис, уменьшить на эти затраты налогооблагаемую базу не выйдет. Такие затраты не связаны с получением прибыли. Об этом свидетельствует судебная практика.

Более подробно об исчислении налогооблагаемой базы в части сумм, на которые она может быть уменьшена, говорится в пункте первом статьи 346.16 Налогового Кодекса РФ. Перечислим основные пункты, которые могут быть интересны предпринимателям на упрощенке. Итак, уменьшить сумму налога можно на:

• расходы на приобретение, сооружение и изготовление основных средств, а также на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств;
• расходы на ремонт основных средств (в том числе арендованных);
• арендные (в том числе лизинговые) платежи за арендуемое (в том числе принятое в лизинг) имущество;
• расходы на оплату труда, выплату пособий по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации;
• расходы на все виды обязательного страхования работников, имущества и ответственности, включая страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, производимые в соответствии с законодательством Российской Федерации;

Шаг 3: Как сделать расчеты в Разделе II

Вот с Разделом II, действительно придется повозиться. Чаще всего заполнить его без бухгалтера не получится. Итак, у ООО «Старт» числится в составе ОС персональный компьютер с остаточной стоимостью 18 000 рублей, куплен он был 16.01.2018 г. Ввели его в эксплуатацию 30 января того же 2018 года.

Расходы по ОС, принимаемые при расчете УСН, зависят от времени приобретения компьютера и срока его полезного использования. Здесь надо обратиться к классификации ОС по амортизационным группам (в помощь — Постановление Правительства РФ № 1 от 01.01.2012 г., в редакции от 28.04.2018 г). Итак, срок полезного использования ПК составляет от 2 до 3 лет. Значит, его остаточная стоимость надо списать в первый год применения упрощенки.

Здесь действительно лучше всего обратиться к бухгалтеру. Это касается ИП и юрлиц, у которых есть основные средства, и особенно тех из них, кто перешел на упрощенку с общей систему уплаты налога – здесь есть много особенностей!

Раздел II надо заполнить за 1 квартал, затем полугодие, 9 месяцев и год, то есть всего в КУДИР будет четыре таких таблицы.

Что здесь указывается?

• № операции п/п;
• Наименование ОС – у нас «персональный компьютер»;
• Дата оплаты объекта ОС – ставим дату оплату (покупки) компьютера согласно первичным документам, у нас – 16.01.2018;
• Дата подачи документов на гос. регистрацию — в нашем примере здесь будет прочерк, так как регистрировать компьютер не надо;
• Дата ввода в эксплуатацию – ставим дату этой операции, в примере это 30.01.2018 г., акт № 2;
• Первоначальная стоимость объекта ОС – здесь ставится первоначальная стоимость ОС, купленного в период использования упрощенки. У нас компьютер куплен в 2018 году, когда ООО «Старт» было на общем режиме, поэтому здесь ставим прочерк;
• Срок полезного использования – это срок по классификации объектов ОС, у нас он равен 2 годам;
• Остаточная стоимость – указываем 18 000 рублей;
• Число кварталов, в течение которых мы будем эксплуатировать компьютер в этом налоговом периоде (в 2021 году) – у нас 4 квартала;
• Доля стоимости, которая будет списана за эти 4 квартала – у нас 100%;
• Доля стоимости объекта, списываемая за квартал – 25% (100% делим на 4 квартала).

Теперь считаем сумму расходов, списываемую за квартал – у нас 4 500 рублей, и за год – 18 000 рублей. Вот эти 4 500 рублей мы и отражали в расходах на последнее число каждого периода в Разделе I.

Остальные графы надо заполнить в случае, если ООО в 2018 году применяло УСН и уже списало часть стоимости объекта (графа 14); если срок использования ОС больше и часть его стоимости будет списана в следующих периодах (графа 15), ну и в графе 16 проставляется дата выбытия (реализации) ОС. Обратите внимание, что строк в этом разделе заводится столько, сколько у нас числится ОС и НМА.

Ведение книги доходов и расходов при УСН: правила и ответственность

В соответствии со ст. 346.24 НК РФ все налогоплательщики, избравшие УСНО, должны вести учет полученных доходов и понесенных затрат с целью определения объекта обложения налогом. Для этой цели ежегодно заводится налоговый регистр: книга доходов и расходов.

Форма этого регистра и правила (порядок) его заполнения утверждены приказом Минфина России от 22.10.2012 № 135н (далее — Порядок, приказ № 135н).

Вестись книга может каким угодно способом (заполняться вручную или на компьютере), но в любом случае ее итоговый экземпляр должен существовать в бумажном виде, иметь пронумерованные листы и быть заверенным подписью руководителя юрлица или ИП и печатью (если она есть).

Книгу не требуется сдавать в ИФНС вместе с налоговой декларацией, но при проведении проверки она должна быть представлена проверяющим в 10-дневный срок (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Если книга не ведется либо при ее заполнении допущены существенные нарушения, которые привели к занижению объекта налогообложения, налогоплательщику-нарушителю грозит штраф. Максимальный размер штрафа — 20% от суммы не поступившего в казну единого УСН-налога, минимальный — 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Если нарушение порядка ведения налогового учета не привело к занижению налога, штраф для налогоплательщика составит от 10 000 до 30 000 рублей (пп. 2 и 3 ст. 120 НК РФ). Непредставление книги по требованию проверяющих обернется штрафом в размере 200 руб. (ст. 126 НК РФ) плюс 300–500 руб. (ст. 15.6 КоАП) в виде административного взыскания на руководителя юридического лица.

Настройка учетной политики по УСН в 1С Бухгалтерия 3.0

Настройки учетной политики по УСН устанавливаются перед началом ведения учета и, по идее, в течении года не меняются.

Для корректного изменения учетной политики по УСН посредине года необходимо после изменения перепровести все документы с начала года.

Для изучения приема исправления учета при УСН, когда КУДиР в 1С Бухгалтерия 3.0 заполняется неверно, создадим в справочнике «Организации» новую организацию — ИП — с упрощенной системой налогообложения 15%. В карточке заполним основные реквизиты вручную или по ИНН, если подключен сервис 1С Контрагент. После заполнения переходим к настройке системы налогообложения, указываем, что организация имеет систему налогообложения Упрощенную (доходы минус расходы).

Книга учета доходов и расходов (КУДиР) при УСН 2016

Чтобы правильно определить налоговую базу по единому налогу все налогоплательщики на УСН должны вести книгу учета доходов и расходов (КУДиР). Минфин России приказом от 22 октября 2012 г. № 135н утвердил форму КУДиР и порядок ее заполнения.

Неважно, какой у предпринимателя или организации объект налогообложения, «доходы» или «доходы минус расходы» — ведение книги учета доходов и расходов при УСН обязательно для всех.

Если книга учета отсутствует или содержит неправильные данные, которые привели к занижению налоговой базы, налоговые органы вправе оштрафовать предпринимателя.

Рассмотрим порядок ведения и некоторые особенности заполнения КУДиР на УСН, а также приведем пример книги учета для объекта «доходы минус расходы».

Порядок заполнения КУДиР для ИП на УСН по шагам

Журнал учета доходов и расходов состоит из титульного листа и пяти разделов. Но сама структура ее будет зависеть от объекта налогообложения, выбранного предпринимателем.

1. При использовании при расчетах налога по схеме «доходы минус расходы» заполняются:

• титульный лист;
• раздел 1 со справкой, где записываются доходы и расходы, учитываемые для УСН;
• раздел 2, если приобретались основные средства;
• раздел 3 при понесенных убытках прошлых лет;
• разделы 4 и 5 не заполняются.

1. При объекте «доходы» заполнение обязательно:

• титульного листа;
• раздела 1;
• разделы 4 и 5.

Разберем заполнение КУДиР на Усн «Доходы» подробнее.

Основные требования заполнения КУДИР

Заполнять книгу учёта нужно грамотно и регулярно. Существуют такие требования ее оформления:

1. В Книгу нужно записывать только те операции, с которых снимается налог. Если налоговый сбор с операций не уплачивается, их не нужно туда вносить.
2. Этот документ можно заполнять как на компьютере, так и на бумажном носителе.
3. Каждый раз при появлении расходов и доходов нужно вовремя вносить соответствующие данные.
4. Если вы решили ввести Книгу на бумажном носителе, каждую страницу нужно пронумеровать и прошнуровать, указать на последней странице количества страниц и завизировать ИП. При наличии печати на предприятии, необходимо поставить ее оттиск.
5. В случае ведения КУДИР на компьютере, перед декларированием ее нужно распечатать, каждую страницу пронумеровать и завизировать подписью ИП.
6. При внесении данных, указываются развернутые реквизиты по каждому из документов.
7. Суммы нужно вносить с копейками.
8. Все записи должны выполняться в хронологической последовательности.
9. После каждого отчётного периода нужно подбивать итоги: квартал, полугодие и отчет за полный год.
10. На каждый новый отчётный год нужно заводить другую КУДИР.
11. Для внесения корректив в Книгу, которая ведется на бумажном носителе нужно визировать все исправления предпринимателем и рядом ставить дату их внесения.

Ответственность за не предоставление Книги учета доходов и расходов

Если по первому требованию налоговых органов организация или индивидуальный предприниматель не смогли предоставить Книгу учета доходов и расходов, то в этом случае налоговые инспекторы могут выписать штраф 200 рублей на основании статьи 126 НК РФ.

Если книги учета не окажется при проведении выездной проверки, то в этом случае штраф составит 10 тысяч рублей согласно статье 120 НК РФ. Если организация или индивидуальный предприниматель не смогли предоставить книгу учета доходов и расходов более чем за один год, то в этом случае штраф составит 30 тысяч рублей.

Если налоговые инспекторы докажут, что отсутствие учета хозяйственной деятельности организации или индивидуального предпринимателя привело к занижению налоговой базы и единого налога при применении упрощенной системы налогообложения, то организации или индивидуальному предпринимателю грозит штраф в размере 20% от неоплаченной суммы налога, но не менее 40 тысяч руб.

Изменения в КУДИР с 2021 года

Изменится ли правило ведения КУДиР в 2021 году? Этот вопрос задают ИП на УСН, которые ожидают отмены декларации и книги учета доходов и расходов с конца 2019 года.

Напомним, что с момента перевода спецрежимников на онлайн-кассы в правительстве муссировалась идея автоматического ведения отчетности для ИП на УСН “Доходы” по онлайн-чекам. Такой законопроект даже рассматривался в начале 2020 года, однако из-за пандемии итоговый вердикт было решено перенести на неопределенный срок.

То есть в 2021 году эту книгу придется вести всем: и “патентникам”, и “упрощенцам”, и предпринимателям на основной системе налогообложения (для расчета НДФЛ).

Полезные программы для заполнения КУДиР

Книгу учета можно оформлять в виде бумажного либо электронного документа.

Бумажная:

• в начале налогового периода нумеруется, прошивается, заверяется печатью ИП;
• заполняется чернилами либо пастой синего или черного цвета;
• ведется без использования корректирующих жидкостей — ошибка зачеркивается одной ровной линией, снизу записываются достоверные данные, ИП заверяет исправление подписью и (при наличии) печатью.

Важно! Лицу, работающему без печати, рекомендуется посетить налоговый орган и заверить книгу его печатью.

Электронная ведется с помощью ПК, ноутбука либо гаджета, на который установлено специальное ПО, созданное для ведения учета и (как правило) сдачи отчетности. В конце налогового периода КУДиР распечатывается на бумагу, прошивается, заверяется. До заверения в журнал можно вносить любые исправления в электронном режиме, после — ошибки исправляются, как указано выше.

Для оформления электронного журнала учета можно пользоваться бесплатной либо платной программой.

В качестве бесплатной программы подходит обычный Excel, но мы рекомендуем софт, упрощающий учет, нередко обладающий полезными дополнительными функциями. Самое распространенное ПО:

• «Книга доходов и расходов»;
• ИП УСН 2;
• БухСофт (упрощенная версия);
• «Мое дело».

Популярнейшие платные программы:

• «1С:Бухгалтерия»;
• «Парус-Предприятие»;
• «Контур.Эльба».

Ведение КУДиР связано со знанием особенностей своего налогового режима, правильным разделением операций на подлежащие внесению в учетный журнал и не подлежащие, корректным оформлением первичных документов. Бизнес-субъекты, постоянно решающие сложные задачи, справляются и с учетом хозяйственных фактов, влияющих на размер налога.

*Размеры штрафов актуальны на август 2019 г.

Кто должен вести КУДиР

Вести КУДиР должны все налогоплательщики на УСН. При этом неважно, какой объект налогообложения они выбрали — «Доходы» или «Доходы минус расходы». Книга нужна, чтобы учитывать хозоперации, определять финансовые результаты и считать сумму налога к уплате. Бизнесмены фиксируют в ней свои доходы и расходы в рамках бизнеса.
Еще вести КУДиР нужно, чтобы контролировать соблюдение ограничений по применению УСН. Чтобы сохранить право на стандартную ставку в 2021 году, нужно держать объем дохода в пределах 150 млн рублей в году. Чтобы сохранить право на применение УСН, доход должен оставаться в пределах 200 млн рублей.

В 2021 году для УСН начал действовать новый коэффициент дефлятор — 1,032. Но Минфин разъяснил, что в 2021 году лимиты для переходного периода применяются без индексации, то есть будут равны 150 и 200 млн рублей, а не 154,8 и 206,4 млн рублей соответственно (письма Минфина от 27.01.2021 № 03-11-06/2/4855 и от 01.02.2021 № 03-11-06/2/5885).

Книга учета ведется по стандартной форме, разработанной Минфином (приказ Минфина РФ от 22.10.2012 № 135н). Форма для УСН «доходы» и «доходы минус расходы» одинаковая, но отличаются разделы, обязательные для заполнения.

В 2021 году КУДиР можно вести как на бу­ма­ге, так и в элек­трон­ном виде. На каж­дый новый ка­лен­дар­ный год открывают новую КУДиР.

Бу­маж­ная КУДиР долж­на быть про­шну­ро­ва­на и про­ну­ме­ро­ва­на. На по­след­ней стра­ни­це необ­хо­ди­мо ука­зать общее ко­ли­че­ство со­дер­жа­щих­ся в ней стра­ниц и за­ве­рить под­пи­сью ру­ко­во­ди­те­ля ор­га­ни­за­ции и пе­ча­тью (если есть). ИП за­ве­ря­ет Книгу своей под­пи­сью и пе­ча­тью, если она у ИП есть.

Элек­трон­ную КУДиР нужно рас­пе­ча­ты­вать­ по окон­ча­нии каж­до­го квар­та­ла. По окон­ча­нии года такую КУДиР также про­шну­ро­вы­ва­ют, про­ну­ме­ро­вы­ва­ют и за­ве­ря­ют под­пи­сью и пе­ча­тью.

Похожие записи:

• Задолженность по алиментам после 18 лет
• Особенности процедуры приватизации квартиры через МФЦ
• Таблица штрафов ГИБДД 2023 года (с 1 марта)